Tính toán chi phí thực của bao bì trên mỗi thùng carton

Bắt đầu từ số lượng đặt hàng thực tế, không phải giá niêm yết

Nhà cung cấp bao bì định giá theo đường cong: giá đơn vị báo cho 500.000 thùng carton không phải giá đơn vị cho 50.000, và bảng giá tiêu đề của một nhà cung cấp thường phản ánh một bậc khối lượng cao hơn nhiều so với mức mà một nhà xuất khẩu quy mô vừa thực sự đặt trong một đợt. Hãy hỏi giá tại số lượng đặt hàng thực tế của bạn, và hỏi lại ở số lượng bạn dự kiến đặt trong cả mùa vụ nếu điều đó được chia thành nhiều đơn hàng mua, vì một số nhà cung cấp định giá lại theo từng đơn hàng thay vì theo cam kết khối lượng hằng năm.

Giá đơn vị cũng thay đổi theo cấp độ bìa, độ phức tạp của bản in, và cấu hình sóng theo những cách dễ bị bỏ qua khi so sánh hai báo giá của nhà cung cấp cạnh nhau. Một thùng carton hai lớp sóng được báo giá so với một lựa chọn thay thế một lớp sóng không phải là một so sánh giá tương đương trừ khi yêu cầu về độ bền nén cho chiều cao xếp chồng và tuyến vận chuyển của bạn thực sự cần đến hai lớp sóng. Hãy xác nhận thông số kỹ thuật đó có thực sự cần thiết trước khi coi một giá thấp hơn là một khoản tiết kiệm thực sự, và xác nhận điều đó dựa trên tuyến vận chuyển bạn thực sự sử dụng, vì một tuyến có nhiều điểm bốc dỡ hoặc thời gian lưu bãi dài hơn cần độ bền xếp chồng cao hơn một tuyến ngắn, trực tiếp.

Khấu hao khuôn in và bản in: chi phí ẩn trong một đơn hàng nhỏ

Khuôn cắt, bản in, và bất kỳ khuôn đúc riêng nào đều mang một chi phí một lần cần được phân bổ trên số lượng đơn vị sản xuất từ chúng. Một nhà cung cấp thường gộp khoản này vào giá đơn vị mà không tách riêng, nghĩa là giả định khấu hao là của họ, không phải của bạn, và thường mang tính lạc quan: phân bổ trên cả dự báo khối lượng của một năm thay vì khối lượng thực sự được xác nhận trên đơn hàng mua trước mặt bạn.

Hãy yêu cầu chi phí khuôn in và khối lượng khấu hao như các khoản mục riêng biệt. Một khuôn có giá 8.000 (theo đơn vị tiền tệ khuôn in) được khấu hao trên một đơn hàng xác nhận 40.000 đơn vị mang chi phí khuôn in 0,20 mỗi đơn vị. Cùng khuôn đó được khấu hao trên khối lượng hằng năm giả định của nhà cung cấp là 400.000 đơn vị chỉ mang 0,02. Nếu khối lượng đặt hàng thực tế của bạn thấp hơn khối lượng giả định, dù vì một mùa vụ kém hiệu quả hay một mối quan hệ với người mua kết thúc sau một chu kỳ, khoảng chênh lệch đó trở thành một chi phí thực doanh nghiệp phải gánh chịu chứ không phải một khoản tiết kiệm đã tích lũy được. Bất kỳ thay đổi định dạng nào, kể cả một bản chỉnh sửa thiết kế nhỏ đòi hỏi một bản in mới, cũng đặt lại đồng hồ này, đây là mối liên hệ với vấn đề hao mòn lỗi thời bên dưới.

Cước vận chuyển đầu vào không đều, và sự không đều đó tự nó là một chi phí

Cước vận chuyển bao bì hiếm khi đến dưới dạng một chi phí đều đặn trên mỗi thùng carton. Nó đến dưới dạng các container đầy hàng theo khoảng thời gian được ấn định bởi số lượng đặt hàng tối thiểu, lịch sản xuất của nhà cung cấp, và lịch trình tàu chạy của hãng tàu, không cái nào trong số đó được canh khớp với tốc độ tiêu thụ thực tế của nhà đóng gói. Chi phí cước trên mỗi thùng carton trên một container đầy và đúng thời điểm rất khác so với chi phí cước trên mỗi thùng carton trên một lô hàng lẻ khẩn cấp được đặt vì hàng tồn cạn sớm hơn dự kiến, và các nhà xuất khẩu chỉ mô hình hóa con số container đầy sẽ đánh giá thấp chi phí thực bằng cách bỏ qua các lô hàng khẩn cấp mà một mùa vụ thực tế thường đòi hỏi.

Hãy xây dựng dòng chi phí cước như một con số pha trộn: tổng chi tiêu cước bao bì trong cả mùa vụ chia cho tổng số thùng carton nhận được, không phải mức giá báo cho một container lý tưởng. Con số pha trộn này thường cao hơn đáng kể so với mức giá theo container đã báo, vì nó mang cả chi phí của những lô hàng không suôn sẻ cùng với những lô hàng suôn sẻ.

Lưu kho, hao mòn lỗi thời, và không gian bao bì chiếm dụng trước khi được sử dụng

Hàng bao bì nằm trong kho từ thời điểm cập bến cho đến thời điểm được đóng gói, và không gian đó có một chi phí ngay cả khi cơ sở thuộc sở hữu chứ không phải đi thuê, vì đó là không gian không dành cho hàng tồn kho sản phẩm hoặc cho bất cứ thứ gì khác tạo ra doanh thu. Một định dạng thùng carton được vận chuyển dưới dạng tấm phẳng cồng kềnh hơn, hoặc cần một đơn hàng tối thiểu lớn hơn để đạt mức giá ưu đãi của nhà cung cấp, chiếm dụng nhiều thể tích lưu kho hơn trong thời gian dài hơn, và chi phí lưu giữ đó thuộc về phần so sánh ngay cả khi không có hóa đơn nào nêu tên nó trực tiếp.

Hao mòn lỗi thời là phiên bản gay gắt hơn của cùng vấn đề. Khi một người mua thay đổi logo, mã vạch, khai báo trọng lượng tịnh, hoặc tuyên bố xuất xứ giữa mùa vụ, các thùng carton đã in sẵn trong kho trở nên không thể sử dụng và phải bị ghi giảm toàn bộ, vì bao bì đã in không thể tái sử dụng cho một thông số khác theo cách mà một định dạng chưa in đôi khi có thể. Một nhà đóng gói giữ sáu tuần tồn kho thùng carton đã in với một người mua có lịch sử thay đổi thiết kế giữa mùa vụ đang gánh một rủi ro thực, có thể định lượng được mà một nhà đóng gói giữ hai tuần tồn kho không phải gánh, và rủi ro đó mang một chi phí kỳ vọng ngay cả trước khi bất kỳ thay đổi cụ thể nào được công bố.

Hao hụt, hư hỏng, và chênh lệch nhân công giữa các định dạng

Các định dạng khác nhau về chi phí vận hành tại sàn nhà đóng gói, và đây thường là dòng ít được thấy nhất trong một so sánh bao bì vì nó thể hiện qua giờ công lao động và hao hụt thay vì một hóa đơn của nhà cung cấp. Một thùng carton cần dựng hình thủ công và dán băng keo chạy chậm hơn trên mỗi thùng so với một loại đã dán sẵn keo và bung thành hình, và ở mức lương của nhà đóng gói, chênh lệch đó tích lũy qua một mùa vụ thành một con số thực trên mỗi đơn vị. Một định dạng dễ bị nghiền dưới áp lực xếp chồng, hoặc một định dạng có độ bền sóng cận biên so với chiều cao pallet thực tế được dùng trên sàn thay vì chiều cao ghi trên giấy, tạo ra hư hỏng và làm lại mà một định dạng bền hơn, đôi khi đắt hơn, sẽ không tạo ra.

Không điều nào trong số này lộ ra nếu so sánh chỉ dừng lại ở giá đơn vị trên báo giá của nhà cung cấp. Nó lộ ra trong chính nhật ký hao hụt và thời gian làm lại của nhà đóng gói, đó là lý do nhật ký đó, chứ không phải hồ sơ mua hàng, mới là nơi để lấy con số thực trước khi chốt một quyết định định dạng. Một kỷ luật hữu ích là theo dõi hư hỏng và làm lại như một tỷ lệ phần trăm trên số thùng chạy mỗi ca cho từng định dạng đang sử dụng, ngay cả khi chỉ ghi chép không chính thức, để một lần đổi định dạng có thể được đánh giá dựa trên một mức nền thực tế thay vì một tuyên bố của nhà cung cấp về độ dễ xử lý.

Hệ quả về cước vận chuyển của một định dạng lấp đầy container kém

Đây là chi phí lớn nhất và thường bị bỏ sót nhất. Hai định dạng thùng carton mang cùng trọng lượng sản phẩm có thể khác biệt đáng kể về mức độ hiệu quả xếp chồng trên pallet và số pallet vừa trong một container, vì hiệu suất thể tích phụ thuộc vào diện tích đáy, chiều cao, và mức độ khớp gọn với kích thước bên trong container của thùng carton, chứ không phụ thuộc vào giá đơn vị chút nào. Một định dạng để lại khoảng trống trên pallet, hoặc buộc phải giảm chiều cao xếp chồng vì giới hạn độ nén, vận chuyển được ít đơn vị hơn trên mỗi container so với một định dạng được thiết kế để lấp đầy không gian, và hãng tàu tính phí theo container bất kể container đó đầy đến đâu.

Cách duy nhất để nhìn thấy điều này là so sánh trên chi phí mỗi kilogam đã vận chuyển thay vì chi phí mỗi thùng carton, gộp giá đơn vị đặt hàng, khuôn in đã khấu hao, cước pha trộn, chi phí lưu kho, và tỷ lệ hao hụt vào một tổng chi phí chia cho trọng lượng sản phẩm thực tế đã vận chuyển. Một thùng carton rẻ hơn nhưng lấp đầy container kém hơn 15 phần trăm so với lựa chọn thay thế có thể mất toàn bộ lợi thế về giá, và hơn thế nữa, một khi cước vận chuyển đầu ra trên mỗi kilogam được tính ngược lại, và đây chính xác là cái bẫy mà một so sánh chỉ dừng ở hóa đơn thùng carton không bao giờ bắt được.

Một ví dụ tính toán cụ thể qua cả một mùa vụ

Lấy hai định dạng thùng carton cho cùng một dòng nông sản, đặt hàng 100.000 đơn vị trong cả mùa vụ. Định dạng A báo giá 0,60 mỗi đơn vị; định dạng B, một định dạng cao hơn với độ lấp đầy container tốt hơn, báo giá 0,68. Chỉ tính riêng giá đơn vị, A trông rẻ hơn 8.000 trong cả mùa vụ.

Cộng thêm khuôn in: A cần một bản in mới cho thiết kế mùa này, 6.000 khấu hao trên đơn hàng 100.000, thêm 0,06 mỗi đơn vị. B tái sử dụng bản in của mùa trước, không thêm gì. Cộng thêm cước pha trộn: nhà cung cấp của A giao hàng từ một nhà máy có số lượng đặt hàng tối thiểu chặt hơn, tạo ra nhiều lô hàng lẻ hơn trong cả mùa vụ, pha trộn thành 0,09 mỗi đơn vị đã đến kho; dòng đơn hàng lớn hơn, ổn định hơn của B pha trộn thành 0,07. Cộng thêm lưu kho: các tấm phẳng cồng kềnh hơn của A chiếm dụng khoảng 20 phần trăm thể tích kho nhiều hơn cho cùng quy mô đơn hàng, thêm khoảng 0,02 mỗi đơn vị vào chi phí lưu giữ ước tính; B thêm 0,015. Tổng cộng chạy: A hiện ở mức 0,60 cộng 0,06 cộng 0,09 cộng 0,02, hay 0,77 đã đến kho và lưu trữ. B ở mức 0,68 cộng 0,07 cộng 0,015, hay 0,765, về cơ bản đã ngang bằng ngay cả trước khi tính đến độ lấp đầy container.

Giờ hãy gộp vào độ lấp đầy container, bước mà hầu hết các so sánh bỏ qua. Giả sử định dạng A vừa 1.800 đơn vị mỗi container so với 2.100 của B nhờ hình học xếp chồng tốt hơn của B, ở chi phí cước container 4.200. Đó là 2,33 mỗi đơn vị cước vận chuyển đầu ra cho A so với 2,00 cho B, thêm 0,33 nghiêng về phía B. Tổng chi phí thực: A ở mức khoảng 3,10 mỗi đơn vị đã vận chuyển; B ở mức khoảng 2,77. Định dạng trông rẻ hơn 0,08 trên báo giá của nhà cung cấp kết thúc mùa vụ đắt hơn khoảng 0,33 một khi khuôn in, sự không đều của cước vận chuyển, lưu kho, và độ lấp đầy container đều được tính vào, và khoảng chênh lệch đó gần như hoàn toàn do một yếu tố duy nhất, độ lấp đầy container, mà không so sánh giá đơn vị nào từng đưa ra ánh sáng.