Tắc nghẽn cảng thực sự khiến bạn tốn bao nhiêu

Tắc nghẽn không phải một lần chậm trễ, mà là một chồng các đồng hồ riêng biệt

Sai lầm mà người gửi hàng mắc phải là coi tắc nghẽn như một sự kiện duy nhất tạo ra một hóa đơn duy nhất. Thực ra nó gần giống năm chiếc đồng hồ bắt đầu chạy cùng lúc, mỗi đồng hồ tính theo một bên và một biểu phí khác nhau, và mỗi đồng hồ tiếp tục chạy độc lập với các đồng hồ khác cho đến khi container thực sự di chuyển. Một container có thể thông quan vào ngày thứ ba của một đợt tắc nghẽn và vẫn đang tích phí lưu container vào ngày thứ chín, vì thông quan hải quan và giải phóng tại cảng không phải cùng một cổng kiểm soát.

Năm chiếc đồng hồ quan trọng đối với một lô hàng reefer là: phí lưu container (container nằm trong cảng quá thời gian miễn phí), phí lưu bãi thiết bị (container ra khỏi cảng, trên xe tải hoặc tại bãi nội địa, quá thời gian miễn phí của hãng tàu đối với chính thiết bị đó), phí cắm điện và giám sát reefer (do cảng tính riêng cho việc giữ container được cấp điện và ghi log trong lúc chờ), phí lưu kho (một khoản phí của cảng hoặc bãi ngoài cảng có thể chạy song song với phí lưu container chứ không thay thế nó), và khung giờ vận chuyển nội địa đã đặt cho ngày giao hàng ban đầu và giờ phải đặt lại theo bất kỳ mức giá và thời gian chờ nào mà công ty xe tải hoặc đơn vị đường sắt còn trống. Không đồng hồ nào trong năm đồng hồ này dừng lại chỉ vì một trong các đồng hồ khác đã được giải quyết.

Các khoản phí trực tiếp: phí lưu container, phí lưu bãi, phí reefer và phí lưu kho

Phí lưu container và phí lưu bãi thiết bị được ấn định theo biểu phí của hãng tàu cho cảng và loại thiết bị cụ thể, và thời gian miễn phí thường nằm trong khoảng ba đến bảy ngày dương lịch kể từ khi dỡ hàng, ngắn hơn ở các cảng trung chuyển lớn và trong một đợt tắc nghẽn đã biết, khi các hãng tàu đôi khi cắt giảm thời gian miễn phí tiêu chuẩn để hạn chế container nằm lâu trên thiết bị của họ. Một khi thời gian miễn phí hết hạn, mức phí mỗi ngày thường tăng theo đường cong thay vì giữ nguyên: một mô hình phổ biến là mức phí thấp hơn cho khối ngày đầu tiên vượt hạn, sau đó mức phí cao hơn đáng kể từ khoảng ngày thứ mười trở đi, chính xác vì hãng tàu muốn khiến việc nằm lâu trở nên đắt đỏ chứ không chỉ gây phiền toái.

Phí reefer là khoản mục mà người gửi hàng thường quên tính vào ngân sách nhất. Một cảng thường tính một khoản phí cắm điện hằng ngày riêng để giữ một container reefer được cấp điện trong lúc chờ, cộng thêm bất kỳ khoản phí lưu container nào, và nhiều cảng còn thêm phí giám sát hoặc phí máy phát nếu container phải nằm trên khung gầm hoặc trong một khu bãi không có nguồn điện cố định, nơi phải chạy và kiểm tra một máy phát điện di động. Tính trên mỗi container, đây thường là một con số hằng ngày khiêm tốn, nhưng nó cộng dồn với phí lưu container chứ không thay thế nó, và bị tính bất kể hàng hóa bên trong còn bán được hay không.

Phí lưu kho là khoản dễ khiến người gửi hàng bất ngờ nhất, vì cái tên khiến người ta nghĩ nó trùng với phí lưu container, trong khi thực tế cả hai thường chạy trên hai đồng hồ tính phí riêng. Phí lưu container là hãng tàu tính phí cho việc sử dụng thiết bị của họ quá thời gian miễn phí; phí lưu kho là cảng tính phí cho không gian vật lý mà container chiếm dụng quá thời gian miễn phí riêng của cảng, thời gian này có thể ngắn hơn thời gian miễn phí của hãng tàu. Một container có thể vẫn trong thời gian miễn phí lưu container nhưng đã đang tích phí lưu kho tại cảng, và hai hóa đơn đến từ hai bên khác nhau theo hai lịch trình khác nhau.

Những khoản chi phí không bao giờ xuất hiện trên hóa đơn phí lưu container

Chặng nội địa là chi phí gây gián đoạn vận hành nhiều nhất của tắc nghẽn, và nó hiếm khi xuất hiện như một khoản mục ở bất cứ đâu. Một khung giờ xe tải đặt trước cho một ngày hạ bãi cụ thể là một đặt chỗ ràng buộc với một chiếc xe, một tài xế và một lịch giao hàng cụ thể phía sau, thường tại một trung tâm phân phối hoặc kho lạnh có cửa sổ đặt lịch riêng. Khi container không thông quan cảng đúng lịch, khung giờ đó mất luôn chứ không phải hoãn lại, và việc đặt lại nghĩa là phải quay lại lịch trình của công ty xe tải với bất kỳ mức giá nào còn trống, mà trong một đợt tắc nghẽn khu vực thường là một mức giá cao với thời gian chờ dài hơn vì mọi người gửi hàng khác cũng đang cố đặt lại cùng công suất đó cùng lúc.

Hạn sử dụng là chi phí thực sự quyết định liệu hàng hóa có còn đáng để vận chuyển hay không. Mỗi ngày một container hàng dễ hỏng nằm tại cảng là một ngày bị trừ khỏi bất kỳ hạn sử dụng nào còn lại khi hàng đến tay người mua, và mức giảm đó là vĩnh viễn ngay cả khi container sau đó được giải phóng và di chuyển tiếp mà không gặp sự cố nào khác. Một container còn 20 ngày hạn sử dụng khi dỡ hàng rồi nằm chờ tám ngày trong một hàng chờ tắc nghẽn sẽ đến trung tâm phân phối với chỉ 12 ngày còn lại, không phải 20, bất kể phần còn lại của hành trình có suôn sẻ đến đâu.

Chi phí thương mại nằm trên cả hai khoản chi phí trên và là khoản mà nhà xuất khẩu thường không định lượng được cho đến khi nó đã xảy ra rồi: một khung giao hàng bị lỡ so với một chương trình bán lẻ, một khung khuyến mãi, hoặc một cửa sổ giá trong một loại hàng hóa theo mùa vụ có thể đáng giá gấp nhiều lần tổng chi phí lưu container và vận chuyển nội địa cộng lại. Một lô hàng đến sau kỳ trưng bày khuyến mãi của một siêu thị, hoặc sau khi đỉnh giá theo mùa đã qua, không chỉ tốn khoản chậm trễ, nó có thể tốn toàn bộ biên lợi nhuận của lô hàng đó, bất kể bản thân chi phí vận chuyển container là bao nhiêu.

Nhìn thấy trước: thời gian lưu bãi, cảnh báo của hãng tàu và chờ cập cầu

Tắc nghẽn không xuất hiện mà không có cảnh báo trước. Thời gian lưu bãi tại cảng, số ngày trung bình một container nằm trước khi được lấy đi, được công bố hoặc có thể theo dõi ở hầu hết các cảng lớn và thường tăng lên trong một đến ba tuần trước khi một đợt tắc nghẽn trở nên rõ ràng trong các con số chờ tàu được đưa tin, vì bãi container đầy trước khi hàng chờ ở khu neo đậu đầy. Một người gửi hàng hoặc forwarder theo dõi thời gian lưu bãi tại cảng dỡ hàng, thay vì chỉ theo dõi lịch trình của chính con tàu, sẽ nhận được tín hiệu sớm nhất có thể dùng được.

Cảnh báo tắc nghẽn của hãng tàu là tín hiệu thứ hai, được các hãng tàu phát hành khi họ dự đoán chậm trễ cập cầu, thiếu thiết bị hoặc đơn hàng bị hủy tại một cảng cụ thể, và chúng thường được công bố khá lâu trước khi gián đoạn lên đến đỉnh điểm vì các hãng tàu đang cố quản lý độ tin cậy lịch trình của chính họ. Các cảnh báo này nêu tên cảng, khung thời gian chậm trễ dự kiến và đôi khi một tuyến định tuyến thay thế, và một forwarder không chuyển các cảnh báo này đến người gửi hàng đang bỏ phí thời gian cảnh báo hữu ích.

Chờ cập cầu, tàu xếp hàng ở khu neo đậu trước khi có thể cập bến, là tín hiệu dễ thấy nhất nhưng đến muộn nhất: đến lúc một con tàu đang chờ ở khu neo đậu, cảng phía sau nó thường đã tắc nghẽn rồi và bãi container đã đầy rồi. Hãy coi việc chờ cập cầu là sự xác nhận cho một vấn đề mà thời gian lưu bãi và cảnh báo của hãng tàu lẽ ra đã cảnh báo trước, chứ không phải là chỉ báo đầu tiên.

Cảng đi, cảng trung chuyển, hay cảng đến: cái nào thực sự gây hại cho hàng dễ hỏng

Tắc nghẽn ở cảng đi là ít thiệt hại nhất trong ba trường hợp một cách tương đối, vì hàng hóa chưa bắt đầu tiêu tốn hạn sử dụng theo đồng hồ của người mua và thường vẫn còn thời gian để đổi đặt chỗ, chọn một tàu khác, hoặc trì hoãn thu hoạch vài ngày nếu sản phẩm cho phép. Chi phí ở đây chủ yếu là thương mại (một hạn chốt tàu bị lỡ, một container phải đặt lại) chứ không phải một cú đánh vào chính sản phẩm, trừ khi chậm trễ đủ dài để đẩy lô hàng qua khỏi cửa sổ chất lượng trước khi gửi hàng của chính nó.

Tắc nghẽn tại một cảng trung chuyển là loại mà hầu hết nhà xuất khẩu đánh giá thấp nhất, vì nó nằm giữa hành trình, nơi khả năng quan sát yếu nhất và nơi người gửi hàng có mối quan hệ trực tiếp ít nhất với đơn vị vận hành cảng. Một tuyến trung chuyển được điều hành tốt đôi khi có thể được đổi sang một cảng trung chuyển thay thế nếu hãng tàu hoặc forwarder cảnh báo rủi ro đủ sớm, đó là lý do vì sao tín hiệu cảnh báo của hãng tàu quan trọng nhất ở đây: đến lúc một container thực sự đang nằm chậm trễ tại một cảng trung chuyển, thường không còn tuyến định tuyến thay thế nào để chọn nữa.

Tắc nghẽn ở cảng đến là trường hợp tệ nhất đối với bất cứ thứ gì dễ hỏng, vì đây là chặng mà hạn sử dụng, khung giao hàng của người mua và cửa sổ giá thương mại đều va chạm cùng lúc, không còn cơ hội nào để định tuyến lại. Một container bị chậm trễ ở cảng đi thường vẫn có thể cứu được bằng cách chọn một dịch vụ khác; một container bị chậm trễ ở cảng đến đã đến thị trường nó cần bán vào, và mỗi ngày thêm nó nằm lại là một ngày các cam kết phía sau của chính người mua cũng đang trượt theo, đó thường là nơi bắt đầu một lần từ chối mềm hoặc một cuộc đàm phán lại giá.

Người gửi hàng thực sự có thể làm gì về việc này

Hạ hàng vào bãi sớm hơn, đẩy ngày vận chuyển xuất khẩu và giao hàng tại cảng lên sớm hơn để container nằm trong bãi trước khi một cửa sổ tắc nghẽn đã biết bị siết chặt, là đòn bẩy đáng tin cậy nhất mà người gửi hàng kiểm soát trực tiếp, vì nó hoàn toàn nằm trong lịch trình của chính nhà xuất khẩu chứ không phụ thuộc vào quyết định của hãng tàu. Nó không tốn gì ngoài việc điều phối nhà đóng gói và đơn vị vận chuyển sớm hơn vài ngày, và đây là biện pháp giảm thiểu thường bị bỏ qua nhiều nhất đơn giản vì nó đòi hỏi hành động dựa trên một dự báo thay vì phản ứng với một vấn đề đã xác nhận.

Một cảng thay thế hoặc một tuyến dịch vụ thay thế là đòn bẩy thứ hai, và nó phụ thuộc hoàn toàn vào việc quyết định được đưa ra sớm đến đâu: một forwarder có khả năng quan sát các cảnh báo của hãng tàu đôi khi có thể định tuyến lại một đặt chỗ sang một cảng cửa ngõ ít tắc nghẽn hơn trước khi hàng hóa thậm chí được đóng gói, với cái giá là một chặng nội địa dài hơn hoặc khác đi ở đầu bên kia. Một khi container đã được giao đến một cảng cụ thể, lựa chọn này về cơ bản không còn nữa.

Mua trước thời gian miễn phí, đàm phán các khoản miễn phí lưu container và lưu bãi mở rộng vào hợp đồng cước vận chuyển trước khi lô hàng khởi hành, không ngăn được tắc nghẽn nhưng thay đổi bên nào gánh chi phí của những ngày đầu tiên của nó. Đây là một cuộc đàm phán thương mại với hãng tàu hoặc forwarder, không phải điều gì đó có sẵn tại cổng cảng một khi container đã nằm ở đó, đó là lý do vì sao nó thuộc về cuộc trao đổi đấu thầu cước vận chuyển chứ không phải cuộc trao đổi ứng phó sự cố.

Một ví dụ minh họa: một tuần tắc nghẽn trên một container reefer

Hãy lấy một container reefer 40 feet chở một sản phẩm làm lạnh, dễ hỏng ở mức vừa phải, được dỡ hàng với năm ngày thời gian miễn phí của hãng tàu và một khoảng thời gian miễn phí lưu kho tại cảng là bốn ngày, và giả định nó nằm thêm bảy ngày vượt quá cả hai mốc đó. Phí lưu container cho khối ngày vượt hạn đầu tiên có thể ở mức khoảng 150 đến 200 đô la Mỹ mỗi ngày, tăng lên gần 300 đến 400 đô la Mỹ mỗi ngày một khi mức phí bậc cao hơn có hiệu lực, minh họa cho tổng số vào khoảng 1.600 đến 2.200 đô la Mỹ cho cả tuần. Phí lưu kho chạy song song trong cùng bảy ngày đó, ở mức minh họa 40 đến 60 đô la Mỹ mỗi ngày, cộng thêm khoảng 300 đến 400 đô la Mỹ nữa, và phí cắm điện cùng giám sát reefer, ở mức minh họa 25 đến 40 đô la Mỹ mỗi ngày, cộng thêm khoảng 175 đến 280 đô la Mỹ nữa.

Tổng các khoản phí trực tiếp đó, tự nó, đã nằm trong khoảng 2.000 đến 3.000 đô la Mỹ cho một container, trước khi tính bất cứ khoản nào khác. Thêm một khung giờ vận chuyển nội địa phải đặt lại với mức giá tăng do tắc nghẽn, minh họa khoảng 300 đến 600 đô la Mỹ cao hơn mức đặt ban đầu tùy hành lang vận chuyển, và chi phí đã tính hóa đơn cho cả tuần leo lên khoảng 2.500 đến 3.500 đô la Mỹ.

Không khoản nào trong số đó chạm đến hạn sử dụng hay chi phí thương mại. Nếu sản phẩm còn 18 ngày hạn sử dụng khi dỡ hàng và mất trọn một tuần trong lúc nằm tại cảng, nó đến nơi với 11 ngày còn lại thay vì 18, một mức giảm khoảng 40 phần trăm vị thế đàm phán của người bán với người mua về giá, về cách trưng bày hàng, hoặc về việc liệu lô hàng có được chấp nhận hay không. Nếu chính khoản chậm trễ đó đẩy container qua một khung giao hàng cụ thể, một khung khuyến mãi bán lẻ hoặc một đỉnh giá theo mùa, khoản lỗ thương mại trên lô hàng có thể vượt quá toàn bộ chi phí cước vận chuyển của lô hàng đó. Hóa đơn phí lưu container là tiền thật, nhưng trên một container hàng dễ hỏng, nó thường là con số nhỏ nhất trong tổng chi phí của cả tuần.