Bản dịch có hỗ trợ máy, đang được rà soát.
Xuất khẩu và logistics
Chọn nhà môi giới hải quan: giấy phép, tiền bảo lãnh, trách nhiệm pháp lý
Hầu hết nhà xuất khẩu chọn nhà môi giới hải quan theo cách họ chọn phần lớn nhà cung cấp khi bị áp lực thời gian: một lời giới thiệu, một cuộc gọi nhanh, một mức phí. Với hàng hóa thông thường, cách làm đó thường là đủ tốt. Với thực phẩm, nơi một container bị giữ phát sinh chi phí lưu kho và rủi ro hư hỏng theo từng ngày chứ không phải từng tuần, lựa chọn này mang trọng lượng lớn hơn mức phí gợi ý. Một nhà môi giới có giấy phép, có bảo lãnh, và giá rẻ vẫn có thể là lựa chọn sai nếu việc thông quan thực phẩm và kiểm dịch sinh vật không phải công việc hằng ngày của họ. Hướng dẫn này trình bày những gì thực sự cần kiểm tra, theo đúng thứ tự mức độ quan trọng.
Thông tin chính
- Giấy phép môi giới hải quan xác nhận thẩm quyền nộp tờ khai, nó không nói lên việc người giữ giấy phép đã từng thông quan một lô hàng dễ hỏng hay biết gọi cơ quan nào khi lô hàng bị giữ lại.
- Tiền bảo lãnh của nhà môi giới bảo vệ chính phủ trước khoản thuế chưa nộp, không bảo vệ nhà xuất khẩu trước sai sót của chính nhà môi giới. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp hoặc bảo hiểm sai sót và thiếu sót là loại hợp đồng riêng bảo vệ bạn, và nhiều công ty môi giới nhỏ không có loại bảo hiểm này.
- Bài kiểm tra về đầu mối liên hệ chỉ định có ý nghĩa với thực phẩm hơn hầu hết mọi loại hàng hóa khác: một công ty môi giới xử lý theo hàng đợi, phản hồi trong một ngày làm việc là ổn với máy móc nhưng lại là một khoản chi phí thực sự với container hàng lạnh nằm trên cảng qua cả cuối tuần.
- Hãy yêu cầu biểu phí kèm các khoản chi hộ được liệt kê chi tiết trước khi ký. Chi phí lập tờ khai, chi phí tham gia kiểm hóa, chi phí lưu kho trong thời gian bị giữ, và cước chuyển phát thường được tính riêng, và một mức phí niêm yết thấp có thể che giấu một hóa đơn lớn hơn nhiều.
Xác minh giấy phép, và giấy phép đó thực sự cho phép làm gì
Giấy phép môi giới hải quan do cơ quan hải quan quốc gia cấp (tại Úc là Lực lượng Biên phòng Úc; tại Hoa Kỳ là Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ, CBP) và xác nhận người giữ giấy phép đã vượt qua kỳ thi cùng các yêu cầu về tư cách và năng lực đang tiếp diễn để được nộp tờ khai thay mặt khách hàng. Đây là mức sàn, không phải tín hiệu về năng lực trong mặt hàng của bạn. Hãy tự kiểm tra số giấy phép trên hệ thống đăng ký công khai của cơ quan quản lý thay vì tin vào một tấm danh thiếp, vì các công ty môi giới có thể đóng cửa, giấy phép có thể hết hạn, và một cái tên trên trang web cũ không phải là bằng chứng về giấy phép còn hiệu lực.
Hiểu rõ giấy phép đó bao gồm những gì và không bao gồm những gì. Thẩm quyền nộp tờ khai của nhà môi giới không mở rộng đến việc đưa ra tư vấn pháp lý mang tính ràng buộc về phân loại thuế quan hay xuất xứ, và cũng không tự động biến họ thành đại lý an toàn thực phẩm hoặc kiểm dịch sinh vật của bạn trừ khi mối quan hệ đó được thiết lập riêng, thường thông qua một văn bản ủy quyền ký riêng cho chức năng đó. Nếu nhà môi giới của bạn cũng nộp giấy phép nhập khẩu kiểm dịch sinh vật hoặc làm việc với cơ quan an toàn thực phẩm thay mặt bạn, hãy xác nhận thẩm quyền đó tồn tại bằng văn bản thay vì giả định nó đã được bao gồm trong giấy phép hải quan.
Cơ cấu công ty ảnh hưởng đến trách nhiệm giải trình. Một số nhà môi giới hoạt động với tư cách cá nhân được cấp phép làm việc dưới tên một công ty lớn hơn; số khác chính là công ty đó. Hãy hỏi ai là người giữ giấy phép chính thức cho tài khoản của bạn và ai ký các tờ khai, vì đó là người mà cơ quan quản lý sẽ quy trách nhiệm nếu có gì đó bị nộp sai.
Tiền bảo lãnh bảo vệ chính phủ, không bảo vệ bạn
Tiền bảo lãnh hải quan là một bảo đảm tài chính, thường mua từ một công ty bảo lãnh hoặc bảo hiểm, đảm bảo thuế, phí và các khoản phạt nợ cơ quan hải quan sẽ được thanh toán ngay cả khi nhà nhập khẩu đứng tên trên hồ sơ vỡ nợ. Tại Hoa Kỳ, một khoản bảo lãnh liên tục hoặc bảo lãnh cho từng giao dịch là yêu cầu bắt buộc đối với phần lớn hàng nhập khẩu thương mại. Tại Úc và một số quốc gia khác, khoản bảo đảm tương đương nằm trong thu xếp riêng của nhà nhập khẩu chứ không phải khoản bảo lãnh do nhà môi giới giữ, vì vậy hãy yêu cầu nhà môi giới giải thích công cụ cụ thể áp dụng cho tuyến hàng của bạn.
Điểm mà nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu thường hiểu sai nhất: tiền bảo lãnh tồn tại để bảo vệ cơ quan thu ngân sách, không phải để bồi thường cho bạn nếu nhà môi giới phân loại sai sản phẩm của bạn, bỏ sót một yêu cầu giấy phép, hoặc nộp tờ khai trễ khiến bạn phải chịu hóa đơn lưu container. Nếu một nhà môi giới nói với bạn 'chúng tôi có bảo lãnh' như thể điều đó trả lời câu hỏi rủi ro của bạn, thì không phải vậy. Bảo hiểm bảo lãnh và bảo hiểm trách nhiệm là hai công cụ khác nhau bảo vệ hai bên khác nhau.
Ví dụ thực tế: một nhà môi giới phân loại sai một lô hàng sữa đã qua chế biến vào sai dòng thuế, dẫn đến việc bị đánh giá thuế khai thiếu cộng với một khoản phạt khi kiểm tra sau mười tám tháng. Tiền bảo lãnh đảm bảo cơ quan hải quan được thanh toán. Nó không giúp gì cho nhà nhập khẩu trong việc thu hồi khoản phạt, chi phí tuân thủ của đợt kiểm tra, hay phần chênh lệch thuế từ nhà môi giới đã gây ra sai sót. Việc thu hồi đó, nếu xảy ra, đến từ hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của nhà môi giới, nếu có tồn tại.
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp là loại bảo hiểm mà hầu hết nhà xuất khẩu không hỏi đến
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, đôi khi gọi là bảo hiểm sai sót và thiếu sót, bồi thường cho nhà môi giới (và qua đó bảo vệ khả năng bạn thu hồi tổn thất) trước các khiếu nại phát sinh từ chính sự sơ suất của họ: một phân loại sai, một giấy phép bị bỏ sót, một tờ khai nộp sai pháp nhân. Đây là một hợp đồng bảo hiểm thương mại riêng mà công ty môi giới mua, không phải yêu cầu pháp lý đi kèm giấy phép ở mọi quốc gia, và hạn mức bảo hiểm khác nhau rất nhiều giữa một công ty môi giới độc lập nhỏ và bộ phận hải quan nội bộ của một công ty giao nhận đa quốc gia lớn.
Khoảng trống mà hầu hết nhà xuất khẩu không nhận ra cho đến khi cần đến nó: một nhà môi giới có thể có đầy đủ giấy phép và đầy đủ tiền bảo lãnh mà vẫn hoàn toàn không có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, hoặc có hạn mức thấp đến mức một sai sót nghiêm trọng vượt quá hạn mức đó. Hãy hỏi trực tiếp tên công ty bảo hiểm, hạn mức bảo hiểm, và liệu hợp đồng có áp dụng cho lỗi phân loại cụ thể hay không (một số hợp đồng loại trừ một số loại lỗi nhất định). Một nhà môi giới không thể trả lời câu hỏi này trong một câu, hoặc coi câu hỏi này là bất thường, đang nói cho bạn biết họ đã suy nghĩ nghiêm túc đến đâu về trách nhiệm của chính mình.
Điều này quan trọng với thực phẩm hơn hầu hết loại hàng hóa khác vì sai sót cộng dồn theo thời gian với hàng hóa nhạy cảm về thời gian. Một lỗi phân loại trên một container máy móc tốn tiền để sửa. Một lỗi phân loại, một giấy phép bị bỏ sót, hay một lần chuyển sai cơ quan trên một sản phẩm hàng lạnh hoặc sống có thể khiến sản phẩm không còn bán được vào lúc sai sót được sửa xong, và bảo hiểm trách nhiệm là cơ chế duy nhất biến tổn thất đó trở lại thành một con số thay vì một khoản xóa sổ.
Kinh nghiệm với mặt hàng không thể thay thế cho nhau
Một nhà môi giới thông quan tốt máy móc, thiết bị điện tử, hay hàng dệt may không tự động có năng lực với thực phẩm. Logic phân loại thuế quan khác nhau (thực phẩm thường phụ thuộc vào trạng thái chế biến, thành phần bổ sung, và hình thức đóng gói theo những cách mà hàng hóa thông thường không có), các đối tác liên quan đến chuyển tuyến khác nhau (cơ quan kiểm dịch sinh vật, kiểm dịch thực vật, và an toàn thực phẩm thay vì cơ quan an toàn sản phẩm hay tiêu chuẩn), và mức độ chịu đựng về thời gian khác nhau. Một nhà môi giới quen với hàng hóa có thể nằm trong kho ngoại quan cả tháng trong khi chờ giải quyết một thắc mắc sẽ không theo bản năng xử lý một container hàng lạnh theo cách mà một nhà môi giới chuyên về thực phẩm làm.
Hãy yêu cầu hai hoặc ba đầu mối tham khảo từng vận chuyển đúng nhóm sản phẩm của bạn, không chỉ 'thực phẩm' nói chung. Một nhà môi giới có kinh nghiệm mạnh với hàng khô (ngũ cốc, đồ ăn nhẹ đóng gói, hàng tạp hóa để ở nhiệt độ thường) có thể chưa từng xử lý một lô hàng lạnh hoặc đông lạnh, và năng lực vận hành cho hàng hóa kiểm soát nhiệt độ, cũng như xử lý khi một lần giữ hàng để kiểm tra đe dọa hạn sử dụng, không phải cùng một loại năng lực. Nếu một nhà môi giới không thể nêu tên một ví dụ cụ thể, có thật về việc thông quan mặt hàng của bạn trong mười hai tháng gần đây, hãy coi đó là một khoảng trống thực sự chứ không phải điều mà danh tiếng chung tốt có thể bù đắp.
Hãy hỏi họ xử lý thế nào với một câu hỏi phân loại mà họ không chắc chắn. Một nhà môi giới có chiều sâu thực sự về mặt hàng sẽ mô tả việc kiểm tra một phán quyết ràng buộc, tham khảo một tài liệu tham chiếu cụ thể, hoặc chuyển lên một đồng nghiệp có nền tảng liên quan. Một nhà môi giới nói rằng họ sẽ 'cứ dùng cách đã làm lần trước' đang cho bạn biết họ đối xử với thực phẩm giống như bất kỳ hàng hóa nào khác, chính là kiểu thất bại mà phần này đang cảnh báo.
Quan hệ với các cơ quan liên quan và đường đi khi bị chuyển tuyến
Lô hàng thực phẩm và nông sản thường xuyên kích hoạt việc chuyển tuyến sang một cơ quan thứ hai ngoài hải quan: một cơ quan kiểm dịch sinh vật kiểm tra sâu bệnh, ô nhiễm, hoặc sinh vật bị cấm, hay một cơ quan an toàn thực phẩm kiểm tra nhãn mác, giới hạn phụ gia, hoặc một điều kiện nhập khẩu cụ thể. Mối quan hệ làm việc hằng ngày của nhà môi giới với các cơ quan đó, không chỉ thẩm quyền chính thức để liên hệ với họ, mới là yếu tố quyết định một lần chuyển tuyến thông thường được giải quyết trong một ngày hay biến thành một cuộc giằng co kéo dài cả tuần.
Hãy hỏi cụ thể nhà môi giới xử lý thế nào khi một lô hàng dễ hỏng bị giữ lại vì kiểm dịch sinh vật: họ gọi cho ai, họ có thể sắp xếp một cán bộ kiểm tra nhanh đến mức nào, và liệu họ có mối quan hệ thường xuyên với văn phòng địa phương hay đang xử lý qua một hàng đợi chung mỗi lần. Một nhà môi giới thường xuyên thông quan thực phẩm qua một cảng cụ thể thường sẽ biết các cán bộ kiểm tra và nhịp xử lý địa phương đủ rõ để rút ngắn một lần bị giữ từ vài ngày xuống vài giờ. Một nhà môi giới không có mối quan hệ địa phương đó bắt đầu từ con số không mỗi lần, và với hàng dễ hỏng, sự khác biệt đó được đo bằng số tiền hư hỏng và lưu kho mỗi ngày.
Khi một lần chuyển tuyến đòi hỏi một giấy phép nhập khẩu cụ thể hoặc phê duyệt trước (một điều kiện trong giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, một mức dung sai phụ gia, một miễn trừ nhãn mác), hãy hỏi liệu nhà môi giới có tự quản lý quy trình đó hay chỉ đơn giản báo lại rằng bạn cần tự lo liệu. Những nhà môi giới tốt hơn cho thực phẩm coi đường đi chuyển tuyến là một phần của dịch vụ, không phải một vấn đề riêng họ trả lại cho bạn ngay khi bản thân hải quan đã hài lòng.
Mô hình dịch vụ: đầu mối chỉ định so với hàng đợi, và trực ngoài giờ
Các công ty môi giới đa dịch vụ lớn chuyển các yêu cầu đến qua một nhóm chung hoặc hệ thống ticket. Mô hình đó hoạt động tốt với hàng hóa có thể dự đoán, ít khẩn cấp. Đó là một rủi ro thực sự đối với hàng hóa dễ hỏng, nơi một container bị giữ cần một người đã biết lịch sử lô hàng của bạn, mặt hàng thường gặp của bạn, và hồ sơ tài liệu thường dùng của bạn tiếp nhận yêu cầu ngay lập tức thay vì một người phản hồi đầu tiên đọc hồ sơ của bạn từ đầu. Hãy hỏi trực tiếp liệu bạn có được một đầu mối liên hệ chính thức và một đầu mối dự phòng chỉ định, và điều gì xảy ra khi cả hai đều không thể liên lạc.
Trực ngoài giờ là câu hỏi mà hầu hết nhà xuất khẩu quên hỏi cho đến lần bị giữ hàng đầu tiên vào chiều thứ Sáu. Tàu và máy bay không tôn trọng giờ làm việc, và một container hàng lạnh hoặc đông lạnh bị đánh dấu kiểm tra vào chiều thứ Sáu có thể nằm đó đến hết thứ Hai nếu không ai có thẩm quyền hành động có thể liên lạc được vào cuối tuần. Hãy hỏi rõ ràng: có đầu mối liên hệ cuối tuần hoặc ngoài giờ không, đó có phải cùng một nhà môi giới hay một dịch vụ trực điện thoại, và thời gian phản hồi thực tế là bao lâu. Một nhà môi giới nói 'gửi email cho chúng tôi và chúng tôi sẽ xử lý vào thứ Hai' đang cho bạn biết họ không được thiết lập cho hàng hóa dễ hỏng, dù bài chào hàng của họ có nói gì khác.
Một câu hỏi đánh giá thực tế: hãy mô tả một lần bị giữ hàng cụ thể trong quá khứ, vào một ngày cụ thể, và yêu cầu nhà môi giới trình bày chính xác họ đã làm gì, gọi cho ai, và mất bao lâu để giải quyết. Một nhà môi giới thực sự đã tự tay đưa một lần bị giữ hàng thật đến kết quả sẽ có câu trả lời cụ thể, chi tiết với tên người và khung thời gian. Một nhà môi giới chỉ từng chuyển tiếp việc bị giữ hàng cho người khác sẽ trả lời mơ hồ hơn về quy trình thay vì một kết quả cụ thể, và sự khác biệt đó chính là mục đích của câu hỏi này.
Phí, các khoản chi hộ, và tích hợp hệ thống
Hãy lấy toàn bộ biểu phí bằng văn bản trước khi bạn cam kết, và hỏi cụ thể khoản nào được tính là chi hộ thay vì bao gồm trong phí tờ khai niêm yết. Các khoản thường được tính riêng bao gồm chi phí tham gia kiểm hóa hoặc thanh tra, phí lưu kho trong thời gian bị giữ, phí chuyển phát hoặc xử lý tài liệu, và phí trực gọi ngoài giờ. Một nhà môi giới báo mức phí tờ khai cơ bản thấp trong khi tính mọi tình huống thực tế là chi hộ có thể cuối cùng tốn kém hơn mỗi lô hàng so với một nhà môi giới có mức phí trọn gói cao hơn, và cách duy nhất để so sánh trung thực là yêu cầu một ví dụ tính toán thực tế với hồ sơ lô hàng giống của bạn, không chỉ bảng giá.
Ví dụ thực tế: hai nhà môi giới báo phí tờ khai lần lượt là 120 và 180 đơn vị tiền tệ cho một lô hàng. Nhà môi giới 120 tính phí tham gia kiểm hóa, một lần trực gọi cuối tuần, và phí lưu kho trong thời gian bị giữ hai ngày như các khoản chi hộ riêng, tổng cộng 310. Nhà môi giới 180 đã bao gồm phí tham gia kiểm hóa và một ngày làm việc lưu kho trong phí cơ bản, và lô hàng trong trường hợp này không kích hoạt việc bị giữ vào cuối tuần. Nhà môi giới có phí niêm yết rẻ hơn kết thúc công việc ở mức 430; nhà môi giới có phí niêm yết cao hơn kết thúc ở mức 180 đến 250 tùy vào phí lưu kho. Hãy yêu cầu biểu chi hộ, không chỉ mức phí niêm yết, trước khi so sánh hai bảng báo giá.
Tích hợp hệ thống đáng để hỏi trực tiếp nếu bạn vận chuyển thường xuyên thay vì thỉnh thoảng: nền tảng của nhà môi giới có kết nối với hệ thống của công ty giao nhận hoặc hệ thống quản lý kho của bạn để nhận dữ liệu trước hay không, hay mỗi lô hàng đều bắt đầu từ một email mới kèm tài liệu đính kèm. Một nhà môi giới làm việc trên bảng tính chia sẻ và chuỗi email không nhất thiết kém hơn ở phần công việc thực chất, nhưng điều đó có nghĩa là nhiều thao tác nhập lại thủ công hơn, nhiều khả năng gõ nhầm một con số hay dùng phiên bản tài liệu lỗi thời hơn, và thời gian xử lý chậm hơn cho một lô hàng đơn giản, lặp lại, nơi tốc độ chính là thứ bạn đang trả tiền để có được.
Công cụ tra mã HS
Biết trước khả năng phân loại của bạn trước khi làm việc với nhà môi giới.
Dịch vụ liên quan
Thử ngay trong lần đóng gói tiếp theo
Hãy ghi nhận một lần nhập hàng và một lần đóng gói ngay trên điện thoại và xem packout cùng truy xuất nguồn gốc tự vận hành.
Bắt đầu