Cách thực hiện một đợt thu hồi giả lập tại nhà đóng gói của bạn (và vượt qua nó)

Thiết lập kịch bản

Chọn một lô đã gửi đi hai đến bốn tuần trước, đủ lâu để trí nhớ không thể thay thế công việc mà hồ sơ của bạn nên làm. Viết ra kịch bản trước: sản phẩm, mã lô, và lý do giả định (khiếu nại về dị vật, kết quả dương tính với mầm bệnh). Bấm giờ khi bài tập bắt đầu; thời gian hoàn thành là kết quả chính.

Truy ngược, rồi truy xuôi

Truy ngược: từ mã lô, xác định mọi lô đầu vào đã tạo ra nó, những người trồng và khu vườn mà chúng đến từ đó, và ngày nhận hàng. Truy xuôi: xác định mọi pallet mà lô đã lên, mọi lô gửi hàng mà những pallet đó đã rời đi, và mọi khách hàng đã nhận chúng, kèm số lượng.

Phần đối chiếu là phần khiến hầu hết các bài diễn tập thất bại: số lượng nhận vào phải bằng số lượng đóng gói cộng phế phẩm cộng tồn kho hiện có cộng số lượng đã gửi đi. Một chênh lệch có nghĩa là sản phẩm bạn không thể giải trình, và trong một đợt thu hồi thực sự sẽ trở thành sản phẩm bạn phải giả định là bị ảnh hưởng.

Điều gì được tính là đạt

Tiêu chí đạt phổ biến: truy xuất đầy đủ một bước lùi và một bước tiến hoàn thành trong vòng hai giờ (nhiều người mua hiện nay kỳ vọng ít hơn thế nhiều), đối chiếu số lượng trong một sai số nhỏ, và có sẵn thông tin liên hệ của mọi khách hàng bị ảnh hưởng. Ghi lại chính bài diễn tập, kịch bản, thời gian, các lỗ hổng phát hiện, hành động khắc phục, vì tài liệu đó chính là thứ kiểm toán viên yêu cầu xem.

Biến bài diễn tập trở nên nhàm chán

Mục tiêu là một đợt thu hồi giả lập trở nên thường lệ đến mức nhàm chán: chọn lô, in bản truy xuất, đối chiếu, xong trong vài phút. Điều đó xảy ra khi chuỗi truy xuất được ghi nhận như một sản phẩm phụ của công việc hằng ngày thay vì phải dựng lại từ sổ giấy. Fernable tự động duy trì các liên kết nhận hàng, lượt đóng gói, pallet và gửi hàng, và tạo báo cáo truy xuất sẵn sàng cho kiểm toán viên chỉ với một thao tác chạm, biến bài diễn tập hai giờ thành mười phút.