Đọc một báo giá logistics: những mục nào thực sự biến động

Lưu kho: cơ sở tính giá và quy tắc kỳ lẻ

Lưu kho được tính phí theo một trong ba cơ sở: theo mỗi vị trí pallet, theo mỗi mét khối, hoặc đôi khi theo mỗi foot vuông không gian được phân bổ. Theo pallet là cơ sở phổ biến nhất cho hàng đã lên pallet và dễ mô hình hóa nhất, vì bạn có thể đếm pallet trực tiếp. Theo mét khối phù hợp với hàng thùng carton hỗn hợp hoặc không đều đặn, nơi số lượng pallet đánh giá thấp không gian thực sự sử dụng, nhưng nó đòi hỏi nhà cung cấp phải đo hoặc ước tính thể tích, điều này tạo ra một mục đáng kiểm tra trên hóa đơn thay vì chỉ tin vào báo giá.

Bản thân mức giá được niêm yết theo tuần hoặc theo tháng, và sự khác biệt giữa các nhà cung cấp thường nằm ít hơn ở con số niêm yết mà nhiều hơn ở cách một kỳ lẻ được tính. Một số nhà cung cấp tính theo ngày: một pallet nằm 10 ngày trong một tháng 30 ngày được tính một phần ba mức giá tháng. Những nhà cung cấp khác tính trọn một kỳ cho bất kỳ phần nào của kỳ đó: cùng pallet đó kích hoạt phí trọn tháng dù nằm 1 ngày hay 29 ngày. Đối với hàng luân chuyển nhanh, quay vòng trong một hoặc hai tuần, một nhà cung cấp tính trọn kỳ có thể đắt hơn 15 đến 20 phần trăm so với mức giá tháng niêm yết ngụ ý, chỉ đơn thuần từ cách làm tròn. Hãy hỏi rõ quy tắc tính kỳ lẻ, nó hiếm khi có trên bảng giá và gần như luôn nằm trong điều khoản hợp đồng.

Một chi tiết thứ hai đáng xác nhận: mức giá là theo vị trí pallet (một ô cố định, trống hay đầy) hay theo pallet thực sự được lưu kho. Một mức giá theo vị trí sẽ tính phí cho bạn ngay cả khi một ô trống giữa các đợt nhập hàng, điều này quan trọng nếu mô hình đặt hàng của bạn để lại khoảng trống.

Nhận hàng, xếp kho, và pick and pack: các mục gắn với sản lượng

Nhận hàng và xếp kho thường được tính phí theo mỗi pallet hoặc mỗi thùng carton khi nhập hàng, một khoản phí cố định cho việc dỡ hàng, đối chiếu với phiếu đóng gói, và xếp lên kệ. Mục này biến động trực tiếp theo tần suất nhập hàng: một chủ hàng nhận bốn lô hàng nhỏ mỗi tháng trả phí xử lý gấp bốn lần một chủ hàng gộp cùng khối lượng đó vào một lô duy nhất, ngay cả khi tổng số pallet nhập vào là như nhau. Gộp các lô hàng nhập nếu chuỗi cung ứng của bạn cho phép là một trong số ít đòn bẩy bạn còn kiểm soát được sau khi hợp đồng đã ký.

Pick and pack là nơi các báo giá phân kỳ nhiều nhất, vì nó được định giá theo hai cách khác nhau và các nhà cung cấp hiếm khi nói rõ cách nào áp dụng nếu không được hỏi. Định giá theo dòng hàng tính một khoản phí cho mỗi mã SKU riêng biệt được lấy vào một đơn hàng, bất kể số lượng: một đơn hàng 200 đơn vị của một SKU tốn cùng phí pick như một đơn hàng 5 đơn vị của cùng SKU đó. Định giá theo đơn vị tính phí trên mỗi món hàng được lấy, nên đơn hàng 200 đơn vị tốn gấp 40 lần đơn hàng 5 đơn vị.

Hai cách tính này có lợi cho hai hồ sơ khách hàng trái ngược nhau. Một chủ hàng gửi các đơn hàng bổ sung lớn, một SKU duy nhất, đến một số ít nhà phân phối muốn định giá theo dòng hàng, vì khoản phí giữ nguyên bất kể số lượng. Một chủ hàng hoàn tất nhiều đơn hàng nhỏ, nhiều SKU, mô hình điển hình của thương mại điện tử hoặc bán lẻ giao hàng trực tiếp, muốn định giá theo đơn vị, vì định giá theo dòng hàng sẽ tính một khoản phí riêng cho mỗi SKU trong mỗi đơn hàng nhỏ và tổng số cộng dồn rất nhanh. Không cách tính nào vốn dĩ rẻ hơn; thứ hạng phụ thuộc hoàn toàn vào mô hình đơn hàng của bạn, đó là lý do vì sao so sánh thực tế bên dưới chạy cùng hai báo giá đó qua hai hồ sơ khác nhau.

Mức tối thiểu đơn hàng và các dịch vụ giá trị gia tăng

Hầu hết các hợp đồng 3PL mang một khoản phí tối thiểu hàng tháng, đôi khi là một khoản phí tối thiểu cố định, đôi khi được cấu trúc như một số lượng pallet hoặc đơn hàng tối thiểu tính phí mà dưới mức đó bạn vẫn trả cho mức tối thiểu bất kể hoạt động thực tế. Mục này quan trọng nhất đối với một nhà xuất khẩu mới đang tăng dần sản lượng, hoặc một nhà xuất khẩu theo mùa có mùa thấp điểm kéo dài: một mức tối thiểu được thiết kế quanh dòng chảy trung bình ổn định có thể tốn kém hơn hoạt động thực tế trong nhiều tháng trước khi sản lượng bắt kịp. Hãy hỏi mức tối thiểu theo giá trị tiền tệ tuyệt đối, không chỉ dưới dạng công thức, và mô hình hóa nó theo tháng chậm nhất của bạn.

Các dịch vụ giá trị gia tăng (dán nhãn lại, đóng gói bộ, xếp lại pallet, kiểm tra chất lượng, ghi nhiệt độ cho chuỗi lạnh, chụp ảnh tài liệu) thường được niêm yết trên một bảng giá riêng, thường theo mỗi đơn vị hoặc mỗi giờ thay vì gộp vào mức giá cơ bản. Những mục này dễ bị đánh giá thấp tại thời điểm báo giá vì các ước tính sản lượng hiếm khi bao gồm số lượng đơn vị cần dán nhãn lại cho một khách hàng nhãn riêng hoặc bao nhiêu pallet cần xếp lại sau một container nhập hàng hỗn hợp. Nếu danh mục sản phẩm của bạn có bất kỳ yêu cầu đóng gói nhãn riêng hay theo yêu cầu của nhà bán lẻ, hãy lấy bảng giá dịch vụ giá trị gia tăng bằng văn bản trước khi ký, không phải như một bổ sung nói miệng.

Điều phối giao hàng, chứng từ, phí IT và tích hợp

Điều phối giao hàng (xếp hàng lên xe tải đi, tạo vận đơn, chuẩn bị chờ hãng vận chuyển đến lấy) thường là một khoản phí cố định theo mỗi lô hàng, và phí chứng từ (phiếu đóng gói, hỗ trợ chứng nhận xuất xứ, tạo hóa đơn thương mại) đôi khi đi kèm và đôi khi tính riêng theo từng chứng từ. Hãy hỏi liệu chứng từ có được gộp vào phí điều phối giao hàng hay tính riêng từng mục, vì một nhà cung cấp báo giá phí điều phối giao hàng thấp nhưng tính riêng từng chứng từ có thể cuối cùng tốn kém hơn mỗi lô hàng đi so với một nhà cung cấp báo giá gộp cao hơn.

Phí IT và tích hợp bao gồm kết nối giữa hệ thống quản lý đơn hàng hoặc ERP của bạn với hệ thống quản lý kho của nhà cung cấp, dù qua EDI, API, hay một cổng thủ công. Một số nhà cung cấp gộp việc tích hợp tiêu chuẩn vào quá trình onboarding mà không tính phí riêng; số khác tính một khoản phí thiết lập một lần cộng với một khoản phí nền tảng định kỳ hàng tháng bất kể sản lượng. Khoản phí nền tảng định kỳ là một chi phí cố định không giảm theo khi sản lượng của bạn giảm, điều này quan trọng khi so sánh chi phí thực tế trên mỗi đơn vị của một nhà xuất khẩu sản lượng thấp với một nhà xuất khẩu sản lượng cao dùng cùng một nhà cung cấp, vì khoản phí cố định đó được pha loãng trên nhiều đơn vị hơn đối với chủ hàng lớn hơn.

Điều khoản tăng giá hàng năm

Gần như mọi hợp đồng 3PL nhiều năm đều mang một điều khoản tăng cước hàng năm, một mức tăng tự động áp dụng vào mỗi kỷ niệm hợp đồng. Cơ chế thay đổi tùy nơi: một số gắn mức tăng với một chỉ số lạm phát được nêu tên (thường là một chỉ số giá tiêu dùng quốc gia hoặc một chỉ số lương liên quan đến lao động kho bãi), một số đặt một mức trần phần trăm cố định, và một số để lại cho đàm phán với một mức trần đã nêu. Điều khoản này hiếm khi xuất hiện trên báo giá niêm yết, nó nằm trong điều khoản hợp đồng, và nó cộng dồn: một mức tăng hàng năm 4 phần trăm trên một hợp đồng ba năm nâng mức cước hiệu dụng của bạn lên khoảng 12,5 phần trăm vào năm thứ ba ngay cả khi không có gì khác thay đổi.

Hai câu hỏi đáng hỏi trước khi ký: chỉ số hay công thức nào thiết lập mức tăng, và có mức trần hay không. Một nhà cung cấp sẵn sàng nêu tên một chỉ số cụ thể và giới hạn mức tăng đang cho bạn một con số bạn có thể mô hình hóa; một nhà cung cấp giữ quyền điều chỉnh cước theo ý mình khi gia hạn thì không, và sự mập mờ đó nên được định giá vào so sánh của bạn như một rủi ro, không phải bị bỏ qua chỉ vì nó không xuất hiện như một mục phí hôm nay.

So sánh thực tế: nơi thứ hạng đảo ngược

Hãy lấy hai báo giá cho cùng một tuyến. Nhà cung cấp A: lưu kho 3,50 mỗi pallet mỗi tuần (tính trọn kỳ, không tính theo ngày), nhận hàng 4 mỗi pallet, pick and pack 1,20 mỗi dòng hàng bất kể số lượng, điều phối giao hàng 15 mỗi lô hàng. Nhà cung cấp B: lưu kho 4,25 mỗi pallet mỗi tuần (tính theo ngày), nhận hàng 4 mỗi pallet, pick and pack 0,35 mỗi đơn vị được lấy, điều phối giao hàng 12 mỗi lô hàng.

Hồ sơ một: một chủ hàng bổ sung số lượng lớn vận chuyển 40 pallet mỗi tháng, mỗi pallet luân chuyển trong khoảng 10 ngày, và gửi 20 đơn hàng mỗi tháng trung bình một SKU và 150 đơn vị mỗi đơn. Lưu kho của Nhà cung cấp A, tính tay theo khoảng một phần ba mức giá tuần cho một kỳ lưu 10 ngày, thực tế lại tính trọn một tuần trở lên theo quy tắc kỳ trọn của nó, đạt gần 14 mỗi pallet mỗi tháng so với chi phí tính theo ngày thực tế gần 6,50 của Nhà cung cấp B. Nhưng pick and pack đảo ngược điều đó: Nhà cung cấp A tính 1,20 mỗi đơn hàng (một dòng mỗi đơn) cho 20 đơn hàng, tổng 24, trong khi Nhà cung cấp B tính 0,35 nhân 150 đơn vị nhân 20 đơn hàng, tức 1.050. Nhà cung cấp A thắng hồ sơ này rõ rệt một khi pick and pack chi phối hóa đơn, ngay cả khi mục lưu kho của họ trông tệ hơn khi đứng riêng.

Hồ sơ hai: một chủ hàng giao hàng trực tiếp vận chuyển cùng 40 pallet mỗi tháng nhưng hoàn tất 400 đơn hàng nhỏ trung bình 3 SKU và 4 đơn vị mỗi loại, 12 đơn vị mỗi đơn. Pick and pack của Nhà cung cấp A giờ chạy 3 dòng nhân 1,20 nhân 400 đơn hàng, tức 1.440. Nhà cung cấp B chạy 12 đơn vị nhân 0,35 nhân 400 đơn hàng, tức 1.680, vẫn cao hơn nhưng gần hơn nhiều, và mức phạt lưu kho tính trọn kỳ của Nhà cung cấp A trên các pallet luân chuyển nhanh đẩy tổng mục lưu kho của họ vượt mức tính theo ngày của Nhà cung cấp B với biên độ rộng hơn so với hồ sơ một, vì nhiều pallet trong số 40 pallet đó đang quay vòng hàng tuần thay vì nằm trọn cả tháng. Chạy cả hai tổng số và Nhà cung cấp B có thể vượt lên ở đây ngay cả khi họ thua hồ sơ một hoàn toàn. Bài học không phải là nhà cung cấp nào tốt hơn, mà là cùng hai bảng giá xếp hạng ngược nhau tùy vào cỡ đơn hàng và số SKU mỗi đơn, đó chính xác là lý do vì sao so sánh báo giá phải chạy lịch sử đơn hàng thực tế của bạn qua cả hai bảng giá thay vì chỉ nhìn lướt mức giá niêm yết.

Xây dựng so sánh của riêng bạn

Hãy lấy ba đầu vào từ hoạt động của chính bạn trước khi yêu cầu báo giá: số pallet lưu kho trung bình và số ngày trung bình mỗi pallet nằm lại (cho mục lưu kho), số đơn hàng trung bình mỗi tháng cùng số dòng hàng và đơn vị trung bình mỗi đơn (cho pick and pack), và số lô hàng nhập và xuất trung bình (cho nhận hàng, điều phối giao hàng, và chứng từ). Chạy bảng giá của mỗi báo giá ứng viên qua ba đầu vào đó thay vì so sánh mức giá niêm yết, và luôn hỏi quy tắc tính kỳ lẻ cùng công thức tăng giá bằng văn bản trước khi coi bất kỳ báo giá nào là cuối cùng. Một báo giá trông rẻ hơn 10 phần trăm trên giấy tờ có thể trở nên đắt hơn khi mô hình đơn hàng thực tế và các kỳ lưu lẻ của bạn chạy qua nó, và điều ngược lại cũng phổ biến không kém.