3PL, forwarder, NVOCC hay broker: ai làm việc gì

Năm vai trò, được định nghĩa bởi những gì mỗi bên nắm giữ

Một hãng vận chuyển (carrier) là bên trực tiếp di chuyển hàng hóa: một hãng tàu vận hành đội tàu, một hãng hàng không vận hành máy bay, hoặc một công ty vận tải đường bộ vận hành phương tiện. Hãng vận chuyển phát hành vận đơn gốc hoặc vận đơn hàng không, và là bên chịu trách nhiệm cuối cùng cho việc vận chuyển vật lý, theo chế độ trách nhiệm điều chỉnh phương thức đó (đối với vận tải đường biển, đó là một văn bản luật quốc gia thi hành Quy tắc Hague-Visby hoặc một công ước tương tự, tùy vào tuyến thương mại).

Một forwarder sắp xếp việc vận chuyển thay mặt chủ hàng: đặt chỗ với một hoặc nhiều hãng vận chuyển, gom hàng, điều phối chuỗi chứng từ, và hành động với tư cách đại lý. Một forwarder phát hành vận đơn nhà, chứng từ riêng của mình dẫn chiếu đến vận đơn chủ bên dưới, nhưng vì chỉ hành động nghiêm ngặt với tư cách đại lý nên nó không gánh trách nhiệm pháp lý ở mức của hãng vận chuyển đối với mất mát hay hư hỏng. Phạm vi trách nhiệm của forwarder thường chỉ giới hạn ở sự sơ suất của chính nó khi sắp xếp việc vận chuyển, chứ không phải giá trị của chính hàng hóa.

Một NVOCC, tức hãng vận chuyển chung không sở hữu tàu, nhìn bề ngoài giống một forwarder nhưng đứng ở phía bên kia của một ranh giới pháp lý. Nó ký hợp đồng với tư cách hãng vận chuyển: phát hành vận đơn của riêng mình như một chứng từ của hãng vận chuyển, gánh trách nhiệm pháp lý của hãng vận chuyển đối với khách hàng, và đến lượt mình lại giữ hợp đồng riêng, thường theo mức giá đàm phán theo khối lượng, với hãng tàu thực sự vận hành con tàu chở container đó. NVOCC hấp thụ rủi ro ở khâu giữa và định giá dựa trên rủi ro đó.

Một đại lý hải quan được một cơ quan hải quan quốc gia cấp phép để chuẩn bị và nộp tờ khai nhập khẩu hoặc xuất khẩu, tính toán và nộp thuế, và đại diện cho nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu đứng tên khai báo trong giao dịch với cơ quan đó. Nộp tờ khai hải quan mà không có giấy phép theo yêu cầu của quốc gia đó không phải là việc một forwarder hay một 3PL có thể làm chỉ vì họ cũng xử lý cả khâu vận tải.

Một 3PL, tức nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba, được định nghĩa bởi kho bãi và thực hiện đơn hàng: năng lực lưu kho theo hợp đồng, lấy và đóng gói hàng, quản lý tồn kho, và thường cả chặng giao hàng chặng cuối. Nhiều 3PL cũng làm forwarder hoặc giữ đăng ký NVOCC, nhưng đó là một chức năng thứ hai được đắp thêm lên trên phần cốt lõi là kho bãi, chứ không phải điều khiến một công ty trở thành 3PL ngay từ đầu.

Ai phát hành chứng từ nào, và vì sao đó là dấu hiệu nhận biết

Cách nhanh nhất để xác định bạn thực sự đang làm việc với vai trò nào là nhìn vào vận đơn mà bên đó phát hành, vì chứng từ này là một công cụ pháp lý, không phải giấy tờ hành chính. Vận đơn chủ (do hãng tàu phát hành) đến từ chính hãng tàu, làm bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển với bên đã đặt chỗ và cho việc đã nhận hàng, đồng thời có chức năng như một chứng từ sở hữu.

Vận đơn nhà đến từ một forwarder hoặc một NVOCC và nằm bên dưới vận đơn chủ. Khi được một forwarder thuần túy phát hành với tư cách đại lý, nó thường chỉ là một biên nhận không thể chuyển nhượng, dẫn chiếu các điều khoản của hãng vận chuyển, chứ không phải một hợp đồng vận chuyển độc lập. Khi được một NVOCC phát hành, đó là một vận đơn của hãng vận chuyển theo đúng nghĩa của nó: NVOCC đã ký hợp đồng trực tiếp với tư cách hãng vận chuyển với chủ hàng, tách biệt với bất kỳ hợp đồng nào nó giữ với hãng tàu bên dưới.

Một đại lý hải quan hoàn toàn không phát hành vận đơn. Đại lý này nộp tờ khai hải quan, thường theo một giấy ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền tương đương từ nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu đứng tên khai báo, và tạo ra bản tóm tắt tờ khai. Một 3PL, trong vai trò kho bãi của mình, phát hành một biên nhận kho hoặc hồ sơ tồn kho, một loại chứng từ khác hẳn, làm bằng chứng cho những gì đang được lưu giữ trong kho chứ không phải những gì đang trên đường vận chuyển.

Đây là lý do vì sao chứng từ mà một đối tác đưa cho bạn nói lên nhiều điều về vai trò pháp lý của họ hơn là bài chào hàng của họ. Vận đơn nhà của một forwarder và vận đơn nhà của một NVOCC có thể trông gần như giống hệt nhau trên trang giấy; sự khác biệt nằm trong phần chữ nhỏ về việc chế độ trách nhiệm pháp lý của ai áp dụng, và điều khoản đó chính là điều đáng đọc kỹ trước khi bạn ký.

Trách nhiệm pháp lý: ai thực sự trả tiền khi hàng hóa bị hư hỏng

Trách nhiệm pháp lý đi theo hợp đồng vận chuyển, và hợp đồng vận chuyển đi theo vận đơn. Nếu vận đơn chủ của hãng vận chuyển điều chỉnh, trách nhiệm pháp lý của hãng tàu áp dụng, thường được giới hạn theo bất kỳ công ước nào mà vận đơn của tuyến thương mại đó áp dụng, và các khiếu nại được xử lý qua hãng vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm của hãng.

Nếu một NVOCC phát hành vận đơn của riêng nó, NVOCC chính là hãng vận chuyển đối với chủ hàng, chịu trách nhiệm theo các điều khoản của chính vận đơn đó, và đến lượt mình theo đuổi hãng tàu bên dưới một cách riêng biệt nếu tổn thất xảy ra trên chặng của hãng tàu đó. Chủ hàng không cần phải trực tiếp đòi hãng tàu; NVOCC là bên chịu trách nhiệm đầu tiên.

Một forwarder thuần túy chỉ hành động với tư cách đại lý là một câu chuyện khác. Trách nhiệm pháp lý của forwarder thường chỉ giới hạn ở tổn thất do chính sự sơ suất của họ gây ra, chẳng hạn đặt sai dịch vụ hoặc bỏ lỡ thời hạn chứng từ, chứ không phải giá trị hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển bởi hãng vận chuyển. Nhiều forwarder cũng đưa ra lựa chọn, với một khoản phí bổ sung, để chấp nhận trách nhiệm pháp lý ở mức hãng vận chuyển theo một vận đơn nhà, điều này về bản chất có nghĩa là họ đang hành động như một NVOCC cho lô hàng đó dù không dùng thuật ngữ đó.

Trách nhiệm pháp lý của một đại lý hải quan còn hẹp hơn nữa và mang tính quản lý nhà nước hơn là liên quan đến hàng hóa: các hình phạt thường gắn với lỗi khai báo, phân loại sai, hoặc khai sai trị giá, đổ lên đại lý, nhà nhập khẩu đứng tên khai báo, hoặc cả hai tùy theo khu vực pháp lý và điều khoản hợp đồng dịch vụ. Trách nhiệm pháp lý của một 3PL đối với hàng hóa trong kho của nó thường do chính điều khoản trách nhiệm pháp lý trong hợp đồng kho bãi quy định, thường được giới hạn ở một mức khiêm tốn tính trên mỗi đơn vị hoặc mỗi trọng lượng, trừ khi nhà xuất khẩu đã mua thêm bảo hiểm hàng hóa cho hàng đang lưu kho.

Mỗi bên được trả tiền như thế nào

Một hãng vận chuyển được trả cước phí: mức giá cho việc di chuyển container, tấn, hoặc kilôgam, được báo giá và xuất hóa đơn dựa trên vận đơn chủ. Một NVOCC mua năng lực vận chuyển đó theo mức giá đàm phán của riêng mình và bán lại cho chủ hàng theo mức giá báo của riêng mình, với biên lợi nhuận nằm trong khoảng chênh lệch giữa hai mức giá đó; đây là lý do vì sao giá của NVOCC trên một tuyến nhất định thực sự có thể rẻ hơn việc đặt trực tiếp với hãng tàu, đặc biệt với một chủ hàng không có đủ khối lượng để đàm phán mức giá hợp đồng cho riêng mình.

Một forwarder thuần túy thường được trả một khoản phí dịch vụ cho việc sắp xếp vận chuyển, chứng từ và điều phối, dưới dạng phí xử lý cố định hoặc một khoản chênh lệch cộng vào cước phí mà họ chuyển tiếp. Một đại lý hải quan được trả một khoản phí khai báo cho mỗi tờ khai, đôi khi kèm thêm phí ứng trước nếu họ tạm ứng tiền thuế. Một 3PL được trả trên cơ sở kho bãi và thực hiện đơn hàng: phí lưu kho theo pallet hoặc theo mét vuông mỗi kỳ, cộng phí xử lý, lấy và đóng gói theo từng đơn vị, được cấu trúc như một hợp đồng dài hạn thay vì một khoản phí theo từng lô hàng.

Khi một công ty duy nhất nắm giữ nhiều chức năng trong số này, hóa đơn thường gộp chung tất cả lại, và chính sự gộp chung đó là nơi các vai trò trở nên mờ nhạt trong nhận thức của khách hàng: một hóa đơn kết hợp cước vận chuyển cộng thủ tục hải quan cộng kho bãi không có nghĩa là ranh giới trách nhiệm pháp lý và giấy phép bên dưới đã hòa làm một, mà chỉ có nghĩa là việc lập hóa đơn đã gộp lại.

Khi một công ty đội nhiều chiếc mũ, và vì sao điều đó quan trọng cho việc truy đòi

Việc một nhà cung cấp duy nhất vừa là đại lý hải quan được cấp phép, vừa giữ đăng ký NVOCC, vừa vận hành kho riêng theo một thỏa thuận 3PL, tất cả trong một mối quan hệ thương mại, là điều phổ biến, không phải ngoại lệ. Sự hợp nhất đó thực sự hữu ích cho một chủ hàng muốn có một đầu mối liên hệ duy nhất. Rủi ro nằm ở việc giả định rằng vì một công ty xử lý mọi thứ, nên một bộ điều khoản và một chuẩn trách nhiệm pháp lý bao trùm tất cả những gì họ làm.

Không phải vậy. Mỗi chức năng mà công ty đó thực hiện vẫn nằm dưới hợp đồng riêng và chế độ trách nhiệm pháp lý riêng của nó: vận đơn NVOCC điều chỉnh chặng đường biển, thỏa thuận kho bãi điều chỉnh bất cứ thứ gì nằm trong kho của công ty đó, và việc khai báo hải quan nằm dưới các quy định quản lý riêng biệt với cả hai điều trên. Việc một nhà cung cấp thất bại ở một chặng (chẳng hạn lỡ thời hạn khai báo hải quan) không tự động khiến họ chịu trách nhiệm cho hư hỏng xảy ra ở chặng đường biển theo một điều khoản hoàn toàn khác, và ngược lại.

Hệ quả thực tiễn cho việc truy đòi: khi có sự cố với một nhà cung cấp đa dịch vụ, hãy xác định chức năng nào đang hoạt động tại thời điểm xảy ra sự cố và lấy ra đúng chứng từ và điều khoản hợp đồng điều chỉnh chức năng đó, thay vì coi mối quan hệ đó là một dịch vụ đơn nhất không phân biệt. Trang điều khoản dịch vụ chung của một nhà cung cấp hiếm khi là chứng từ có giá trị quyết định cho một khiếu nại về hàng hóa; vận đơn, giấy ủy quyền hải quan, và thỏa thuận kho bãi mỗi thứ đều là chứng từ đó, cho phần riêng của nó trong chuỗi cung ứng.

Một nhà xuất khẩu thực sự cần ai, theo sản lượng

Một nhà xuất khẩu chỉ thỉnh thoảng gửi từng container đơn lẻ, không cần lưu kho trong nước, thường chỉ cần một forwarder để đặt chỗ và làm chứng từ, và một đại lý hải quan tại điểm đến cho tờ khai nhập khẩu; hai vai trò này có thể là, và thường là, cùng một công ty đội hai chiếc mũ được cấp phép, nhưng hãy kiểm tra rằng giấy phép khai báo thực sự tồn tại chứ đừng mặc định.

Một nhà xuất khẩu có sản lượng đều đặn nhưng khiêm tốn trên một tuyến, không đủ quy mô để tự đàm phán mức giá hợp đồng với hãng tàu, thường được phục vụ tốt hơn bởi một NVOCC: sức mua gộp thường vượt qua những gì một chủ hàng nhỏ có thể tự đàm phán, và vận đơn của chính NVOCC mang lại một điểm trách nhiệm pháp lý trực tiếp, duy nhất của hãng vận chuyển thay vì phải chuyển mọi khiếu nại qua một đại lý.

Một nhà xuất khẩu cần lưu kho trong nước, dù là để chứa hàng trước các đợt vận chuyển cao điểm mùa thu hoạch, giữ hàng đệm cho một khách hàng bán lẻ, hay thực hiện đơn hàng cho một kênh bán trực tiếp, cần một 3PL cho chính việc kho bãi, và có thể bổ sung dịch vụ forwarder hoặc NVOCC từ cùng nhà cung cấp đó hoặc từ một nhà cung cấp khác tùy vào việc bộ phận vận tải của 3PL có cạnh tranh trên tuyến đó hay không.

Một chủ hàng khối lượng lớn, đủ sức đàm phán hợp đồng dịch vụ trực tiếp với hãng tàu, có thể không cần một NVOCC chút nào, đặt chỗ trực tiếp với hãng tàu và chỉ dùng một forwarder cho chứng từ và điều phối với mức phí dịch vụ thấp hơn, vì biên lợi nhuận của NVOCC không còn đáng trả một khi khối lượng của chính chủ hàng đã đạt được cùng bậc giá.

Ví dụ minh họa: cái giá phải trả cho lựa chọn sai

Xét một nhà xuất khẩu gửi một container thực phẩm đóng gói theo điều khoản thanh toán mà người mua thanh toán khi xuất trình một vận đơn sạch. Nhà xuất khẩu đặt chỗ qua một công ty tự quảng bá là nhà cung cấp dịch vụ logistics trọn gói nhưng, đối với lô hàng đó, lại đang hành động như một forwarder thuần túy thay vì một NVOCC, và không tiết lộ sự khác biệt này.

Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển do xử lý sai tại một cảng trung chuyển. Nhà xuất khẩu nộp khiếu nại với forwarder, kỳ vọng bảo hiểm của forwarder sẽ chi trả tổn thất theo cách bảo hiểm của một hãng vận chuyển sẽ làm. Vì forwarder chỉ phát hành một biên nhận nhà không thể chuyển nhượng với tư cách đại lý và không chấp nhận trách nhiệm pháp lý ở mức hãng vận chuyển, quyền truy đòi thực sự của nhà xuất khẩu lại hướng đến hãng tàu bên dưới được nêu tên trên vận đơn chủ, một bên mà nhà xuất khẩu chưa bao giờ trực tiếp ký hợp đồng và không có mối quan hệ hay quy trình khiếu nại đã đàm phán từ trước.

Theo đuổi khiếu nại đó mất nhiều thời gian hơn đáng kể, mức giới hạn trách nhiệm pháp lý của hãng vận chuyển theo công ước áp dụng được tính theo mỗi kiện hoặc mỗi kilôgam và trong ví dụ minh họa này chỉ bằng một phần nhỏ so với giá trị hóa đơn thương mại, và nhà xuất khẩu phải tự gánh phần chênh lệch. Nếu cùng lô hàng đó được vận chuyển theo vận đơn của một NVOCC thay vào đó, với cùng hãng tàu thực hiện việc vận chuyển vật lý, hợp đồng vận chuyển của nhà xuất khẩu đã chạy trực tiếp đến NVOCC, với một quy trình khiếu nại duy nhất và một chuẩn trách nhiệm pháp lý được thiết lập ngay tại thời điểm đặt chỗ thay vì bị phát hiện sau khi sự việc đã xảy ra. Mức cước cho dịch vụ NVOCC trên tuyến đó trong ví dụ này chỉ cao hơn một chút so với mức giá chuyển tiếp của forwarder, một chi phí không đáng kể so với giá trị hàng hóa mà nó lẽ ra đã bảo vệ được.