Thư tín dụng: những sai lệch làm dừng thanh toán

Cơ chế: ngân hàng trả tiền cho giấy tờ, không phải nông sản

Khi ngân hàng của người mua phát hành một thư tín dụng, ngân hàng đó đang đưa ra một cam kết độc lập để thanh toán một số tiền đã nêu, theo các điều kiện đã nêu, với điều kiện nhà xuất khẩu xuất trình các chứng từ tuân thủ chính xác những gì tín dụng quy định. Cam kết đó tách biệt khỏi hợp đồng mua bán bên dưới. Ngân hàng kiểm tra chứng từ không kiểm hóa hàng hóa, không gọi cho người mua để hỏi lô hàng có ổn không, và nhìn chung sẽ không dùng phán đoán về việc một sai lệch có phải là nhỏ nhặt hay không. Ngân hàng đối chiếu giấy tờ với giấy tờ: hóa đơn có khớp với tín dụng không, vận đơn có khớp với hóa đơn không, phiếu đóng gói có khớp với cả hai không. Điều này thường được gọi là học thuyết tuân thủ nghiêm ngặt, và nó tồn tại vì các quy tắc ngân hàng quốc tế cố tình xây dựng thư tín dụng như một công cụ dựa trên giấy tờ, để một ngân hàng ở một nước có thể kiểm tra một lần xuất trình từ một nhà xuất khẩu mà nó chưa từng gặp mà không cần tự mình xác minh bất cứ điều gì về bản thân giao dịch.

Hệ quả thực tế là tuân thủ nghiêm ngặt bảo vệ sự sẵn sàng thanh toán nhanh của ngân hàng, nhưng nó không bảo vệ nhà xuất khẩu khỏi chính giấy tờ của họ. Ngân hàng thường xuyên từ chối trên những gì, từ phía người gửi hàng, trông như chi tiết vặt vãnh: một dấu phẩy đặt sai chỗ trong tên công ty, một ngày xếp lên tàu đến sau ngày gửi hàng muộn nhất của tín dụng một ngày, một mô tả hàng hóa dùng một từ đồng nghĩa thay vì đúng câu chữ mà tín dụng quy định. Không điều nào trong số đó thay đổi những gì bên trong container. Nhưng tất cả đều có thể làm dừng thanh toán.

Vì sao ngân hàng từ chối trên những gì trông như chi tiết vặt vãnh

Động cơ của ngân hàng kiểm tra không phải là gây khó dễ, mà là tránh gánh rủi ro nó chưa đồng ý nhận. Nếu ngân hàng thanh toán dựa trên các chứng từ không tuân thủ nghiêm ngặt và ngân hàng phát hành sau đó phát hiện một sai lệch thực sự, ngân hàng thanh toán có thể phải giữ khoản tiền mà không có quyền được hoàn trả từ ngân hàng phát hành. Việc phân bổ rủi ro đó là lý do vì sao người kiểm tra đối chiếu theo nghĩa đen, không theo ngữ cảnh, và vì sao 'rõ ràng là cùng một công ty' hay 'rõ ràng là lỗi đánh máy' không tồn tại được qua kiểm tra. Một ví dụ thực tế: một tín dụng yêu cầu tên người thụ hưởng là 'Meridian Produce Exports Pte Ltd.' Hóa đơn thương mại ghi 'Meridian Produce Export Pte Ltd,' thiếu chữ 's.' Đối với nhà xuất khẩu đây là lỗi đánh máy. Đối với người kiểm tra đó là một sai lệch, vì hóa đơn không khớp chính xác với tín dụng, và công việc của người kiểm tra là so sánh chuỗi ký tự, không phải suy đoán ý định.

Đây cũng là lý do vì sao dùng nhiều người khác nhau để soạn các chứng từ khác nhau là một kiểu thất bại phổ biến. Nếu forwarder đánh máy vận đơn, văn phòng riêng của nhà xuất khẩu đánh máy hóa đơn, và một bên thứ ba điền giấy chứng nhận xuất xứ, ba phiên bản được đánh máy độc lập của cùng tên người mua, mô tả hàng hóa và ký hiệu vận chuyển sẽ trôi dạt khỏi nhau theo những cách nhỏ gần như mỗi lần. Cách khắc phục không phải là đánh máy cẩn thận hơn, mà là một chứng từ nguồn duy nhất mà mọi chứng từ khác được xây dựng từ đó, để cùng một chuỗi văn bản được lan truyền thay vì bị đánh máy lại.

Những sai lệch lặp lại

Xuất trình trễ xảy ra khi chứng từ đến ngân hàng sau thời hạn mà tín dụng quy định để xuất trình sau khi gửi hàng, thường là một số ngày cố định sau ngày vận đơn. Một nhà xuất khẩu gửi hàng đúng giờ vẫn có thể trễ chứng từ nếu forwarder chậm phát hành vận đơn hoặc nhà xuất khẩu chờ giấy chứng nhận xuất xứ trước khi tập hợp bộ chứng từ.

Một tín dụng đã hết hạn là cùng một vấn đề ở cấp độ giao dịch: bản thân tín dụng mang một ngày hết hạn và một nơi xuất trình, và các chứng từ đến sau ngày đó nằm ngoài hiệu lực của tín dụng bất kể hàng hóa được gửi khi nào. Nhà xuất khẩu đôi khi theo dõi sát ngày gửi hàng nhưng mất dấu chính đồng hồ của tín dụng, đặc biệt khi một lô hàng bị trễ và nhà xuất khẩu không quay lại kiểm tra xem độ trễ đó có đẩy việc xuất trình vượt quá hạn hết hiệu lực hay không.

Các chứng từ mâu thuẫn với nhau là loại sai lệch phổ biến nhất trong thực tế: hóa đơn ghi một trọng lượng cả bì, phiếu đóng gói ghi một trọng lượng khác; vận đơn liệt kê số kiện khác với phiếu đóng gói; giấy chứng nhận bảo hiểm tham chiếu một ngày gửi hàng không khớp với chứng từ vận tải. Mỗi chứng từ có thể độc lập trông đúng, sai lệch chỉ lộ ra khi đối chiếu chéo, chính là điều ngân hàng kiểm tra làm và điều nhà xuất khẩu tập hợp chứng từ trong vội vã thường bỏ qua.

Mô tả hàng hóa không khớp với tín dụng là vấn đề về câu chữ nghiêm ngặt: tín dụng quy định hàng hóa 'theo hóa đơn chiếu lệ số 4471,' và hóa đơn thương mại mô tả chúng hơi khác đi, dùng một hạng, giống hoặc thuật ngữ đóng gói chính xác nhưng không giống hệt câu chữ của chính tín dụng. Ngân hàng không bắt buộc phải chấp nhận một mô tả có cùng ý nghĩa, chỉ chấp nhận một mô tả đọc giống hệt.

Ký hậu thiếu hoặc sai bắt lỗi nhà xuất khẩu trên vận đơn theo lệnh và trên chứng từ bảo hiểm. Một vận đơn theo lệnh được lập 'theo lệnh' thường cần chữ ký hậu của người gửi hàng, và nếu tín dụng yêu cầu chứng từ được ký hậu cho một bên được nêu tên hoặc ký hậu để trống mà ký hậu đó bị thiếu, lần xuất trình thiếu một yếu tố bắt buộc ngay cả khi bản thân vận đơn ở các mặt khác đều đúng.

Số tiền bảo hiểm thiếu xảy ra khi tín dụng quy định mức bảo hiểm ở một tỷ lệ phần trăm cao hơn giá trị hóa đơn, thường dùng để bù đắp lợi nhuận dự kiến của người mua cũng như hàng hóa, và giấy chứng nhận của nhà xuất khẩu chỉ bảo hiểm đúng giá trị hóa đơn. Khoản thiếu hụt là một con số cố định, có thể kiểm tra, khiến đây là một trong những sai lệch dễ phát hiện hơn đối với ngân hàng và dễ tránh hơn đối với nhà xuất khẩu bằng cách đọc điều khoản bảo hiểm của tín dụng trước khi mua bảo hiểm.

Chứng từ vận tải không thể hiện ngày gửi hàng yêu cầu phát sinh khi tín dụng đặt một ngày gửi hàng muộn nhất và ghi chú xếp lên tàu của vận đơn, chứ không chỉ ngày phát hành, rơi sau ngày đó. Một sự chậm trễ của tàu đẩy việc xếp hàng thực tế qua thời hạn tín dụng cho phép tạo ra một chứng từ chính xác về những gì đã xảy ra nhưng vẫn không tuân thủ, vì thời hạn của tín dụng không dịch chuyển theo con tàu.

Phòng ngừa bắt đầu trước khi tín dụng được phát hành

Thời điểm có đòn bẩy cao nhất trong toàn bộ quy trình là trước khi tín dụng được phát hành. Người mua thường gửi một bản dự thảo tín dụng, hoặc nhà xuất khẩu có thể yêu cầu một bản, trước khi chỉ thị ngân hàng của họ mở chính thức. Ở giai đoạn đó, các điều khoản không khả thi không tốn gì để sửa: yêu cầu các chứng từ nhà xuất khẩu thực sự không thể tạo ra, một ngày gửi hàng muộn nhất phi thực tế so với lịch sản xuất hoặc thu hoạch của chính người mua, một giấy chứng nhận bắt buộc từ một cơ quan kiểm định mà nhà xuất khẩu không có quan hệ, hoặc một mô tả hàng hóa không khớp với cách giấy tờ của nhà xuất khẩu được tạo ra. Một khi tín dụng đã được phát hành và xác nhận, thay đổi bất kỳ điều nào trong số đó đòi hỏi một tu chỉnh, cần sự hợp tác của người mua, hành động của ngân hàng phát hành, và thời gian, cả ba đều khó bảo đảm hơn khi lô hàng càng đến gần thời hạn của chính nó.

Một kỷ luật hữu ích là đọc bản dự thảo tín dụng theo cách ngân hàng kiểm tra sẽ đọc: từng dòng một, đối chiếu mỗi trường với những gì quy trình vận chuyển và lập chứng từ thực tế của nhà xuất khẩu có thể tạo ra, không phải với những gì về lý thuyết nó nên có thể tạo ra. Nếu tín dụng yêu cầu một giấy chứng nhận phân tích do một phòng thí nghiệm cụ thể được nêu tên cấp và nhà xuất khẩu thường dùng một phòng thí nghiệm khác, khoảng cách đó cần được nêu ra và giải quyết trước khi phát hành, không phải phát hiện trong lúc chuẩn bị chứng từ khi tàu đã chất hàng xong.

Xây dựng danh mục kiểm tra và kiểm soát mốc thời gian

Danh mục kiểm tra chứng từ cho một lô hàng cụ thể nên được xây dựng từ chính tín dụng, từng trường một, không phải từ một mẫu chuẩn lưu sẵn. Một mẫu chuẩn nắm bắt những gì một tín dụng điển hình yêu cầu; nó sẽ không bắt được điều khoản duy nhất trong tín dụng cụ thể này yêu cầu điều gì đó khác thường, và chính điều khoản khác thường đó tạo ra sai lệch. Phương pháp thực tế là đi qua danh sách chứng từ của tín dụng từng dòng một, ghi lại câu chữ chính xác nó quy định cho mô tả hàng hóa, tên người thụ hưởng, người nhận hàng, và bất kỳ ký hậu hoặc ngôn ngữ chứng nhận đặc biệt nào, rồi kiểm tra mọi chứng từ đang được chuẩn bị với đúng câu chữ đó trước khi tập hợp, không phải sau đó.

Kiểm soát mốc thời gian xuất trình nghĩa là làm việc ngược từ thời hạn xuất trình của tín dụng và ngày hết hạn của nó, không phải xuôi từ ngày gửi hàng. Nếu tín dụng cho phép một số ngày cố định sau ngày vận đơn để xuất trình chứng từ, và một giấy chứng nhận xuất xứ hoặc giấy chứng nhận kiểm định thường mất vài ngày để lấy được từ cơ quan phát hành, độ trễ đó phải được tính đến trước khi đặt lịch gửi hàng, không phải phát hiện sau đó khi đồng hồ đã chạy. Xây dựng khoảng đệm cho chứng từ chậm nhất trong bộ, thường là một giấy chứng nhận của bên thứ ba chứ không phải thứ gì nhà xuất khẩu trực tiếp kiểm soát, là điều giữ cho một lô hàng thông thường không trở thành một lần xuất trình trễ.

Điều gì xảy ra khi có sai lệch, và điều gì còn lại

Một sai lệch không có nghĩa là nhà xuất khẩu mất đơn hàng hoặc mất thanh toán một cách tự động. Nó có nghĩa là nghĩa vụ thanh toán khi xuất trình của ngân hàng phát hành không còn nữa, và những gì còn lại là một cuộc đàm phán từ vị thế yếu hơn. Ngân hàng kiểm tra thường sẽ thông báo cho nhà xuất khẩu về các sai lệch được phát hiện, và từ đó có một số hướng đi mở ra, dù hướng nào khả dụng còn tùy vào thời điểm và sự hợp tác của người mua. Nhà xuất khẩu có thể sửa và xuất trình lại chứng từ nếu vẫn còn thời gian trước ngày hết hạn của tín dụng và thời hạn xuất trình. Ngân hàng có thể được yêu cầu tiếp cận ngân hàng phát hành và, thông qua đó, người mua, để xin miễn trừ sai lệch, vì người mua thường sẵn sàng chấp nhận một sai lệch nhỏ mà họ không thực sự quan tâm, đặc biệt trong một mối quan hệ giao dịch lâu dài. Chứng từ có thể được chuyển đến ngân hàng phát hành theo hình thức nhờ thu thay vào đó, nghĩa là thanh toán chỉ xảy ra nếu và khi ngân hàng phát hành và người mua chọn thanh toán, điều này loại bỏ bảo đảm thanh toán của tín dụng và biến giao dịch thành một hình thức nhờ thu kiểu tài khoản mở. Trong mọi hướng đi này, nhà xuất khẩu đã mất đi lợi thế duy nhất mà một thư tín dụng được cho là mang lại: thanh toán không phụ thuộc vào thiện chí thanh toán tiếp tục của người mua. Đó là cái giá thực sự của một sai lệch, không hẳn là mất tiền, mà là mất một bảo đảm, thay vào đó là một cuộc đàm phán mà nhà xuất khẩu không chọn để rơi vào.