สิ่งที่ควรใส่ใน RFQ ถึงผู้ให้บริการ 3PL

ข้อมูลปริมาณสินค้า: ให้ช่วงตัวเลข ไม่ใช่การเดาที่แต่งให้ดูเหมือนข้อเท็จจริง

ผู้ให้บริการ 3PL ตั้งราคาค่าจัดเก็บ แรงงาน และอุปกรณ์โดยอิงกับปริมาณสินค้าของคุณ และตั้งราคาตามรูปทรงของปริมาณนั้น ไม่ใช่แค่ยอดรวมรายปี ระบุปริมาณรับเข้ารายปี สัดส่วนรายเดือนที่แสดงความเป็นฤดูกาล และสัปดาห์พีคแยกจากเดือนพีค เพราะผู้ให้บริการจัดกำลังคนและพื้นที่คลังตามสัปดาห์ที่หนักที่สุดที่จะเจอ ไม่ใช่สัปดาห์เฉลี่ย

ตัวอย่างประกอบ นำเสนอเป็นความเรียงแทนตาราง โรงคัดบรรจุขนาดกลางแห่งหนึ่งส่งออก 18,000 พาเลทต่อปี เดือนมกราคมถึงเมษายนคงที่ราว 900 พาเลทต่อเดือน เดือนพฤษภาคมถึงสิงหาคมซึ่งเป็นฤดูเก็บเกี่ยวรับปริมาณ 60 เปอร์เซ็นต์ของยอดรวมรายปี โดยพีคสูงสุดที่ 4,200 พาเลทในสัปดาห์เดียวของเดือนกรกฎาคม เดือนกันยายนถึงธันวาคมลดกลับมาที่ 700 ถึง 1,100 พาเลทต่อเดือน โปรไฟล์ออร์เดอร์เบื้องหลังปริมาณนั้นคือ 40 ออร์เดอร์ขาออกต่อสัปดาห์ในช่วงนอกฤดูกาล เพิ่มเป็น 260 ออร์เดอร์ต่อสัปดาห์ในช่วงพีค เฉลี่ย 6 รายการต่อออร์เดอร์ ต่ำสุด 2 รายการ สูงสุด 30 รายการสำหรับออร์เดอร์ค้าปลีกแบบรวมสินค้า นี่คือข้อมูลปริมาณสินค้าที่ใช้งานได้จริง ผู้ให้บริการที่อ่านข้อมูลนี้สามารถจัดกำลังคนและพื้นที่คลังสำหรับเดือนกรกฎาคมได้โดยไม่ต้องถามคำถามเพิ่ม

ความผิดพลาดที่มีต้นทุนสูงที่สุดในหัวข้อนี้คือการส่งตัวเลขเดียวที่ดูมั่นใจแต่กลับผิดพลาดเมื่อเซ็นสัญญาไปแล้ว หากพีคเดือนกรกฎาคมของคุณอาจเป็น 3,000 พาเลทหรืออาจเป็น 4,500 พาเลทขึ้นอยู่กับการเก็บเกี่ยวที่ยังไม่เกิดขึ้น ให้บอกช่วงตัวเลขนั้นพร้อมเหตุผล แทนที่จะเลือกค่ากลางแล้วนำเสนอราวกับเป็นเรื่องแน่นอน ผู้ให้บริการที่ตั้งราคาบนความแน่นอนที่ผิดจะทำอย่างใดอย่างหนึ่ง คือบวกส่วนเผื่อที่คุณต้องจ่ายทุกเดือน หรือตั้งราคาแบบตึงแล้วเรียกเก็บค่าธรรมเนียมพิเศษช่วงพีคภายหลังเมื่อตัวเลขจริงหลุดจากช่วงที่พวกเขาสมมติไว้ ช่วงตัวเลขที่ระบุไว้ให้พวกเขาวางแผนกำลังสำรองได้ มีต้นทุนตลอดสัญญาต่ำกว่าการประมาณค่าเดียวที่ผิดพลาด

ข้อมูลผลิตภัณฑ์: อะไรที่ทำให้สินค้าของคุณจัดการต่างจากสินค้าทั่วไป

ประเภทอุณหภูมิเป็นตัวกำหนดทั้งประเภทคลังที่ผู้ให้บริการสามารถเสนอได้และตารางค่าบริการที่ใช้กับสินค้านั้น คือ อุณหภูมิห้อง แช่เย็น แช่แข็ง หรือโปรไฟล์ผสมที่ต้องมีหลายโซนภายใต้หลังคาเดียว ระบุแยกตามกลุ่ม SKU หากมีความแตกต่างกัน อย่าให้เป็นคำตอบเดียวครอบคลุมทั้งหมด เพราะผู้ให้บริการที่จัดสรรท่าเทียบแช่เย็นให้ผู้ส่งสินค้าที่จริง ๆ แล้วเป็นสินค้าแช่แข็งถึง 80 เปอร์เซ็นต์จะเสนอราคาความเหมาะสมของคลังผิดพลาด

ข้อจำกัดด้านการจัดการก็ควรอยู่ในหัวข้อนี้เช่นกัน คือรูปแบบการวางพาเลทและขีดจำกัดการซ้อน สินค้าเปราะบางหรือไวต่อแรงกดหรือไม่ ต้องการควบคุมความชื้นแยกจากอุณหภูมิหรือไม่ และการจัดประเภทความเสี่ยงใด ๆ ที่เปลี่ยนกฎการแยกพื้นที่จัดเก็บ อายุการเก็บรักษาสำคัญพอที่จะแยกเป็นข้อของตัวเอง แยกจากประเภทอุณหภูมิ เพราะผู้ให้บริการที่ทำ FIFO กับสินค้าที่มีอายุการเก็บรักษา 90 วันต้องการตรรกะการหยิบสินค้าและวินัยการหมุนเวียนสต็อกที่ต่างจากสินค้าพื้นฐานที่มีอายุการเก็บรักษา 400 วัน แม้จะอยู่ที่อุณหภูมิและปริมาณเดียวกัน

ข้อกำหนดเรื่องล็อตและแบทช์ปิดท้ายหัวข้อนี้ คือคุณต้องการการตรวจสอบย้อนกลับระดับล็อตแบบเต็มรูปแบบผ่านระบบบริหารคลังสินค้าหรือไม่ การเรียกคืนสินค้าต้องตรวจสอบย้อนกลับได้ถึงระดับพาเลทหรือระดับกล่อง และมีลูกค้าหรือหน่วยงานกำกับดูแลรายใดกำหนดมาตรฐานขั้นต่ำที่คุณต้องปฏิบัติตามไม่ว่าระบบเริ่มต้นของ 3PL จะรองรับหรือไม่ (คู่มือผู้ขายของผู้ค้าปลีกเอง หรือกฎการตรวจสอบย้อนกลับของหน่วยงานความปลอดภัยอาหาร) ผู้ให้บริการที่ระบบ WMS ไม่สามารถติดตามระดับกล่องได้ควรเห็นข้อกำหนดนี้และปฏิเสธตั้งแต่เนิ่น ๆ แทนที่จะมาพบช่องว่างนี้ระหว่างขั้นตอนเริ่มใช้งาน

ข้อกำหนดด้านบริการ: เวลาทำการ เวลาตัดออร์เดอร์ และสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีการคืนสินค้า

เวลารับสินค้าและช่วงเวลานัดหมาย เวลาตัดออร์เดอร์สำหรับการจัดส่งวันเดียวกันหรือวันถัดไป และช่วงเวลาจัดส่งเอง ล้วนกำหนดรูปแบบกะแรงงานที่ผู้ให้บริการต้องจัดกำลังคนรองรับ ซึ่งเป็นปัจจัยตรงต่อราคาที่เสนอ คลังที่ต้องเปิดท่าเทียบรับสินค้าถึงสองทุ่มเพื่อให้ตรงกับตารางรับเข้าของคุณจะตั้งราคาต่างจากคลังที่ปิดห้าโมงเย็น และความต่างนี้ควรปรากฏใน RFQ ไม่ใช่ถูกค้นพบหลังมอบสัญญาแล้ว

ระบุเวลาตัดออร์เดอร์ของคุณให้ชัดเจน เช่น ออร์เดอร์ที่วางก่อน 14.00 น. ตามเวลาท้องถิ่นจะจัดส่งวันเดียวกัน และระบุให้ชัดว่าเกิดอะไรขึ้นกับออร์เดอร์ที่พลาดเวลาตัดออร์เดอร์ คือเลื่อนไปช่วงจัดส่งถัดไปโดยอัตโนมัติ หรือต้องขอข้อยกเว้นด้วยตนเอง ความคลุมเครือในจุดนี้คือจุดเริ่มต้นของข้อพิพาท SLA เพราะค่าเริ่มต้นในการดำเนินงานของผู้ให้บริการกับความคาดหวังของคุณมักไม่ตรงกันจนกว่าคุณจะเขียนมันลงไป

การจัดการสินค้าคืนมักถูกละเว้นจาก RFQ ทั้งหมดแล้วนำมาต่อรองภายหลังจากตำแหน่งที่อ่อนแอกว่าหลังมอบสัญญา ระบุปริมาณคืนที่คาดไว้เป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขาออก การตรวจสอบหรือจัดเกรดที่สินค้าคืนต้องผ่านก่อนที่จะกลับเข้าเป็นสต็อกขายได้ และสินค้าคืนมีนาฬิกา SLA แยกจากออร์เดอร์ขาออกหรือไม่ ผู้ให้บริการที่ถูกขอให้เสนอราคาการจัดการสินค้าคืนเป็นครั้งแรกกลางสัญญาจะตั้งราคาแบบป้องกันตัวเอง

ระบบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ข้อกำหนดที่ผู้ให้บริการล้มเหลวได้โดยไม่มีใครรู้

ข้อกำหนดด้านระบบควรระบุว่าคุณต้องการการเชื่อมต่อแบบใด ไม่ใช่แค่บอกว่าต้องการหนึ่งชุด คือ ชุดธุรกรรม EDI หากคุณใช้อยู่ API สำหรับการมองเห็นสต็อก หรือการล็อกอินผ่านพอร์ทัลที่เป็นขั้นต่ำที่ยอมรับได้สำหรับผู้ส่งสินค้ารายเล็ก ระบุว่าคุณต้องการการมองเห็นสต็อกแบบเรียลไทม์ หรือฟีดแบบแบทช์รายวันเพียงพอ เพราะความแตกต่างนี้เปลี่ยนว่าระบบ WMS ที่มีอยู่ของผู้ให้บริการรายใดจะรองรับได้โดยไม่ต้องพัฒนาเพิ่มเติม และการพัฒนาเพิ่มเติมจะสะท้อนในไทม์ไลน์การเริ่มใช้งานของคุณและบางครั้งในค่าบริการ

ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับสินค้าและตลาดปลายทางของคุณเป็นอย่างมาก ดังนั้นให้ระบุมาตรฐานเฉพาะเจาะจง ไม่ใช่การอ้างอิงทั่วไปถึงความปลอดภัยอาหาร หากสินค้าของคุณต้องการคลังที่ได้รับการรับรองตามระบบความปลอดภัยอาหารที่เป็นที่ยอมรับ เช่น ที่เทียบมาตรฐานภายใต้ Global Food Safety Initiative หรือคลังที่ขึ้นทะเบียนกับหน่วยงานความปลอดภัยอาหารของประเทศปลายทาง ให้ระบุเป็นเกณฑ์ผ่านหรือไม่ผ่านใน RFQ แทนที่จะเป็นเพียงความชอบ เพื่อให้ผู้ให้บริการที่ไม่มีการรับรองนั้นปฏิเสธได้ก่อนใช้เวลาทำข้อเสนอ หากสินค้าของคุณมีการกล่าวอ้างว่าเป็นออร์แกนิก ฮาลาล หรือโคเชอร์ที่ต้องอาศัยการจัดเก็บแยกส่วนหรือสายการควบคุมตลอดคลังสินค้า ให้ระบุเป็นข้อกำหนดของตัวเอง เพราะนั่นเป็นข้อจำกัดด้านการดำเนินงานของคลัง ไม่ใช่เอกสารที่จัดการที่อื่น

เงื่อนไขประกันภัยและความรับผิดก็ควรอยู่ใน RFQ เช่นกัน อย่างน้อยที่สุดคือระดับความคุ้มครองประกันภัยสินค้าที่คุณต้องการ และใครเป็นผู้รับผิดต่อความคลาดเคลื่อนระหว่างปริมาณที่รับเข้ากับปริมาณที่จัดเก็บ การปล่อยเรื่องนี้ไว้จนถึงขั้นตอนทำสัญญาหลังเลือกผู้ให้บริการแล้วจะทำให้คุณไม่สามารถเปรียบเทียบข้อนี้ระหว่างผู้เสนอราคาได้

ฐานราคา: ขอให้ผู้เสนอราคาทุกรายเสนอราคาในหน่วยเดียวกัน

ใบเสนอราคาที่เทียบกันไม่ได้ มากกว่าสาเหตุใด ๆ เพียงสาเหตุเดียว มักเป็นผลจาก RFQ ที่ปล่อยให้ผู้ให้บริการแต่ละรายเลือกโครงสร้างราคาของตัวเอง 3PL รายหนึ่งเสนอราคาค่าจัดเก็บต่อตำแหน่งพาเลทต่อเดือน อีกรายเสนอต่อตารางฟุตต่อเดือน อีกรายรวมค่าจัดเก็บเข้าไปในอัตราค่าจัดส่งต่อกล่อง ทั้งสามแบบล้วนเป็นโมเดลราคาที่ถูกต้องได้ทั้งหมด แต่ไม่สามารถเทียบเคียงกันได้เลยหากไม่มีการแปลงหน่วยซึ่งนำมาซึ่งความคลาดเคลื่อนของตัวมันเอง

ระบุหน่วยที่คุณต้องการให้เสนอราคา คือค่าจัดเก็บเป็นอัตราต่อตำแหน่งพาเลทต่อเดือน ค่าจัดการรับเข้าเป็นอัตราต่อพาเลทหรือต่อกล่องที่รับเข้า ค่าจัดการขาออกเป็นอัตราต่อออร์เดอร์และอัตราต่อการหยิบหนึ่งรายการ และบริการเสริมใด ๆ เช่น การติดฉลากหรือการแพ็คใหม่ ให้เสนอราคาต่อหน่วยงาน ขอให้แสดงข้อผูกพันขั้นต่ำรายเดือนและส่วนลดตามช่วงปริมาณอย่างชัดเจน แทนที่จะรวมเข้าเป็นตัวเลขผสมเดียว เพราะตัวเลขผสมจะซ่อนสมมติฐานปริมาณที่ใช้คำนวณมันไว้

ขอรายการค่าธรรมเนียมพิเศษโดยเฉพาะเจาะจง คือ อะไรที่กระตุ้นค่าธรรมเนียมช่วงพีค การพลาดนัดหมายหรือค่าปรับการค้างรถมีต้นทุนเท่าใด และข้อสัญญาการทบทวนตารางราคามีลักษณะอย่างไรหากปริมาณจริงของคุณหลุดจากโปรไฟล์ที่ส่งไปอย่างมีนัยสำคัญ ผู้ให้บริการที่ไม่ยอมแจกแจงค่าธรรมเนียมพิเศษในคำตอบ RFQ กำลังบอกคุณว่าค่าธรรมเนียมเหล่านั้นคือที่ที่กำไรจริงของพวกเขาซ่อนอยู่

กรอบ SLA และบทลงโทษ และการให้ผู้ให้บริการปฏิเสธได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ

กำหนดระดับบริการที่คุณจะใช้ยึดผู้ให้บริการและวิธีวัดแต่ละข้อ คือ อัตราความถูกต้องของออร์เดอร์ อัตราจัดส่งตรงเวลาเทียบกับเวลาตัดออร์เดอร์ที่คุณระบุ ความถูกต้องของสต็อกจากการนับรอบ และอัตราการเรียกร้องหรือความเสียหาย ระบุช่วงเวลาการวัดผลและมาตรการแก้ไขหากไม่ถึงเกณฑ์ ไม่ว่าจะเป็นการหักเครดิตจากใบแจ้งหนี้ แผนการแก้ไขที่มีกรอบเวลาชัดเจน หรือในกรณีที่ล้มเหลวซ้ำ ๆ สิทธิ์ในการยกเลิกสัญญา ผู้ให้บริการที่ไม่สามารถให้คำมั่นต่อ SLA ที่ระบุไว้เป็นลายลักษณ์อักษรได้กำลังบอกคุณถึงบางสิ่งที่ควรรู้ก่อนมอบสัญญา ไม่ใช่หลังจากพลาดสัปดาห์พีคครั้งแรก

สิ่งที่มีประสิทธิภาพที่สุดที่คุณสามารถใส่ไว้ใน RFQ คือช่องทางให้ผู้ให้บริการปฏิเสธได้อย่างรวดเร็วและตรงไปตรงมา จัดทำรายการข้อกำหนดที่ต้องผ่านของคุณ คือพื้นที่คลังขั้นต่ำ โซนอุณหภูมิที่จำเป็น การรับรองที่จำเป็น การเชื่อมต่อระบบที่จำเป็น เป็นหัวข้อคัดกรองสั้น ๆ ไว้ด้านบน แยกจากส่วนบรรยาย ผู้ให้บริการที่ไม่ตรงตามข้อกำหนดที่ต้องผ่านสามารถบอกได้ในหนึ่งย่อหน้า และประหยัดเวลาสองถึงสามสัปดาห์ที่รอบข้อเสนอเต็มรูปแบบมักใช้ไปให้ทั้งสองฝ่าย RFQ ที่สร้างความเสียเวลามากที่สุดให้ทั้งสองฝ่ายคือแบบที่ผู้ให้บริการเพิ่งค้นพบช่องว่างที่ทำให้ไม่ผ่านเกณฑ์ เช่น การรับรองที่ขาดหายหรือประเภทอุณหภูมิที่ไม่รองรับ ในช่วงลึกของการเจรจาสัญญา หลังจากทั้งสองฝ่ายลงทุนเวลาจริงไปแล้วโดยสมมติว่าดีลจะปิดได้