Cara menjalankan simulasi penarikan produk (mock recall) di rumah kemas Anda dan lolos ujiannya

Tentukan skenario

Pilih satu lot yang dikirim dua hingga empat minggu lalu, cukup lama sehingga ingatan tidak bisa menggantikan pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh catatan Anda. Tuliskan skenarionya lebih dulu: produk, kode lot, dan alasan yang dikarang (misalnya keluhan benda asing atau hasil uji patogen positif). Nyalakan pengatur waktu begitu latihan dimulai, karena waktu penyelesaian adalah hasil utama yang dicatat.

Telusuri ke belakang, lalu ke depan

Mundur: dari kode lot, identifikasi setiap lot input yang menjadi bahan bakunya, petani dan blok asalnya, serta tanggal penerimaannya. Maju: identifikasi setiap palet yang memuat lot tersebut, setiap pengiriman yang membawa palet-palet itu keluar, dan setiap pelanggan yang menerimanya, lengkap dengan jumlahnya.

Rekonsiliasi adalah bagian yang paling sering gagal dalam latihan ini: jumlah yang diterima seharusnya sama dengan jumlah yang dikemas ditambah waste, ditambah stok yang masih ada, ditambah jumlah yang sudah dikirim. Selisih berarti ada produk yang tidak bisa Anda pertanggungjawabkan, dan dalam penarikan produk sungguhan, produk semacam itu harus dianggap terdampak.

Kriteria kelulusan

Kriteria kelulusan yang umum digunakan: penelusuran mundur dan maju yang lengkap selesai dalam waktu dua jam (banyak pembeli kini mengharapkan jauh lebih cepat dari itu), rekonsiliasi jumlah dalam toleransi kecil, dan data kontak setiap pelanggan terdampak sudah siap di tangan. Dokumentasikan latihan itu sendiri, mulai dari skenario, waktu pengerjaan, celah yang ditemukan, hingga tindakan korektif, karena dokumentasi inilah yang akan diminta auditor untuk dilihat.

Buat latihan ini membosankan

Tujuannya adalah simulasi penarikan produk yang begitu rutin sampai terasa membosankan: pilih lot, cetak hasil penelusuran, rekonsiliasi, selesai dalam hitungan menit. Ini terjadi ketika rantai penelusuran tercatat sebagai hasil sampingan dari pekerjaan sehari-hari, bukan disusun ulang dari folder-folder arsip. Fernable menyimpan tautan penerimaan, proses pengemasan, palet, dan pengiriman secara otomatis, lalu menghasilkan laporan penelusuran siap-audit hanya dengan satu ketukan, yang mengubah latihan dua jam menjadi latihan sepuluh menit.