Những gì cần đưa vào một RFQ gửi cho 3PL

Hồ sơ khối lượng: đưa ra một khoảng số, không phải một phỏng đoán được khoác áo sự thật

Một 3PL định giá kho bãi, nhân công và thiết bị dựa trên khối lượng của bạn, và định giá dựa trên hình dạng của khối lượng đó, chứ không chỉ tổng số hàng năm. Nêu rõ sản lượng thông qua hàng năm, tỷ lệ chia theo tháng thể hiện tính mùa vụ, và tuần cao điểm tách riêng khỏi tháng cao điểm, vì một nhà cung cấp bố trí nhân sự và slot kho cho tuần tệ nhất mà họ sẽ gặp, chứ không phải tuần trung bình.

Ví dụ minh họa, trình bày dưới dạng văn xuôi thay vì bảng biểu: một nhà đóng gói cỡ trung xuất 18.000 pallet mỗi năm. Từ tháng Một đến tháng Tư gần như phẳng, khoảng 900 pallet mỗi tháng. Từ tháng Năm đến tháng Tám, mùa thu hoạch, chiếm 60 phần trăm khối lượng cả năm, đỉnh điểm 4.200 pallet trong tuần cao nhất của tháng Bảy. Từ tháng Chín đến tháng Mười Hai giảm xuống còn 700 đến 1.100 pallet mỗi tháng. Hồ sơ đơn hàng đằng sau khối lượng đó là 40 đơn xuất mỗi tuần trong mùa thấp điểm, tăng lên 260 đơn mỗi tuần vào cao điểm, trung bình 6 dòng hàng mỗi đơn, thấp nhất là 2 và cao nhất là 30 đối với các đơn bán lẻ gộp. Đó là một hồ sơ khối lượng có thể dùng được: một nhà cung cấp đọc nó có thể bố trí nhân công và sức chứa slot cho tháng Bảy mà không cần hỏi lại.

Sai lầm tốn kém nhất trong phần này là nộp một con số đơn lẻ đầy tự tin rồi hóa ra sai sau khi đã ký hợp đồng. Nếu tuần cao điểm tháng Bảy của bạn có thể là 3.000 pallet hoặc có thể là 4.500 tùy vào một vụ thu hoạch chưa diễn ra, hãy nêu khoảng số đó và lý do, thay vì chọn con số giữa và trình bày như một điều chắc chắn. Một nhà cung cấp định giá theo một sự chắc chắn giả sẽ hoặc xây dựng một khoản đệm biên lợi nhuận mà bạn phải trả mỗi tháng, hoặc định giá sát và sau đó áp phụ phí mùa cao điểm khi con số thực nằm ngoài khoảng họ đã giả định. Một khoảng số đã nêu mà họ có thể lập kế hoạch năng lực dự phòng dựa vào rẻ hơn cho bạn trong suốt hợp đồng so với một ước tính điểm sai lệch.

Hồ sơ sản phẩm: điều gì khiến hàng của bạn khó xử lý khác biệt

Hạng nhiệt độ quyết định cả cơ sở mà một nhà cung cấp thậm chí có thể đưa ra lẫn bảng giá áp dụng cho nó: khô, mát, đông lạnh, hoặc hồ sơ hỗn hợp cần nhiều vùng nhiệt độ dưới cùng một mái nhà. Nêu rõ theo từng nhóm SKU nếu có biến động, chứ không phải một câu trả lời chung, vì một nhà cung cấp bố trí dock mát cho một chủ hàng thực ra 80 phần trăm là hàng đông lạnh sẽ báo giá sai mức độ phù hợp của cơ sở.

Các ràng buộc xử lý cũng thuộc phần này: cấu hình pallet và giới hạn xếp chồng, sản phẩm có dễ vỡ hoặc nhạy cảm với lực nén hay không, có cần kiểm soát độ ẩm tách biệt với nhiệt độ hay không, và bất kỳ phân loại nguy hiểm nào làm thay đổi quy tắc phân tách lưu kho. Hạn sử dụng cần một dòng riêng, tách khỏi hạng nhiệt độ, vì một nhà cung cấp vận hành FIFO cho sản phẩm hạn sử dụng 90 ngày cần logic lấy hàng và kỷ luật vòng quay tồn kho khác với một nhà cung cấp vận hành mặt hàng chủ lực hạn sử dụng 400 ngày, ngay cả ở cùng nhiệt độ và khối lượng.

Yêu cầu về lô và batch khép lại phần này: bạn có cần truy xuất nguồn gốc lô đầy đủ qua hệ thống quản lý kho hay không, thu hồi có cần truy đến cấp pallet hay cấp thùng hay không, và liệu bất kỳ khách hàng hay cơ quan quản lý nào (sổ tay nhà cung cấp riêng của một nhà bán lẻ, hoặc quy định truy xuất nguồn gốc của một cơ quan an toàn thực phẩm) có đặt ra một tiêu chuẩn tối thiểu bạn phải đáp ứng bất kể hệ thống mặc định của 3PL hỗ trợ gì hay không. Một nhà cung cấp có WMS không thể theo dõi ở cấp thùng cần thấy được yêu cầu này và từ chối sớm thay vì phát hiện khoảng trống trong quá trình onboarding.

Yêu cầu dịch vụ: giờ hoạt động, thời điểm cắt và điều gì xảy ra với hàng trả lại

Giờ nhận hàng và khung giờ hẹn, thời điểm cắt đơn hàng để giao trong ngày hoặc ngày hôm sau, và chính các khung giờ giao hàng đều thiết lập mô hình ca làm việc mà một nhà cung cấp phải bố trí nhân sự theo đó, đây là một đầu vào trực tiếp cho mức giá họ báo. Một cơ sở phải giữ dock nhận hàng mở đến 8 giờ tối để khớp lịch nhập hàng của bạn định giá khác với một cơ sở đóng cửa lúc 5 giờ chiều, và sự khác biệt đó cần được thể hiện rõ trong RFQ, không phải được phát hiện sau khi trao hợp đồng.

Nêu rõ thời điểm cắt đơn của bạn, ví dụ đơn đặt trước 2 giờ chiều giờ địa phương giao trong ngày, và nói rõ điều gì xảy ra với một đơn hàng lỡ thời điểm cắt: đơn đó có tự động chuyển sang khung giao tiếp theo hay không, hay cần một yêu cầu ngoại lệ thủ công. Sự mơ hồ ở đây là nơi các tranh chấp SLA bắt đầu, vì mặc định vận hành của nhà cung cấp và kỳ vọng của bạn hiếm khi giống nhau cho đến khi bạn đã viết ra thành văn bản.

Xử lý hàng trả lại thường bị bỏ hoàn toàn khỏi RFQ rồi được thương lượng từ một vị thế yếu hơn sau khi trao hợp đồng. Nêu rõ khối lượng trả lại dự kiến tính theo phần trăm của hàng xuất, sản phẩm trả lại cần kiểm tra hoặc phân loại gì trước khi có thể được đưa lại vào slot như tồn kho có thể bán, và liệu hàng trả lại có một đồng hồ SLA riêng khỏi đơn hàng xuất hay không. Một nhà cung cấp lần đầu được yêu cầu báo giá xử lý hàng trả lại giữa chừng hợp đồng sẽ định giá theo hướng phòng thủ.

Hệ thống và tuân thủ: các yêu cầu mà một nhà cung cấp có thể thất bại một cách âm thầm

Yêu cầu về hệ thống cần nêu rõ loại tích hợp bạn cần, chứ không chỉ rằng bạn cần một tích hợp: các bộ giao dịch EDI nếu bạn dùng, một API để nhìn thấy tồn kho, hoặc đăng nhập cổng thông tin là mức tối thiểu chấp nhận được đối với một chủ hàng nhỏ hơn. Nêu rõ bạn cần khả năng nhìn thấy tồn kho theo thời gian thực hay một luồng dữ liệu theo lô hàng ngày là đủ, vì sự khác biệt đó thay đổi việc hệ thống WMS hiện có của nhà cung cấp nào có thể đáp ứng mà không cần phát triển tùy chỉnh, và phát triển tùy chỉnh sẽ hiện lên trong lịch trình onboarding của bạn và đôi khi trong mức giá.

Yêu cầu tuân thủ phụ thuộc nhiều vào loại hàng hóa và thị trường đích của bạn, vì vậy hãy nêu tên tiêu chuẩn cụ thể thay vì một tham chiếu chung chung đến an toàn thực phẩm. Nếu sản phẩm của bạn cần một cơ sở được chứng nhận theo một chương trình an toàn thực phẩm được công nhận, chẳng hạn được đối chuẩn theo Sáng kiến An toàn Thực phẩm Toàn cầu (Global Food Safety Initiative), hoặc một cơ sở được đăng ký với cơ quan an toàn thực phẩm của nước đến, hãy nêu rõ điều đó như một cổng đạt hoặc không đạt trong RFQ chứ không phải một sở thích, để một nhà cung cấp không có chứng nhận đó có thể từ chối trước khi tốn thời gian làm đề xuất. Nếu sản phẩm của bạn mang tuyên bố hữu cơ, halal, hoặc kosher phụ thuộc vào lưu kho tách biệt hoặc một chuỗi giám sát xuyên suốt kho, hãy nêu rõ đó là một yêu cầu riêng, vì đó là một ràng buộc vận hành trên cơ sở, không phải giấy tờ xảy ra ở nơi khác.

Các điều khoản bảo hiểm và trách nhiệm cũng thuộc RFQ, tối thiểu là mức bảo hiểm hàng hóa bạn yêu cầu và ai chịu trách nhiệm về chênh lệch giữa số lượng nhận vào và số lượng xếp kho. Để việc này lại cho giai đoạn hợp đồng sau khi một nhà cung cấp đã được chọn sẽ loại bỏ khả năng so sánh giữa các nhà thầu của bạn.

Cơ sở tính giá: yêu cầu mọi nhà thầu báo giá theo cùng đơn vị

Báo giá không thể so sánh, hơn bất kỳ nguyên nhân đơn lẻ nào khác, là kết quả của một RFQ để mỗi nhà cung cấp tự chọn cấu trúc tính giá của mình. Một 3PL báo giá lưu kho theo mỗi vị trí pallet mỗi tháng, một bên khác theo mỗi foot vuông mỗi tháng, bên thứ ba gộp lưu kho vào một mức giá theo mỗi thùng thông qua. Cả ba đều có thể là mô hình định giá hợp lệ và không mô hình nào trong số đó có thể so sánh với nhau mà không cần công việc quy đổi vốn tự mang theo sai số.

Chỉ rõ các đơn vị bạn muốn được báo giá: lưu kho theo mức giá trên mỗi vị trí pallet mỗi tháng, xử lý nhập hàng theo mức giá trên mỗi pallet hoặc mỗi thùng nhận vào, xử lý xuất hàng theo mức giá trên mỗi đơn hàng và mức giá trên mỗi dòng lấy hàng, và bất kỳ dịch vụ giá trị gia tăng nào như dán nhãn hay đóng gói lại được báo giá theo mỗi đơn vị công việc. Yêu cầu cam kết tối thiểu hàng tháng và bất kỳ bậc thang chiết khấu theo khối lượng nào được thể hiện rõ ràng thay vì gộp vào một con số bình quân duy nhất, vì một con số bình quân che giấu giả định khối lượng mà nó được xây dựng dựa trên.

Yêu cầu cụ thể danh sách phụ phí: điều gì kích hoạt phụ phí mùa cao điểm, một lần lỡ hẹn hoặc phí lưu giữ tốn bao nhiêu, và điều khoản rà soát bảng giá trông như thế nào nếu khối lượng thực tế của bạn nằm ngoài đáng kể so với hồ sơ bạn đã nộp. Một nhà cung cấp không chịu liệt kê chi tiết phụ phí trong phản hồi RFQ đang cho bạn biết đó là nơi biên lợi nhuận thực sự của họ nằm.

Khung SLA và hình phạt, và để một nhà cung cấp từ chối sớm

Xác định các mức dịch vụ bạn sẽ ràng buộc nhà cung cấp và cách mỗi mức được đo lường: tỷ lệ chính xác đơn hàng, tỷ lệ giao đúng hạn so với thời điểm cắt bạn đã nêu, độ chính xác tồn kho từ kiểm kê định kỳ, và tỷ lệ khiếu nại hoặc hư hỏng. Nêu rõ chu kỳ đo lường và biện pháp khắc phục nếu một ngưỡng bị vi phạm, dù đó là một khoản tín dụng đối trừ hóa đơn, một kế hoạch hành động khắc phục với thời hạn xác định, hoặc trong trường hợp vi phạm lặp lại là quyền chấm dứt hợp đồng. Một nhà cung cấp không thể cam kết một SLA đã nêu bằng văn bản đang cho bạn biết điều đáng biết trước khi trao hợp đồng, chứ không phải sau tuần cao điểm bị lỡ đầu tiên.

Điều hiệu quả nhất bạn có thể đưa vào RFQ là một cách để nhà cung cấp từ chối nhanh chóng và trung thực. Liệt kê các yêu cầu bắt buộc của bạn, diện tích cơ sở tối thiểu, các vùng nhiệt độ bắt buộc, chứng nhận bắt buộc, tích hợp hệ thống bắt buộc, thành một phần đủ điều kiện ngắn gọn gần đầu tài liệu, tách khỏi phần tường thuật. Một nhà cung cấp không đáp ứng một yêu cầu bắt buộc có thể nói vậy trong một đoạn văn và tiết kiệm cho cả hai bên hai đến ba tuần mà một chu kỳ đề xuất đầy đủ thường tốn. Những RFQ tạo ra nhiều công sức lãng phí nhất ở cả hai phía là những RFQ mà một nhà cung cấp chỉ phát hiện ra khoảng trống loại trừ, một chứng nhận thiếu hoặc một hạng nhiệt độ không được hỗ trợ, sâu vào giai đoạn đàm phán hợp đồng, sau khi cả hai bên đã đầu tư thời gian thực với giả định giao dịch sẽ hoàn tất.