Phải làm gì khi booking của bạn bị roll

Vì sao booking bị roll, và cách phân biệt trường hợp nào đã xảy ra

Các hãng tàu bán vượt chỗ trên tàu giống như cách các hãng hàng không bán vượt ghế, vì luôn có một phần booking bị hủy hoặc không đến. Khi lượng hàng đến sẵn sàng xếp nhiều hơn số tàu dự kiến chở được, hãng tàu sẽ roll các booking ưu tiên thấp nhất sang chuyến sau. Booking theo giá giao ngay bị roll trước tiên; khối lượng theo hợp đồng có cam kết số lượng tối thiểu bị roll sau cùng, đây là lập luận thực tế để đàm phán một hợp đồng dịch vụ trên một tuyến bạn gửi hàng thường xuyên.

Nguyên nhân thứ hai là trọng lượng. Tàu container có một kế hoạch ổn định tàu, và nếu trọng lượng thực tế của hàng hóa xuất trình vượt quá mức kế hoạch xếp hàng cho phép trên chuyến đó, ai đó sẽ bị đẩy ra, thường là các container nặng nhất hoặc khai báo muộn nhất. Điều này khác với việc đặt quá tải: tàu vẫn còn chỗ theo số lượng container nhưng không còn công suất trọng lượng, và nó thể hiện ra như một lần roll ngay cả khi chuyến tàu không đầy theo số lượng container.

Bỏ cảng là việc hãng tàu bỏ qua hoàn toàn một điểm ghé cảng theo lịch trên chuyến đó, thường để khôi phục lịch trình sau một lần chậm trễ ở nơi khác trong chuỗi tuyến. Hàng của bạn không bị đẩy khỏi tàu, con tàu đơn giản là không ghé nơi bạn cần. Thiếu thiết bị là nguyên nhân thứ tư: không có container loại hay kích cỡ bạn đã đặt tại nơi xuất phát, phổ biến với container lạnh trong mùa cao điểm khu vực khi nhu cầu về vỏ lạnh vượt quá đội tàu mà hãng tàu đã bố trí lại vào cảng đó.

Hai nguyên nhân cuối cùng nằm ở phía chủ hàng. Lỡ gate-in nghĩa là container thực tế đến bến bãi sau giờ cắt hàng của tàu, dù chỉ vài giờ, và bến bãi sẽ không xếp nó vào kế hoạch ổn định đó. Lỡ giờ cắt chứng từ nghĩa là hướng dẫn gửi hàng, VGM, hoặc khai báo hải quan không được nộp trước hạn của hãng tàu, thường sớm hơn giờ cắt gate-in, và đây là nguyên nhân mà hầu hết nhà xuất khẩu mắc phải vì dễ mặc định hai hạn chót đó là một.

Để biết trường hợp nào đã xảy ra, đừng đoán chỉ dựa vào thông báo roll: hãy gọi cho bộ phận xuất khẩu của hãng tàu hoặc forwarder của bạn và hỏi thẳng đó là trường hợp nào trong số này. Câu trả lời sẽ quyết định ai trả tiền và liệu điều này có thể tránh được không, và một hãng tàu không chịu đưa ra lý do cụ thể tự nó cũng đáng ghi nhớ cho lần gia hạn hợp đồng tiếp theo của bạn.

Giờ đầu tiên: xác nhận việc roll và ngày ETD mới

Đừng dựa vào một thay đổi trạng thái trên cổng theo dõi như một sự xác nhận. Hãy lấy một thông báo roll bằng văn bản từ hãng tàu hoặc forwarder của bạn nêu rõ tên tàu mới, số chuyến mới, và ETD mới, chứ không chỉ là 'roll sang chuyến kế tiếp có sẵn.' Các hãng tàu đôi khi phát hành thông báo roll trước khi tàu và chỗ thay thế thực sự được xác nhận, nghĩa là hàng của bạn có thể bị roll hai lần nếu bạn không thúc đẩy một lần đặt lại chỗ chắc chắn.

Kế đến, xác định vị trí vật lý: container vẫn đang ở bãi bến, đã gate-in và chờ chuyến tiếp theo, hay vẫn đang ở cơ sở của bạn hoặc CFS của forwarder vì nó chưa bao giờ kịp giờ cắt gate-in ngay từ đầu. Sự việc duy nhất này quyết định các lựa chọn của bạn. Một container đã ở trong bến bãi thì bị ràng buộc với lịch trình và đồng hồ demurrage của bến bãi đó; một container vẫn còn ở nơi xuất phát có thể được chuyển hướng sang một hãng tàu khác hoặc một cảng khác hoàn toàn nếu độ trễ đủ lớn để biện minh cho sự xáo trộn.

Đối với container lạnh, câu hỏi vị trí vật lý có thêm một lớp nữa: nguồn điện. Một container đã gate-in vào bãi bến nên được cắm vào ổ điện lạnh chạy đúng nhiệt độ cài đặt, được giám sát bởi chính hệ thống của bến bãi. Hãy xác nhận điều này một cách rõ ràng, vì một container lạnh nằm ở góc bãi mà không xác nhận đã cắm điện đang chạy bằng không gì cả, và hàng nông sản hoặc protein có thể mất hạn sử dụng khả dụng chỉ trong vài giờ ở nhiệt độ môi trường bãi hàng tại một cảng nóng. Nếu container vẫn còn trên khung gầm hoặc tại một địa điểm ngoài bến, hãy hỏi xem nó có đang chạy bằng điện máy phát không và còn bao nhiêu nhiên liệu hoặc thời gian chạy trước khi cần bảo trì.

Ví dụ có tính toán cụ thể: một container lạnh 40 feet chở trái cây có hạt cài đặt ở âm 0,5 độ C, bị roll từ chuyến thứ Năm sang chuyến thứ Hai tuần sau, mất bốn ngày trong khoảng thời gian hạn sử dụng sau thu hoạch của hàng hóa ngay cả khi đã xác nhận cắm điện và tính toàn vẹn chuỗi lạnh được duy trì suốt, vì đồng hồ quan trọng đối với người mua là tổng số ngày từ thu hoạch đến khi lên kệ, không phải số ngày trong vận chuyển. Việc roll không làm hỏng trái cây; nó tiêu tốn bốn ngày trong một khoảng thời gian có hạn trước cả khi tàu rời cảng.

Ai trả tiền cho số ngày phụ trội

Không có một quy tắc duy nhất, vì trách nhiệm pháp lý phụ thuộc vào nguyên nhân. Khi việc roll do lỗi của hãng tàu (đặt quá tải, đẩy ra vì kế hoạch trọng lượng, bỏ cảng, hoặc thiếu hụt thiết bị của chính hãng tàu), các ngày lưu kho hoặc demurrage phụ trội tại nơi xuất phát thường thuộc chi phí của hãng tàu, hoặc theo một điều khoản roll hay đảm bảo chỗ rõ ràng trong hợp đồng dịch vụ của bạn, hoặc như một sự nhân nhượng thiện chí mà các hãng tàu dành để giữ khối lượng hàng. Điều này hiếm khi tự động xảy ra. Nó phải được yêu cầu, ghi lại thành văn bản, và trong nhiều trường hợp xuất hóa đơn trở lại chứ không đơn thuần được miễn.

Khi việc roll bắt nguồn từ phía bạn, lỡ giờ cắt chứng từ hoặc lỡ gate-in, khoản lưu kho và bất kỳ demurrage nào phát sinh trong lúc container chờ chuyến tiếp theo là của bạn. Bến bãi không phân biệt giữa 'lỗi của tôi' và 'lỗi của hãng tàu' khi đồng hồ per diem bắt đầu chạy; họ xuất hóa đơn cho bên mà container được đăng ký, và bạn giải quyết phần của hãng tàu sau đó nếu có phần nào cần giải quyết.

Phí cắm điện và giám sát container lạnh thường được xuất hóa đơn riêng với demurrage tiêu chuẩn và phát sinh bất kể ai gây ra việc roll, vì bến bãi đang cung cấp một dịch vụ chủ động (điện, giám sát nhiệt độ) chứ không chỉ đơn thuần lưu giữ một container. Hãy xác nhận với bến bãi hoặc forwarder xem phí cắm điện đã được tính vào mức thời gian miễn phí của bạn hay bắt đầu tính từ ngày đầu tiên, vì thời gian miễn phí cho container lạnh thường ngắn hơn thời gian miễn phí cho container khô trên cùng một biểu cước.

Hãy lấy nguyên nhân bằng văn bản từ hãng tàu trước khi đồng ý bất kỳ khoản phí nào. Một hãng tàu thừa nhận qua email rằng việc roll là do đặt quá tải thì thực chất đã thừa nhận trách nhiệm pháp lý cho các ngày lưu kho phát sinh, đó là một vị thế đàm phán rất khác so với việc tranh chấp một hóa đơn sau đó mà không có bằng chứng giấy tờ.

Leo thang: hãng tàu so với forwarder, và bảo vệ khoảng thời gian hạn sử dụng

Nếu bạn đặt trực tiếp với hãng tàu, kênh leo thang của bạn là bộ phận xuất khẩu hoặc chăm sóc khách hàng của hãng tàu, và cao hơn nữa là quản lý tài khoản của bạn nếu bạn có khối lượng theo hợp đồng. Nếu bạn đặt qua một forwarder, hãy leo thang qua forwarder trước; forwarder thường có vị thế tốt hơn với bộ phận vận hành của hãng tàu so với một chủ hàng cá nhân, và việc bạn tự leo thang song song một lần roll có thể tạo ra các yêu cầu mâu thuẫn làm chậm việc khắc phục thay vì đẩy nhanh nó.

Hãy yêu cầu rõ ràng hai điều, không chỉ 'xin đẩy nhanh': chỗ đã xác nhận trên chuyến kế tiếp có sẵn với tên tàu và số chuyến cụ thể, và riêng biệt, liệu có một chuyến sớm hơn trên một hãng tàu khác hoặc qua một cảng ghé đầu tiên khác cho hàng lạnh hoặc hàng nhạy cảm về thời gian nói chung không. Yêu cầu thứ hai quan trọng vì mặc định của hãng tàu luôn là chuyến kế tiếp của chính họ, chứ không nhất thiết là lộ trình nhanh nhất đến điểm đến, và không ai đề nghị phương án thay thế cho bạn trừ khi bạn hỏi.

Đối với hàng có trần hạn sử dụng cứng, hãy coi việc roll là một điểm ra quyết định thay vì thứ để chờ qua. Nếu ETD mới đẩy tổng thời gian vận chuyển vượt quá điểm mà hàng hóa vẫn còn bán được ở mức giá bình thường khi đến nơi, có thể sẽ rẻ hơn nếu chuyển hướng đến một thị trường gần hơn hoặc giá trị thấp hơn, bán tại chỗ với giá chiết khấu, hoặc trong trường hợp xấu nhất từ bỏ lô hàng, thay vì trả toàn bộ cước và chi phí chuỗi lạnh cho hàng hóa đến nơi mà không bán được. Hãy tính toán điều này ngay khi ETD mới được xác nhận, không phải sau khi tàu đã ra khơi.

Thông báo cho người mua, và cuộc trao đổi về ngày giao hàng

Hãy báo cho người mua trước khi họ tự phát hiện ra qua một mã theo dõi ngừng cập nhật hoặc một thông báo của hãng tàu đến tay họ một cách độc lập. Một người mua nghe tin về việc roll từ bạn, với một ETD mới chắc chắn và một nguyên nhân trung thực, sẽ coi đó là một sự kiện trong chuỗi cung ứng. Một người mua tự phát hiện ra sẽ coi đó là vấn đề niềm tin, và phiên bản thứ hai khiến bạn tốn kém hơn ở lần đàm phán tiếp theo so với chính những ngày chậm trễ đó.

Thông điệp nên chứa ba điều: ETD mới đã được xác nhận (không phải ETD ban đầu kèm dấu hỏi bên cạnh), liệu chuỗi lạnh có được duy trì trong lúc chậm trễ nếu liên quan, và điều đó có ý nghĩa gì với ngày giao hàng mà người mua đang lên kế hoạch, dù đó là một khung giờ xếp kệ bán lẻ, một lịch chế biến, hay một cam kết bán lại của chính họ. Nếu khoảng hạn sử dụng bây giờ đang eo hẹp, hãy nói thẳng thay vì để người mua tự phát hiện khi kiểm tra hàng.

Nếu việc roll làm thay đổi các điều khoản thương mại, giá, ngày giao hàng, hoặc điểm chuyển rủi ro theo Incoterm, hãy đưa các điều khoản đã sửa đổi vào văn bản và nhận được sự xác nhận của người mua trước khi tàu chạy theo booking mới, chứ không phải sau khi hàng đến nơi. Một người mua đã đồng ý bằng lời nói với một ngày trễ hơn rồi sau đó lại tranh cãi về chất lượng khi hàng đến vì sản phẩm già hơn dự kiến vài ngày là một cuộc trao đổi khó khăn hơn nhiều so với một cuộc trao đổi nơi dòng thời gian sửa đổi đã được thỏa thuận và ghi lại từ trước.

Các biện pháp phòng ngừa, và cách viết một booking để một lần roll có thể được bồi hoàn

Biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhất là đặt chỗ theo một hợp đồng dịch vụ có cam kết số lượng tối thiểu trên các tuyến bạn gửi hàng thường xuyên, vì hàng theo hợp đồng bị roll sau cùng theo thông lệ của hãng tàu. Booking theo giá giao ngay trên các tuyến ùn tắc trong các tuần cao điểm mang rủi ro roll cao hơn đáng kể, và nếu bạn không thể tránh đặt theo giá giao ngay, việc xây dựng thêm một ngày dự phòng trước giờ cắt chứng từ sẽ giảm cụ thể khả năng bị roll vì chậm giấy tờ.

Hãy nộp hướng dẫn gửi hàng và VGM sớm hơn nhiều so với giờ cắt đã nêu của hãng tàu chứ không phải đúng hạn chót. Các hãng tàu thường đặt giờ cắt chứng từ sớm hơn giờ cắt gate-in vật lý một ngày hoặc hơn chính vì hệ thống của họ cần thời gian để hoàn tất kế hoạch ổn định tàu, và hàng có giấy tờ chưa hoàn chỉnh tại thời điểm đó là ứng viên dễ dàng đầu tiên cho một lần roll ngay cả khi bản thân container đến bến bãi đúng giờ.

Khi bạn viết hoặc đàm phán một booking, hãy yêu cầu ngôn từ khiến một lần roll do hãng tàu gây ra có thể được bồi hoàn thay vì tùy nghi: một điều khoản roll hoặc đảm bảo chỗ nêu rõ trong hợp đồng dịch vụ, xác nhận bằng văn bản về tàu và số chuyến chứ không chỉ một tuần tàu chạy, và sự rõ ràng về việc phí cắm điện container lạnh có được chi trả trong bất kỳ lần chậm trễ nào do hãng tàu gây ra hay không. Không điều nào trong số này ngăn được một lần roll xảy ra, vì việc đặt quá tải và giới hạn trọng lượng là các đặc điểm cấu trúc của vận tải container, không phải lỗi của chủ hàng. Điều nó làm được là chuyển một lần roll, khi nó xảy ra, từ một chi phí bị hấp thụ thành một khoản mục bạn thực sự có thể thu hồi.