Bản dịch có hỗ trợ máy, đang được rà soát.
Xuất khẩu và logistics
Đại lý giao nhận vận tải làm gì, và không làm gì
Nhà xuất khẩu chỉ từng làm việc với một đại lý giao nhận vận tải thường mặc định vai trò này giống nhau ở mọi nơi: đặt container, đưa hàng đến nơi. Trên thực tế, đại lý giao nhận vận tải là một trung gian đứng giữa bạn và nhiều bên khác mà họ không kiểm soát, và hình thái của mối quan hệ đại lý đó quyết định bạn có thể quy trách nhiệm cho họ đến đâu khi lô hàng gặp sự cố. Hướng dẫn này trình bày phạm vi công việc thực tế, giới hạn thẩm quyền của họ ở đâu, và những thông tin cụ thể mà một đại lý giao nhận cần từ bạn trước khi báo giá có ý nghĩa.
Thông tin chính
- Đại lý giao nhận vận tải đặt chỗ, gom hàng, phát hành vận đơn nhà và sắp xếp các chặng từ kho đến cảng và từ cảng đến kho, nhưng đó là một đại lý trung gian, không phải bên vận hành tàu.
- Sự khác biệt giữa vận đơn nhà và vận đơn chủ quyết định bạn có thể khiếu nại ai: hợp đồng của bạn là với đại lý giao nhận trên vận đơn nhà, còn hợp đồng riêng của đại lý giao nhận với hãng vận chuyển nằm trên vận đơn chủ mà bạn không bao giờ thấy.
- Điều khoản giao dịch tiêu chuẩn được hầu hết các hiệp hội giao nhận vận tải quốc gia áp dụng giới hạn trách nhiệm ở một mức cố định trên mỗi kilogram, thường chỉ bằng một phần nhỏ giá trị hàng hóa, trừ khi bạn đã khai báo giá trị cao hơn riêng hoặc mua bảo hiểm hàng hóa.
- Đại lý giao nhận không kiểm soát lịch tàu, việc hủy chuyến hay dồn chuyến, và không chịu trách nhiệm về các khoản phụ phí do hãng vận chuyển áp đặt mà họ không đặt ra, ngay cả khi họ là bên báo tin xấu đó.
- Những câu hỏi phân biệt một đại lý giao nhận có năng lực với một đơn vị bán lại chỗ tàu là về việc ai thực sự kiểm soát lô hàng: giấy phép NVOCC của chính họ, hợp đồng trực tiếp với hãng vận chuyển, việc phát hành vận đơn nhà, và các đối tác gom hàng được nêu tên tại điểm đến.
Phạm vi công việc cốt lõi
Công việc của một đại lý giao nhận vận tải bắt đầu trước khi có đặt chỗ. Họ tìm và đặt chỗ với hãng vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không thay bạn, hoặc theo mức giá hợp đồng riêng của họ, hoặc bằng cách gom hàng của bạn với hàng của các chủ hàng khác thành container hoặc lô hàng đủ tải mà một chủ hàng đơn lẻ không thể lấp đầy. Việc gom hàng thường là nơi biên lợi nhuận của đại lý giao nhận nằm ở đó: họ mua chỗ theo giá sỉ và bán lại theo phần nhỏ hơn, đó cũng là lý do vì sao mức giá hàng lẻ (less-than-container-load) từ một đại lý giao nhận có thể rẻ hơn mức giá nguyên container mà bạn nhận được khi hỏi trực tiếp hãng vận chuyển cho một khối lượng nhỏ.
Sau khi hàng được đặt chỗ, đại lý giao nhận phát hành vận đơn nhà (hoặc vận đơn hàng không nhà) của chính họ cho bạn với tư cách người gửi hàng, sắp xếp chặng vận chuyển trước từ nhà máy hoặc nhà đóng gói của bạn đến cảng hoặc sân bay xếp hàng, và sắp xếp chặng vận chuyển sau từ cảng hoặc sân bay dỡ hàng đến tận cửa người nhận hàng nếu điều khoản mua bán yêu cầu. Họ chuẩn bị và nộp bộ chứng từ xuất khẩu phù hợp với phương thức và mặt hàng liên quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ khi cần, và các chứng nhận riêng theo mặt hàng mà họ được chỉ định chuyển tiếp, dù bản thân họ không phát hành chứng nhận kiểm dịch thực vật, chứng nhận y tế hay halal; những chứng từ đó đến từ cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức chứng nhận được công nhận, còn đại lý giao nhận chỉ xử lý phần thủ tục giấy tờ xung quanh chúng.
Một đại lý giao nhận cũng sẽ sắp xếp bảo hiểm hàng hóa khi được chỉ định, và điều phối việc thông quan hải quan thông qua một đại lý khai thuê có giấy phép, dù là bộ phận khai thuê nội bộ của chính họ hay một đối tác tương ứng tại điểm đến. Điều phối chính là từ then chốt: ở hầu hết các thẩm quyền, tờ khai hải quan phải được nộp bởi một đại lý khai thuê có giấy phép hoặc người nhập khẩu chịu trách nhiệm chính, và một đại lý giao nhận không có giấy phép đó đang chuyển hồ sơ cho bên có giấy phép, chứ không tự khai báo dưới thẩm quyền của mình.
Những gì đại lý giao nhận không phải, và không kiểm soát
Đại lý giao nhận vận tải không phải là hãng vận chuyển. Họ không sở hữu hay vận hành tàu, máy bay, hay trong hầu hết trường hợp, xe tải thực hiện chặng vận chuyển trước và sau; họ ký hợp đồng thuê năng lực từ các bên làm điều đó. Sự khác biệt này không phải chỉ mang tính lý thuyết. Khi một tàu bị trễ, một bến cảng ùn tắc, hoặc một hãng vận chuyển tuyên bố hủy chuyến và bỏ qua toàn bộ một cảng trong tuyến, đại lý giao nhận đang chuyển tiếp thông tin họ nhận được từ hãng vận chuyển, chứ không phải người ra quyết định. Một đại lý giao nhận có quan hệ tốt với hãng vận chuyển đôi khi có thể giúp container của bạn được ưu tiên hơn một lô hàng bị dồn chuyến, nhưng họ không thể buộc hãng vận chuyển chạy đúng lịch.
Ví dụ minh họa: một nhà đóng gói đặt một container lạnh 20 feet cho chuyến tàu thứ Sáu, báo giá với thời gian vận chuyển 45 ngày đến một cảng vùng Vịnh. Hãng vận chuyển dồn đặt chỗ sang tàu tuần sau vì bán quá chỗ, một quyết định do hãng vận chuyển tự đưa ra theo điều khoản đặt chỗ riêng của họ. Đại lý giao nhận biết được điều này từ luồng dữ liệu EDI của hãng vận chuyển gần như cùng lúc với thời điểm chủ hàng biết được nếu theo dõi trực tiếp cổng thông tin của hãng vận chuyển. Đại lý giao nhận có thể thúc đẩy, đặt lại chỗ, hoặc tìm chỗ thay thế, nhưng họ không gây ra việc dồn chuyến và thường không chịu trách nhiệm theo hợp đồng về chi phí phát sinh do lỡ cửa sổ thị trường.
Các khoản phụ phí cũng theo logic tương tự. Phụ phí mùa cao điểm, hệ số điều chỉnh nhiên liệu, và mức tăng giá chung do hãng vận chuyển đặt ra, hoặc ở một số tuyến, do các liên minh hãng vận chuyển đặt ra, chứ không phải do đại lý giao nhận. Một đại lý giao nhận báo giá một tuần trước khi mức tăng giá chung có hiệu lực sẽ không tự bù khoản tăng đó vào biên lợi nhuận của mình trừ khi báo giá của họ có ghi rõ khóa giá trong một khoảng thời gian hiệu lực nêu rõ. Hãy đọc thời hạn hiệu lực của báo giá trước khi coi bất kỳ mức cước nào là cố định.
Vận đơn nhà và vận đơn chủ, và vì sao nó quyết định bạn kiện được ai
Khi một đại lý giao nhận gom hàng của bạn với hàng của các chủ hàng khác vào một container, có hai vận đơn tồn tại cho container đó. Hãng vận chuyển phát hành vận đơn chủ cho đại lý giao nhận (hoặc cho đại lý ở nước ngoài của chính đại lý giao nhận, hoạt động với tư cách NVOCC của đại lý giao nhận), nêu tên đại lý giao nhận là người gửi hàng chính thức cho toàn bộ container. Đến lượt mình, đại lý giao nhận phát hành vận đơn nhà cho bạn, nêu tên bạn là người gửi hàng và người nhận hàng thực tế của bạn là bên nhận.
Hợp đồng vận chuyển của bạn là với đại lý giao nhận, theo các điều khoản in trên vận đơn nhà, chứ không phải với hãng vận chuyển đường biển. Nếu hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hàng khi dỡ, hoặc giao nhầm, khiếu nại của bạn nhắm đến đại lý giao nhận với tư cách bên bạn đã ký hợp đồng, còn quyền truy đòi riêng của đại lý giao nhận đối với hãng vận chuyển nằm trên một hợp đồng khác mà bạn không phải là bên tham gia. Điều này quan trọng trên thực tế khi xảy ra tranh chấp: bạn không thể bỏ qua đại lý giao nhận để khiếu nại trực tiếp với hãng vận chuyển được nêu tên trên vận đơn chủ, vì bạn không có hợp đồng với hãng vận chuyển đó, và hãng vận chuyển không có nghĩa vụ nào với bạn.
Điều này cũng quan trọng đối với quyền kiểm soát hàng hóa. Chỉ bên nắm giữ vận đơn nhà bản gốc (hoặc được nêu tên theo thỏa thuận giải phóng bằng telex hay vận đơn đường biển không lưu thông) mới có thể chỉ định giải phóng hàng tại điểm đến. Nếu người mua chưa thanh toán và bạn đang giữ vận đơn nhà theo một thư tín dụng hoặc nhờ thu chứng từ, đại lý giao nhận không thể giải phóng container cho người mua nếu không có vận đơn đó bất kể vận đơn chủ ghi gì, vì chính chỉ thị giải phóng của đại lý giao nhận tới đại lý tại điểm đến mới thực sự kích hoạt việc giao hàng.
Trách nhiệm thực sự nằm ở đâu, và vì sao nó bị giới hạn
Hầu hết các hiệp hội giao nhận vận tải quốc gia và khu vực công bố điều khoản và điều kiện giao dịch tiêu chuẩn, và phần lớn đại lý giao nhận giao dịch theo một phiên bản của các điều khoản đó thay vì đàm phán điều khoản riêng cho từng lô hàng. Các điều khoản này thường giới hạn trách nhiệm của đại lý giao nhận ở một mức cố định trên mỗi kilogram hàng bị ảnh hưởng, một con số thấp hơn nhiều so với giá trị thương mại của phần lớn hàng nông sản thực phẩm và hàng đóng gói. Một pallet cà phê đặc sản hoặc một container tôm đông lạnh có thể có giá trị gấp nhiều lần số tiền mà điều khoản tiêu chuẩn sẽ chi trả nếu bị mất hoặc hư hỏng trong quá trình đại lý giao nhận quản lý.
Ví dụ minh họa: điều khoản tiêu chuẩn giới hạn trách nhiệm ở một mức cố định thấp trên mỗi kilogram, áp dụng cho một pallet 1.000 kilogram, cho ra khoản bồi thường chỉ vài trăm đô la, bất kể pallet đó thực tế mang theo hàng nghìn đô la sản phẩm. Khoảng cách giữa mức giới hạn đó và giá trị thực tế chính là lý do bảo hiểm hàng hóa tồn tại như một khoản mua riêng, và vì sao việc khai báo giá trị cao hơn cho đại lý giao nhận, khi điều khoản của họ cho phép, hoặc mua bảo hiểm hàng hóa hàng hải mọi rủi ro qua một môi giới hoặc nhà bảo hiểm, là điều đáng làm với bất kỳ lô hàng nào mà mức giới hạn không đủ gần để bù đắp một tổn thất toàn bộ.
Mức giới hạn này nhìn chung áp dụng cho sự sơ suất của chính đại lý giao nhận trong vai trò đại lý: xử lý sai, định tuyến sai, hoặc lỗi chứng từ khiến lô hàng bị giữ lại. Nó không mở rộng để biến đại lý giao nhận thành người bảo hiểm cho hiệu suất của hãng vận chuyển, và không bao gồm các sự kiện bất khả kháng, khiếm khuyết vốn có của hàng hóa, hoặc tổn thất mà đại lý giao nhận có thể truy về các chỉ thị bạn đã đưa cho họ. Hãy hỏi bất kỳ đại lý giao nhận nào họ giao dịch theo phiên bản điều khoản của hiệp hội nào, và đọc điều khoản trách nhiệm trước khi mặc định một kỳ vọng thương mại tiêu chuẩn được áp dụng.
Những gì một đại lý giao nhận cần từ bạn để báo giá chính xác
Một báo giá dựa trên thông tin không đầy đủ không phải là báo giá thực sự, đó là một con số tạm thời sẽ bị điều chỉnh khi đại lý giao nhận có chi tiết hàng hóa thực tế, thường là tăng lên. Ở mức tối thiểu, một đại lý giao nhận cần biết mặt hàng và mã HS của nó, khối lượng gộp và khối lượng tịnh, kích thước hoặc thể tích để tính khối lượng chịu cước theo thể tích hoặc trọng lượng tính cước, liệu hàng có nguy hiểm, dễ hỏng, hay cần kiểm soát nhiệt độ hay không, Incoterm chi phối hợp đồng mua bán, và điểm xuất phát cùng điểm đến chính xác kể cả liệu một trong hai có phải là địa điểm nội địa cần vận chuyển bằng xe kéo hay không.
Trọng lượng tính cước quan trọng hơn nhiều chủ hàng nghĩ. Cước vận chuyển đường biển thường được tính theo thể tích (CBM) khi lô hàng nhẹ và cồng kềnh, còn cước hàng không được tính theo mức nào cao hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng theo thể tích dựa trên hệ số quy đổi kích thước của hãng vận chuyển. Một pallet vật liệu đóng gói hoặc thùng rỗng có thể tính giá theo thể tích từ rất lâu trước khi chạm giới hạn trọng lượng thực tế, và một đại lý giao nhận báo giá chỉ dựa trên con số trọng lượng, không có kích thước, đang đoán mò khoản phí theo thể tích.
Riêng đối với hàng cần kiểm soát nhiệt độ, một đại lý giao nhận cần biết nhiệt độ vận chuyển yêu cầu, đó là dải nhiệt độ mát hay đông lạnh, bất kỳ yêu cầu khí quyển kiểm soát hay độ ẩm nào, và hạn sử dụng dự kiến của mặt hàng so với thời gian vận chuyển được báo giá. Một đặt chỗ container lạnh được báo giá mà không nêu điểm cài đặt nhiệt độ không phải là một đặt chỗ có thể sử dụng, đó là một dự đoán mà bộ phận vận hành của đại lý giao nhận sẽ phải truy tìm trước khi container thực sự có thể được xếp hàng.
Những câu hỏi phân biệt một đại lý giao nhận có năng lực với một đơn vị bán lại chỗ tàu
Hãy hỏi liệu đại lý giao nhận có phát hành vận đơn nhà của chính họ hay đang chuyển hàng của bạn cho một đại lý giao nhận khác phát hành vận đơn nhà thay. Một đại lý giao nhận bán lại việc gom hàng của một đại lý giao nhận khác thêm một lớp trung gian giữa bạn và bên thực sự kiểm soát container, và một khiếu nại hoặc một chỉ thị giải phóng khẩn cấp giờ phải đi qua hai trung gian thay vì một.
Hãy hỏi liệu đại lý giao nhận có giữ mức giá hợp đồng trực tiếp với các hãng vận chuyển trên tuyến của bạn hay đang mua chỗ từ một đơn vị gom hàng khác theo cơ sở giao ngay. Năng lực hợp đồng trực tiếp thường trụ vững hơn trong các giai đoạn thiếu chỗ và mùa cao điểm so với phần bổ trí giao ngay được bán lại, đó là năng lực đầu tiên mà một hãng vận chuyển rút lại khi một chuyến tàu bị bán quá chỗ.
Hãy hỏi ai là đại lý hoặc đối tác được nêu tên của đại lý giao nhận tại điểm đến, và liệu đối tác đó có phải là văn phòng sở hữu hoàn toàn, một đại lý độc quyền lâu năm, hay một đối tác tương ứng chọn riêng cho lô hàng này một lần. Một đại lý giao nhận có đối tác điểm đến đã thiết lập thường có thể giải quyết các vụ giữ hàng hải quan và sự cố giao hàng nhanh hơn một đại lý đang ứng biến với một đầu mối điểm đến lần đầu tiên. Và hãy hỏi trực tiếp điều khoản giao dịch và mức giới hạn trách nhiệm nào áp dụng, và liệu đại lý giao nhận có thể báo giá bảo hiểm hàng hóa như một khoản mục riêng thay vì để bạn tự tìm nguồn riêng. Một đại lý giao nhận trả lời tất cả những điều này một cách cụ thể, thay vì bằng những lời trấn an chung chung, là bên thực sự kiểm soát lô hàng họ đang báo giá.
Công cụ tính CBM
Tính thể tích và trọng lượng chịu cước mà một đại lý giao nhận sẽ dùng để báo giá.
Dịch vụ liên quan
Thử ngay trong lần đóng gói tiếp theo
Hãy ghi nhận một lần nhập hàng và một lần đóng gói ngay trên điện thoại và xem packout cùng truy xuất nguồn gốc tự vận hành.
Bắt đầu