Ghi chép chuỗi lạnh cho nhà đóng gói: ghi gì và khi nào

Ba thời điểm quan trọng

Nhận hàng: nhiệt độ cùi thịt (không phải nhiệt độ không khí) khi đến nơi, theo từng lô, kèm thời gian. Đây là hồ sơ tách biệt vấn đề của bạn khỏi vấn đề của người trồng hoặc đơn vị vận chuyển.

Lưu kho: lô đã vào kho lạnh nào và khi nào. Ghi chép ở cấp phòng thường đến từ chính phòng đó; điều mà hồ sơ lô của bạn cần là mối liên kết, lô này, phòng này, những ngày này, để một đợt vượt ngưỡng của phòng có thể được ánh xạ đến các lô bị ảnh hưởng.

Gửi hàng: nhiệt độ cùi thịt khi xếp hàng, theo từng lô hoặc pallet, kèm thời gian và xe tải. Sau khi cửa xe tải đóng lại, đây là dữ liệu cuối cùng có thể bảo vệ được của bạn.

Một số đo nhiệt kế cùi thịt được chụp ảnh cạnh nhãn thùng carton gần như không thể tranh cãi, và chỉ mất năm giây trên điện thoại. Khi một người mua khẳng định trái cây đến nơi ở 12 độ, một ảnh chụp có dấu thời gian cho thấy 4 độ khi xếp hàng sẽ ngay lập tức thay đổi cuộc trò chuyện.

Nhiệt độ cùi thịt, không khí và bề mặt không thể thay thế cho nhau

Nhiệt độ không khí bên trong một kho lạnh hoặc container reefer cho bạn biết bộ làm lạnh đang làm gì, không phải sản phẩm thực sự đã trải qua điều gì. Một phòng có thể hiển thị 2 độ C trên màn hình trong khi một pallet được xếp bốn giờ trước đó vẫn còn giữ nhiệt đồng ruộng ở lõi. Nhiệt độ bề mặt, đo bằng súng hồng ngoại từ bên ngoài thùng carton, đo nhanh hơn nhưng phản ánh bất cứ điều gì bề mặt thùng đã tiếp xúc trong vài phút gần nhất, một chuyến xe nâng qua bến bãi nóng, ánh nắng trực tiếp qua cửa khoang bốc dỡ, và có thể sai lệch vài độ so với sản phẩm bên trong.

Nhiệt độ cùi thịt, đo bằng nhiệt kế đầu dò cắm vào phần thịt của trái cây hoặc lõi của một thùng carton, là số đo duy nhất phản ánh những gì sản phẩm thực sự đã đạt tới. Để đo đúng cách: chọn một đơn vị từ giữa pallet, không phải thùng ở góc vốn nhận nhiều luồng khí nhất, mở thùng carton, và cắm đầu dò sâu ít nhất 2 đến 3 centimét vào phần thịt của một quả gần trung tâm gói hàng, tránh xa bất kỳ túi đá hay gel nào có thể cho số đo thấp giả. Giữ nguyên cho đến khi màn hình ổn định, thường 10 đến 20 giây với đầu dò phản hồi nhanh, trước khi ghi lại. Đối với sản phẩm không thể cắm đầu dò mà không làm hỏng, chẳng hạn rau lá hoặc quả mọng mỏng manh, hãy cắm đầu dò giữa các đơn vị ở trung tâm gói hàng thay vào đó, cách này gần đúng với nhiệt độ cùi thịt đủ để dùng cho mục đích ghi hồ sơ.

Chọn logger: dùng một lần, tái sử dụng, và thời gian thực

Logger dùng một lần là thiết bị PDF hoặc dải giấy dùng một lần, khoảng 8 đến 15 đô la Mỹ mỗi chiếc, ghi lại đường cong nhiệt độ cho một lô hàng rồi bị bỏ đi, hoặc được lưu trữ, ở đầu bên kia. Đây là lựa chọn đúng cho một lô hàng đơn lẻ tới một người mua mới muốn có bằng chứng, hoặc cho những tuyến mà bên nhận sẽ không hoàn trả thiết bị.

Logger tái sử dụng, thiết bị USB hoặc Bluetooth trong khoảng 30 đến 80 đô la Mỹ, tải đường cong đã ghi xuống máy tính hoặc điện thoại và được triển khai lại cho chuyến tiếp theo. Chúng tốn kém hơn mỗi chiếc nhưng rẻ hơn nhiều mỗi chuyến trong một mùa vụ, và là lựa chọn tiêu chuẩn cho một nhà đóng gói chạy cùng tuyến lặp lại, miễn là có người chịu trách nhiệm thu hồi chúng.

Logger thời gian thực dùng kết nối di động hoặc vệ tinh để báo cáo nhiệt độ, và thường cả vị trí GPS, liên tục trong quá trình vận chuyển, thường 150 đến 400 đô la Mỹ mỗi thiết bị hoặc theo mô hình thuê bao. Chúng xứng đáng với chi phí trên các chặng đường biển dài hoặc hàng hóa giá trị cao, nơi một cảnh báo cho biết một container reefer đã lệch khỏi khoảng cho phép vào ngày thứ 6 của một hải trình 18 ngày cho phép ai đó can thiệp trước ngày thứ 18, thay vì chỉ phát hiện khi hàng đến nơi.

Sự đánh đổi rất đơn giản: dùng một lần cho bạn một hồ sơ sau sự việc, tái sử dụng cho bạn cùng hồ sơ đó với chi phí rẻ hơn nếu bạn chạy tuyến đó thường xuyên, và thời gian thực cho bạn cơ hội hành động trước khi khiếu nại xảy ra.

Bao nhiêu logger, và đặt ở đâu

Đối với một container reefer 40 feet, dùng tối thiểu ba logger: một gần đầu container, sát cảm biến khí hồi của chính bộ làm lạnh, một ở giữa lô hàng, và một ở đầu cửa, vị trí tiếp xúc nhiều nhất với nhiệt môi trường trong quá trình bốc dỡ và thường có biên độ dao động lớn nhất. Một logger duy nhất đặt ở đầu container sẽ đọc gần với mức cài đặt ngay cả khi các pallet ở đầu cửa đang nóng hơn vài độ, vì đó chính xác là nơi bộ làm lạnh đang phải hoạt động mạnh nhất để bù đắp.

Đối với một pallet di chuyển trong một kho lạnh hoặc một chặng vận chuyển nội địa ngắn, một logger mỗi pallet là tiêu chuẩn, dán vào một thùng carton ở lõi pallet, xấp xỉ tâm hình học giữa hai lớp, thay vì để rời trên đỉnh nơi nó đọc nhiệt độ không khí xung quanh thay vì nhiệt độ sản phẩm.

Một kho lạnh cố định cần logger liên tục riêng ghi nhiệt độ không khí của phòng theo một khoảng thời gian cố định, thường mỗi 5 đến 15 phút, độc lập với bất kỳ logger theo lô nào. Logger của phòng cho bạn biết khi nào xảy ra một đợt vượt ngưỡng; hồ sơ lô cho bạn biết những lô nào đang ở trong phòng vào thời điểm đó. Cả hai đều cần thiết, vì một số đo của phòng đơn lẻ không thể cho bạn biết liệu lô 4471 có bị ảnh hưởng hay đã được gửi đi từ sáng hôm đó.

Một hồ sơ đứng vững cần gì, và giữ trong bao lâu

Một số đo nhiệt độ không có chi tiết đi kèm chỉ là một khẳng định, không phải bằng chứng. Một hồ sơ đứng vững cần năm trường mỗi lần: mã lô, thời gian chính xác đến phút, mã thiết bị (số seri hoặc mã tài sản của chính chiếc nhiệt kế hoặc logger đã dùng), ngày hiệu chuẩn gần nhất của thiết bị đó, và ai đã đo. Bỏ mã thiết bị và đội khiếu nại của người mua có thể lập luận rằng bạn không thể chứng minh thiết bị nào, hay nó đáng tin đến đâu. Bỏ thời gian và họ có thể lập luận rằng số đo được lấy trước hoặc sau thời điểm đang tranh chấp.

Thời hạn lưu trữ do hợp đồng với người mua quy định thường xuyên hơn nhiều so với cơ quan quản lý an toàn thực phẩm. Hầu hết các hợp đồng chúng tôi thấy quy định 2 năm; một số nhà nhập khẩu, đặc biệt những đơn vị bán lại cho các chuỗi bán lẻ có cửa sổ khiếu nại riêng, yêu cầu 3 năm. Ngưỡng quy định duy nhất đáng biết là Quy tắc Truy xuất nguồn gốc thực phẩm của FDA Hoa Kỳ (FSMA 204), yêu cầu lưu trữ 2 năm cho các hồ sơ gắn với Sự kiện theo dõi trọng yếu trên các mặt hàng có rủi ro cao thuộc phạm vi điều chỉnh, nhưng quy tắc đó điều chỉnh hồ sơ truy xuất nguồn gốc, không phải riêng nhiệt độ, và hầu hết các nhà đóng gói giữ hồ sơ nhiệt độ theo thời hạn nào dài hơn: điều khoản hợp đồng hay ngưỡng quy định đó.

Hiệu chuẩn, kiểm toán, và các điểm bàn giao quyết định ai phải trả

Một thiết bị chưa hiệu chuẩn thua trong một cuộc tranh cãi ngay cả khi số đo thực sự chính xác, vì bên kia chỉ cần gây nghi ngờ hợp lý về con số, không cần bác bỏ nó. Kiểm tra một nhiệt kế đầu dò với bể nước đá, vốn phải đọc 0 độ C, ít nhất mỗi tháng, và gửi nó hoặc thiết bị logger tương đương đi hiệu chuẩn có chứng nhận, truy xuất được hằng năm. Nếu một lần kiểm tra cho thấy độ lệch hơn 0,5 độ C, rút thiết bị khỏi sử dụng và hiệu chuẩn lại trước khi số đo tiếp theo của nó được dùng trong một hồ sơ. Giữ chứng chỉ hiệu chuẩn trong hồ sơ và tham chiếu ngày của nó trong mỗi số đo mà thiết bị đó tạo ra.

Khi một đơn vị kiểm toán hoặc đội khiếu nại của người mua điều tra một tranh chấp về nhiệt độ, họ thường yêu cầu ba thứ theo thứ tự này: nhật ký nhiệt độ cho mã lô cụ thể đang tranh chấp, chứng chỉ hiệu chuẩn của thiết bị đã tạo ra nó, và một chuỗi giám sát trách nhiệm cho thấy ai đã xử lý sản phẩm và ai đã đo mỗi lần. Họ thường sẽ đối chiếu số liệu của bạn với chính dữ liệu logger reefer của đơn vị vận chuyển hoặc một bộ số đo cạnh tranh do bên nhận hàng lấy, nên một hồ sơ nhất quán nội bộ, cùng mã thiết bị, cùng người, cùng định dạng, xuyên suốt toàn bộ chuỗi, có giá trị hơn một con số hoàn hảo đứng riêng lẻ.

Trách nhiệm về nhiệt độ chuyển giao tại các điểm bàn giao xác định, và số đo bảo vệ bạn là số đo lấy đúng tại thời điểm chuyển giao đó, không phải trước hay sau. Từ người trồng đến nhà đóng gói, một số đo cùi thịt khi nhận hàng bảo vệ nhà đóng gói khỏi bị đổ lỗi cho nhiệt đồng ruộng mà họ kế thừa. Từ nhà đóng gói đến kho lạnh, một số đo ghi lại phòng nào và khi nào bảo vệ nhà đóng gói nếu phòng đó sau này có một đợt vượt ngưỡng. Từ kho lạnh đến đơn vị vận chuyển, số đo cùi thịt khi xếp hàng bảo vệ nhà đóng gói khỏi bất cứ điều gì xảy ra trên xe tải, vì đó là điểm cuối cùng trước khi đơn vị vận chuyển tiếp quản kiểm soát thực tế. Từ đơn vị vận chuyển đến nhà nhập khẩu, một số đo lấy khi dỡ hàng, lý tưởng nhất là do cả hai bên cùng thực hiện hoặc có người chứng kiến, bảo vệ bất kỳ bên nào không có lỗi cho những gì xảy ra trong quá trình vận chuyển. Bỏ lỡ số đo ở bất kỳ điểm nào trong số này và chặng đó của hành trình trở nên không thể quy trách nhiệm, điều mà trên thực tế có nghĩa là bên nào có hồ sơ yếu hơn sẽ gánh chịu khiếu nại.

Gắn hồ sơ vào lô, không phải vào ngày

Một tập bảng nhiệt độ hằng ngày trả lời câu hỏi "điều gì đã xảy ra vào thứ Ba"; một tranh chấp hỏi "điều gì đã xảy ra với LÔ NÀY". Hồ sơ gắn với lô sẽ theo lô qua khâu đóng gói, xếp pallet và gửi hàng, nên bằng chứng đã được tập hợp sẵn khi có khiếu nại xảy đến. Các kiểm tra QC của Fernable gắn số đo và ảnh chụp trực tiếp vào lô khi nhận hàng và khi gửi hàng, chính xác là mô hình này.