Những giấy tờ cần thiết để thông quan, theo từng loại lô hàng

Ba loại giấy tờ mà mọi lần thông quan bắt đầu từ đó

Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, và chứng từ vận tải tạo thành bộ giấy tờ nền tảng cho bất kỳ lô hàng nào, và hải quan đối chiếu cả ba với nhau trước khi xem xét bất cứ điều gì khác. Hóa đơn thương mại nêu rõ người bán, người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, đơn vị tiền tệ, và điều kiện Incoterm đã thỏa thuận. Nó do nhà xuất khẩu hoặc người bán phát hành, và là giấy tờ chính mà hải quan dùng để tính thuế, vì vậy một giá trị hóa đơn không khớp với giá trị khai báo trên chứng từ vận tải, hoặc một mô tả mơ hồ đến mức che giấu phân loại thuế quan đúng, là lý do phổ biến nhất khiến một tờ khai thông thường bị kéo ra để rà soát thủ công.

Phiếu đóng gói phân tách hóa đơn theo hiện vật: số kiện hoặc pallet, trọng lượng từng kiện, kích thước, và cách hàng hóa được phân bổ trên các container nếu lô hàng chia thành nhiều container. Hải quan và cảng đều dùng phiếu này để xác minh những gì thực sự có bên trong mà không cần mở từng thùng, và một sự sai lệch về trọng lượng hoặc số kiện so với chứng từ vận tải đủ để kích hoạt một lần kiểm tra thực tế, độc lập với việc mọi thứ khác có đúng hay không.

Chứng từ vận tải là vận đơn đường biển đối với hàng vận chuyển bằng tàu hoặc vận đơn hàng không đối với hàng bằng máy bay, và hai loại này không thể thay thế cho nhau về mặt pháp lý. Vận đơn đường biển là chứng từ sở hữu, ai giữ bản gốc sẽ kiểm soát việc giao hàng, đó là lý do các ngân hàng trong giao dịch thư tín dụng yêu cầu chứng từ này, và đôi khi cả bộ bản gốc phải thực sự đến tay người nhận hàng trước khi được giao hàng. Vận đơn hàng không là một biên nhận và hợp đồng vận chuyển, không phải chứng từ sở hữu, nên người nhận hàng có tên trên đó có thể nhận hàng mà không cần xuất trình bản gốc, đó là một lý do khiến hàng vận chuyển bằng đường hàng không thường di chuyển nhanh hơn ở chặng cuối ngay cả trước khi hải quan tham gia.

Giấy chứng nhận xuất xứ, và vì sao sai mẫu sẽ vô hiệu hóa mục đích của nó

Giấy chứng nhận xuất xứ nêu rõ hàng hóa được sản xuất ở đâu, không phải vận chuyển từ đâu, và cơ quan cấp thay đổi theo từng quốc gia: một phòng thương mại đối với giấy chứng nhận thương mại thông thường, hoặc một cơ quan chính phủ được chỉ định hay một chương trình nhà xuất khẩu được công nhận đối với giấy chứng nhận xuất xứ ưu đãi gắn với một hiệp định thương mại cụ thể. Sự khác biệt này quan trọng vì giấy chứng nhận thông thường chứng minh xuất xứ cho mục đích thống kê hoặc dán nhãn, trong khi giấy chứng nhận ưu đãi mới thực sự mở khóa mức thuế giảm hoặc bằng không theo một hiệp định thương mại tự do, và hai loại giấy tờ này không thể thay thế cho nhau.

Mỗi hiệp định thương mại quy định mẫu riêng, tiêu chí xuất xứ riêng, và thường cả quy trình ký hoặc tự chứng nhận riêng, vì vậy một giấy chứng nhận thực sự chính xác về nơi hàng hóa được sản xuất vẫn có thể không đạt được ưu đãi nếu nó được cấp trên sai mẫu hoặc bỏ sót ngôn ngữ về chuyển đổi mã thuế hay hàm lượng giá trị khu vực mà hiệp định yêu cầu. Nhà môi giới của bên nhập khẩu kiểm tra số hiệu mẫu và câu chữ, chứ không chỉ nước xuất xứ được khai báo, và một sai lệch ở đây thường có nghĩa là lô hàng được thông quan theo mức thuế tiêu chuẩn trong khi yêu cầu hưởng ưu đãi bị thách thức hoặc phải hoàn lại sau đó, nếu còn có thể thu hồi được.

Thời gian chuẩn bị cho một giấy chứng nhận ưu đãi thường là dài nhất trong tất cả các loại giấy tờ, vì nó thường cần bằng chứng hỗ trợ, một bảng phân tích chi phí, hoặc một bản khai sản xuất trước khi cơ quan cấp giấy ký, và việc thu thập bằng chứng đó nên bắt đầu từ rất sớm trước khi hàng được đóng gói, không phải sau khi tàu đã đặt chỗ.

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, y tế, và hun trùng cho thực phẩm và sản phẩm thực vật

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan bảo vệ thực vật quốc gia của nước xuất khẩu cấp và xác nhận một lô hàng thực vật hoặc sản phẩm thực vật đáp ứng yêu cầu kiểm dịch thực vật của nước nhập khẩu, bao gồm những nội dung như không có sâu bệnh cụ thể hoặc không có đất. Giấy chứng nhận y tế phục vụ chức năng tương đương cho thực phẩm có nguồn gốc động vật, do một cơ quan có thẩm quyền quốc gia cấp, thường là cơ quan thú y hoặc an toàn thực phẩm, và nó xác nhận sản phẩm đáp ứng yêu cầu về an toàn thực phẩm và sức khỏe động vật của nước đến, đôi khi đến tận cấp độ phê duyệt từng cơ sở nơi nước nhập khẩu duy trì một danh sách cơ sở được phê duyệt.

Cả hai loại giấy chứng nhận đều gắn với mặt hàng cụ thể và thường được kích hoạt bởi việc kiểm tra: một cán bộ kiểm tra hàng hóa hoặc cơ sở sản xuất trước khi ký, vì vậy giấy chứng nhận không thể được ghi lùi ngày cho một lô hàng đã rời đi. Thời gian chuẩn bị kéo dài từ vài ngày đến vài tuần tùy vào mức độ tồn đọng của cơ quan cấp giấy và liệu sản phẩm có cần kiểm tra trước xuất khẩu ngay tại nhà đóng gói hay không, đây là chi tiết mà nhà xuất khẩu thường đánh giá thấp nhất khi đặt chỗ tàu trước khi xác nhận lịch kiểm tra còn trống.

Giấy chứng nhận hun trùng hoặc xử lý lại là một loại khác: do chính đơn vị hun trùng đã thực hiện việc xử lý cấp, thường áp dụng cho bao bì gỗ theo tiêu chuẩn ISPM 15 do Công ước Bảo vệ Thực vật Quốc tế đặt ra, hoặc cho một mặt hàng cần xử lý bằng methyl bromide hay nhiệt để diệt một loại sâu bệnh cụ thể. Nó xác nhận việc xử lý đã diễn ra, không phải hàng hóa không còn sâu bệnh khi đến nơi, và phải nêu rõ phương pháp xử lý, liều lượng hoặc nhiệt độ, và thời gian đủ chi tiết để cán bộ kiểm tra tại nơi đến có thể xác minh sự tuân thủ theo tiêu chuẩn của họ chứ không phải chỉ tin vào giấy chứng nhận.

Giấy phép nhập khẩu, giấy phép hoạt động, và giấy chứng nhận bảo hiểm theo điều kiện CIF

Một số mặt hàng hoàn toàn không thể thông quan nếu không có giấy phép nhập khẩu hoặc giấy phép hoạt động do nhà nhập khẩu xin trước khi hàng đến, và ở một số thị trường đáng kể, trước cả khi hàng rời khỏi nơi xuất xứ. Điều này thường gặp với động vật sống, một số loại hạt giống, sản phẩm biến đổi gen, và bất kỳ mặt hàng nào chịu hạn ngạch hoặc nằm trong danh sách hạn chế, và giấy phép do cơ quan quản lý của nước đến cấp, không phải bởi bất kỳ ai ở nơi xuất xứ. Rủi ro thực tế nằm ở trình tự thời gian: nếu nhà xuất khẩu đặt chỗ lô hàng trước khi nhà nhập khẩu xác nhận giấy phép đã có trong tay, hàng hóa có thể nằm tại biên giới suốt khoảng thời gian nhà nhập khẩu cần để có được sự chấp thuận, với phí lưu container phát sinh suốt thời gian đó.

Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ xuất hiện trong bộ giấy tờ khi lô hàng vận chuyển theo điều kiện CIF hoặc CIP, nơi người bán có nghĩa vụ hợp đồng phải mua bảo hiểm cho hàng hóa vì lợi ích của người mua. Nó nêu rõ giá trị được bảo hiểm, loại hình bảo hiểm, và người thụ hưởng có tên, và phải khớp với giá trị hóa đơn, khai thấp giá trị này khiến người mua bị bảo hiểm thiếu nếu có tổn thất xảy ra, trong khi một sự sai lệch giữa giá trị bảo hiểm và giá trị hóa đơn cũng là điều mà hải quan đôi khi đánh dấu là bất nhất về định giá đáng để xem xét thêm.

Bản khai đóng gói, bản gốc so với bản sao, và ai cấp cái gì

Một bản khai đóng gói cho bao bì gỗ, thường được yêu cầu theo ISPM 15, là một bản khai có chữ ký của người gửi hàng xác nhận liệu bao bì gỗ như pallet hoặc thùng có được sử dụng hay không, và nếu có, liệu nó có mang dấu xử lý bắt buộc hay không. Một số nước đến chấp nhận bản khai này như một tài liệu độc lập, số khác yêu cầu gộp vào chính giấy chứng nhận hun trùng, vì vậy yêu cầu này đáng để xác nhận theo từng nước đến cụ thể thay vì giả định một định dạng áp dụng cho mọi tuyến hàng.

Việc một giấy tờ có cần di chuyển dưới dạng bản gốc hay có thể là bản scan phụ thuộc hoàn toàn vào loại giấy tờ đó. Vận đơn đường biển thường cần bản gốc nếu việc giao hàng phụ thuộc vào việc xuất trình bản gốc, thư tín dụng thường quy định một bộ đầy đủ bản gốc. Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, và phần lớn giấy chứng nhận xuất xứ hiện được thông quan dưới dạng bản sao điện tử ở đại đa số nước đến đã chuyển sang khai báo hải quan không giấy tờ, dù một số thị trường và một số ngân hàng vẫn khăng khăng đòi bản gốc mực ướt, và việc xác nhận điều này với nhà môi giới tại nước đến trước khi vận chuyển giúp tránh một cuộc chạy đua chuyển phát tốn kém về sau. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và y tế hầu như luôn yêu cầu bản gốc hoặc bản điện tử được xác thực do chính hệ thống của chính phủ cấp trực tiếp, một bản photocopy không được chấp nhận ở bất kỳ nơi nào coi trọng sức khỏe thực vật và động vật.

Khi một giấy tờ đến sau hàng hóa, và một danh mục kiểm tra theo từng loại lô hàng

Một giấy tờ bị thiếu hoặc đến trễ hiếm khi làm dừng con tàu, nó làm dừng hàng hóa tại cảng đến. Container nằm trong khu vực bảo thuế, phát sinh phí lưu kho từ cảng và phí lưu container trên chính container đó, cả hai đều được tính hằng ngày, trong khi nhà môi giới của bên nhập khẩu hoặc chờ giấy tờ đến qua chuyển phát, hoặc, ở những nơi quy định cho phép, đặt một khoản bảo lãnh để giải phóng hàng tạm thời trong khi chờ giấy tờ. Một giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật hoặc y tế bị thiếu hoàn toàn, chứ không chỉ bị trễ, là một vấn đề ở cấp độ khác: hàng dễ hỏng không có giấy chứng nhận này thường bị tiêu hủy, tái xuất, hoặc hun trùng bằng chi phí của nhà nhập khẩu thay vì được giữ lại, vì việc giữ lại không phải là lựa chọn khả thi cho hàng hóa đang tiếp tục xuống cấp.

Đối với một lô hàng khô thông thường vận chuyển theo điều kiện thương mại tiêu chuẩn, danh mục kiểm tra là hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không, và giấy chứng nhận xuất xứ nếu yêu cầu hưởng ưu đãi. Thêm giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật cho bất kỳ lô hàng nông sản tươi, ngũ cốc, hoặc vật liệu thực vật nào, và giấy chứng nhận y tế thay thế cho nó đối với thịt, sữa, hải sản, hoặc sản phẩm có nguồn gốc động vật khác. Thêm giấy chứng nhận hun trùng hoặc xử lý ISPM 15 bất cứ khi nào lô hàng sử dụng bao bì gỗ, cộng thêm một bản khai đóng gói độc lập nếu nước đến yêu cầu riêng. Thêm giấy phép nhập khẩu cho bất kỳ mặt hàng nào nằm trong danh sách hạn chế hoặc hạn ngạch của nước đến, xác nhận với nhà nhập khẩu trước khi đặt chỗ chứ không phải sau đó. Thêm giấy chứng nhận bảo hiểm bất cứ khi nào điều kiện bán hàng là CIF hoặc CIP. Chạy danh mục này đối chiếu với mặt hàng và điều kiện thực tế trước khi tàu đặt chỗ là thời điểm rẻ nhất trong toàn bộ quy trình để phát hiện một lỗ hổng, mọi giai đoạn sau đó đều tốn kém hơn để khắc phục.