Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói phải chứa những gì

Mỗi chứng từ dùng để làm gì, và vì sao chúng được đọc thành một cặp

Hóa đơn thương mại là bản ghi tài chính của giao dịch: ai bán gì cho ai, với giá bao nhiêu, theo điều kiện nào. Hải quan dùng nó để xác lập giá trị hải quan, áp mức thuế đúng theo mã HS đã khai, và xác nhận giao dịch đúng như những gì nó tuyên bố. Phiếu đóng gói là bản ghi vật lý của lô hàng: bên trong mỗi kiện có gì, có bao nhiêu kiện, và mỗi kiện nặng và có kích thước bao nhiêu. Không chứng từ nào thay thế được chứng từ kia. Một hóa đơn không kèm phiếu đóng gói khiến hải quan không thể xác minh hàng hóa trên bến có khớp với những gì đã bán hay không; một phiếu đóng gói không kèm hóa đơn khiến họ không thể xác lập giá trị.

Cả hai chứng từ sau đó được đối chiếu với vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không, chứng từ vận tải do hãng tàu phát hành. Chứng từ đó mang phiên bản riêng của nó về người gửi hàng, người nhận hàng, số kiện và trọng lượng cả bì, được tạo ra độc lập bởi hệ thống đặt chỗ của hãng tàu chứ không sao chép từ hóa đơn của bạn. Khi cả ba khớp nhau, thông quan diễn ra thông thường. Khi không khớp, bên môi giới phải giải thích khoảng cách đó trước khi hồ sơ được xử lý tiếp.

Đây là lý do vì sao hai chứng từ này nên được soạn cùng nhau, từ cùng một nguồn dữ liệu, thay vì cái này được đánh máy theo trí nhớ sau cái kia. Một phiếu đóng gói được lập từ bảng kiểm đếm kho sau khi hóa đơn đã hoàn tất với các con số thương mại là nơi phần lớn các sai lệch dưới đây bắt nguồn.

Hóa đơn thương mại, từng trường một

Người bán và người mua: tên pháp lý đầy đủ và địa chỉ cho cả hai, cộng thêm một bên nhận thông báo nếu người mua muốn một bên thứ ba (thường là nhà môi giới hải quan hoặc ngân hàng của họ theo thư tín dụng) được thông báo khi hàng đến. Một tên thương mại không khớp với pháp nhân trên hợp đồng bán hàng hoặc thư tín dụng là nguyên nhân phổ biến khiến ngân hàng từ chối theo tín dụng chứng từ, độc lập với bất kỳ vấn đề hải quan nào.

Số hóa đơn và ngày: duy nhất cho lô hàng này, với ngày không đứng trước ngày đơn đặt hàng hoặc đứng sau ngày vận đơn theo cách đọc như không nhất quán với thời điểm hàng thực sự được vận chuyển.

Incoterm kèm địa điểm cụ thể: điều kiện (FOB, CIF, DAP, EXW, và tương tự) như được công bố bởi Phòng Thương mại Quốc tế theo Incoterms, đi kèm một cảng, sân bay hoặc thành phố cụ thể. 'FOB' đứng một mình không nói gì về nơi rủi ro chuyển giao; 'FOB Rotterdam' thì có. Trường này quyết định ai trả cước vận chuyển và bảo hiểm và trách nhiệm với tổn thất chuyển giao ở đâu, nên việc bỏ sót được xem là một khiếm khuyết, không phải một khoảng trống về hình thức.

Đơn vị tiền tệ, đơn giá và tổng giá trị: nêu bằng một loại tiền tệ cụ thể, với đơn giá nhân lên đúng bằng tổng đã nêu. Sai lệch làm tròn vượt quá một hoặc hai xu mỗi dòng đọc như một lỗi số học mà cán bộ định giá hải quan sẽ nêu ra.

Mã HS: phân loại thuế quan cho từng mặt hàng, đến mức độ chi tiết mà nước nhập khẩu của bạn yêu cầu. Mã này là thứ mức thuế được tính vào, và nó phải nhất quán với mô tả hàng hóa trên cùng dòng, không chỉ đơn thuần có mặt.

Nước xuất xứ, trọng lượng cả bì và tịnh, số kiện và ký hiệu vận chuyển, cùng điều khoản thanh toán hoàn thiện hóa đơn. Xuất xứ nên khớp với câu chữ trên bất kỳ giấy chứng nhận xuất xứ nào được nộp riêng, và số kiện cùng ký hiệu nên khớp chính xác với phiếu đóng gói và bản kê khai của hãng tàu.

Phiếu đóng gói, và nơi số kiện trở thành điểm dừng cứng

Phiếu đóng gói liệt kê nội dung theo từng kiện: những gì trong thùng carton số 1 so với thùng số 40, với trọng lượng và kích thước nào, để cán bộ hải quan hoặc công nhân bến bãi có thể tìm một mặt hàng cụ thể để kiểm hóa mà không cần mở mọi thùng. Đối với hàng xếp pallet, phiếu thường lồng các thùng carton bên trong pallet, cho cả số liệu chi tiết theo thùng lẫn tổng số theo pallet.

Kích thước có ý nghĩa vượt ra ngoài hải quan: một forwarder đặt chỗ tàu, một kho hàng phân bổ chỗ chứa, và một kế hoạch xếp container đều dựa vào cùng những con số này. Một phiếu chỉ nêu tổng trọng lượng và thể tích, không có phân tách theo từng kiện, buộc mọi bên ở phía sau phải yêu cầu sửa lại trước khi có thể lên kế hoạch dựa vào đó.

Số kiện là trường có khả năng cao nhất tạo ra một điểm dừng cứng. Vận đơn nêu số lượng độc lập, được tạo ra từ những gì thực sự được xếp lên và kiểm đếm tại cảng. Nếu phiếu đóng gói ghi 40 thùng carton còn vận đơn ghi 38, hải quan sẽ không thông quan hàng hóa với giả định đó là lỗi văn thư: sai lệch phải được giải quyết, thường bằng một vận đơn đã sửa hoặc một phiếu đóng gói đã sửa kèm giải thích, trước khi hồ sơ được thông quan. Đây là một trong số ít sai lệch thường trực dẫn đến kiểm hóa thực tế thay vì chỉ sửa giấy tờ.

Những gì phải khớp nhau trên cả ba chứng từ

Người bán, người mua và bên nhận thông báo nên được viết giống hệt nhau trên hóa đơn, phiếu đóng gói và chứng từ vận tải, không chỉ đơn thuần cùng chỉ về một công ty. Một người mua được ghi là 'ABC Foods Ltd' trên hóa đơn và 'ABC Foods Trading LLC' trên vận đơn đọc như hai pháp nhân khác nhau đối với một hệ thống hải quan đối chiếu theo chuỗi tên, và sai lệch phải được giải thích ngay cả khi mọi bên liên quan đều biết đó là cùng một người mua.

Incoterm và địa điểm cụ thể nên nhất quán với điều kiện cước phí thực sự đã đặt với hãng tàu: một hóa đơn ghi CIF với bảo hiểm và cước phí đã bao gồm, đi kèm một vận đơn ghi cước trả sau, tự mâu thuẫn với chính nó.

Trọng lượng cả bì là con số cần khớp chặt chẽ nhất, vì đó là thứ hãng tàu thực sự cân tại cảng. Một sai lệch nhỏ, được giải thích bằng dung sai bao bì hoặc làm tròn cân, thường được chấp nhận; một sai lệch vài phần trăm trở lên thì không, và đọc như bằng chứng hàng hóa không khớp với nội dung đã khai. Trọng lượng tịnh quan trọng hơn cho việc tính thuế đối với các mặt hàng tính theo trọng lượng, và nên đối chiếu được với số liệu theo từng kiện thay vì chỉ xuất hiện như một con số tổng.

Số kiện và ký hiệu nên khớp chính xác trên hóa đơn, phiếu đóng gói và chứng từ vận tải. Đơn vị tiền tệ và điều khoản thanh toán ít khi được hải quan đối chiếu trực tiếp hơn, nhưng một sai lệch chính là nguyên nhân khiến một thư tín dụng chứng từ bị ngân hàng thương lượng từ chối, làm dừng thanh toán ngay cả khi bản thân việc thông quan lẽ ra đã trót lọt.

Bốn trường thường gây ra thắc mắc nhất

Một mô tả hàng hóa mơ hồ là nguyên nhân phổ biến nhất, bỏ xa các nguyên nhân khác. 'Thực phẩm', 'nông sản đông lạnh' hoặc 'sản phẩm nông nghiệp' không đủ cụ thể không cho cán bộ hải quan điều gì để đối chiếu mã HS vào, và phản hồi hầu như luôn là yêu cầu một mô tả đầy đủ hơn trước khi phân loại được chấp nhận. Một mô tả dùng được nêu rõ sản phẩm, trạng thái của nó (tươi, đông lạnh, sấy khô), và đủ chi tiết để phân biệt với các dòng thuế quan lân cận: 'thịt đùi gà lóc xương đông lạnh, đóng gói rời' thay vì 'thịt gà đông lạnh'.

Thiếu địa điểm Incoterm là nguyên nhân phổ biến thứ hai, đã nêu ở trên, và hoàn toàn có thể tránh được: chỉ một từ hoặc tên thành phố bị bỏ sót trong một trường mà mọi thứ khác đều được điền đúng.

Sai lệch trọng lượng vượt quá một dung sai nhỏ, có thể giải thích được, là nguyên nhân thứ ba. Những sai lệch này thường bắt nguồn từ một trong hai nguyên nhân: phiếu đóng gói được soạn từ một bảng đóng gói dự kiến trước khi xếp hàng cuối cùng và cách đóng gói thực tế đã thay đổi, hoặc hóa đơn ghi trọng lượng thương mại làm tròn trong khi phiếu đóng gói ghi trọng lượng cân thực tế. Cả hai đều khắc phục được bằng cách soạn cả hai chứng từ từ cùng một lần cân cuối cùng, không phải bằng cách đối chiếu hai chứng từ được lập từ nguồn dữ liệu khác nhau sau đó.

Một tuyên bố xuất xứ không khớp với chứng từ xuất xứ là nguyên nhân thứ tư. Nếu hóa đơn ghi 'Sản phẩm của Kenya' nhưng giấy chứng nhận xuất xứ cho thấy hàng hóa được sản xuất hoặc chuyển đổi cơ bản ở nơi khác, chế độ thuế quan ưu đãi hoặc chính tuyên bố xuất xứ có thể bị từ chối hoàn toàn, độc lập với việc hàng hóa có tuân thủ ở các mặt khác hay không.

Hóa đơn chiếu lệ so với hóa đơn thương mại, và câu hỏi về ngôn ngữ và chữ ký

Một hóa đơn chiếu lệ là một bản báo giá sơ bộ được trình bày như một hóa đơn: nêu giá, điều kiện và mô tả hàng hóa trước khi giao dịch được hoàn tất, và người mua dùng nó để thu xếp tài chính, xin giấy phép nhập khẩu, hoặc mở thư tín dụng trước khi giao hàng. Đây không phải là yêu cầu thanh toán và không đại diện cho một giao dịch đã hoàn tất. Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi giao dịch được xác nhận và hàng hóa đã được gửi hoặc sẵn sàng để gửi, và chính chứng từ này, không phải hóa đơn chiếu lệ, là thứ hải quan dùng để thông quan và định giá. Gửi cái này khi cái kia được yêu cầu là một lỗi lặp lại và có thể tránh được: hãy dán nhãn chứng từ đúng như bản chất của nó, và phát hành lại thành hóa đơn thương mại một khi giao dịch đã hoàn tất.

Về ngôn ngữ: hầu hết các cơ quan hải quan yêu cầu hóa đơn và phiếu đóng gói bằng ngôn ngữ chính thức của nước đến, hoặc chấp nhận một ngôn ngữ thương mại được dùng rộng rãi như tiếng Anh nếu đó là thông lệ phổ biến, nhưng điều này khác nhau theo từng quốc gia và nên được xác nhận thay vì mặc định. Khi cần bản dịch, một số quốc gia yêu cầu nộp cùng lúc bản gốc và bản dịch.

Về chữ ký: nhiều quốc gia chấp nhận một hóa đơn thương mại không có chữ ký miễn là nó mang tên công ty phát hành và đầy đủ ở các mặt khác, nhưng thư tín dụng và một số chế độ hải quan nước đến vẫn yêu cầu chữ ký, đôi khi kèm một tuyên bố xác nhận cụ thể. Khi có ngân hàng tham gia theo tín dụng chứng từ, hãy kiểm tra chính yêu cầu chứng từ của tín dụng đó: một tín dụng quy định hóa đơn có chữ ký sẽ từ chối một hóa đơn không có chữ ký ngay cả khi nhà môi giới hải quan của bạn chưa bao giờ yêu cầu điều đó.

Một ví dụ thực tế về sai lệch, và việc giữ hàng nó gây ra

Một nhà đóng gói gửi một container rau củ hỗn hợp đông lạnh, ghi hóa đơn 1.200 thùng carton, trọng lượng tịnh 18.000 kilôgam, FOB cảng xếp hàng. Phiếu đóng gói, được soạn vài ngày trước đó từ một bảng xếp hàng dự kiến thay vì kiểm đếm cuối cùng, ghi 1.180 thùng carton cùng 18.000 kilôgam đó. Vận đơn, được tạo ra từ số đếm vật lý của cảng, ghi 1.200 thùng carton, khớp với hóa đơn nhưng không khớp với phiếu đóng gói.

Tại điểm đến, nhà môi giới của nhà nhập khẩu khai báo bằng phiếu đóng gói, vì đó là chứng từ hải quan thường đối chiếu với hàng hóa vật lý khi kiểm hóa. Hải quan đối chiếu chéo với vận đơn và phát hiện khoảng cách 20 thùng. Vì hóa đơn và vận đơn khớp nhau nhưng không khớp với phiếu đóng gói, sai lệch đọc như một lỗi phiếu đóng gói hơn là thiếu hụt thực sự, nhưng hải quan không thể tự giải quyết điều đó chỉ từ giấy tờ. Hồ sơ bị giữ lại chờ một phiếu đóng gói đã sửa từ người gửi hàng, và hàng hóa cũng có thể bị đánh dấu để kiểm hóa vật lý thay vì được thông quan chỉ dựa trên chứng từ.

Chi phí hiếm khi nằm ở bản thân việc sửa chữa, một vấn đề vài giờ một khi ai đó nhận ra. Nó nằm ở thời gian container nằm trong tình trạng giữ hàng phát sinh phí lưu container trong khi chứng từ đã sửa được chuyển qua lại giữa người gửi hàng, forwarder và nhà môi giới, thường qua nhiều múi giờ khiến một lần sửa trong ngày trở thành một khoảng trễ hai đến ba ngày. Cách khắc phục thực sự ngăn chặn điều này mang tính quy trình: lập phiếu đóng gói từ cùng một lần kiểm đếm cuối cùng dùng cho hóa đơn, sau khi xếp hàng hoàn tất, không phải từ một tài liệu lập kế hoạch trước đó.