Bản dịch có hỗ trợ máy, đang được rà soát.
Xuất khẩu và logistics
Vì sao lô hàng thực phẩm bị giữ tại biên giới, và cách thông quan
Một lô hàng thực phẩm bị giữ không phải là một vấn đề, mà là tám vấn đề khác nhau tạo ra cùng một triệu chứng: một container nằm tại cảng, một nhà nhập khẩu hỏi tại sao, và một đồng hồ đang chạy trên các khoản phí mà không ai dự trù ngân sách. Cách khắc phục, đầu mối liên hệ, và mốc thời gian khác nhau cho từng nguyên nhân, đó là lý do vì sao lời khuyên chung chung “kiểm tra lại giấy tờ của bạn” không hữu ích khi bạn đang nhìn vào một thông báo giữ hàng lúc 6 giờ sáng với một lô hàng dễ hỏng. Hướng dẫn này đi qua các nguyên nhân theo thứ tự chúng thường xảy ra, việc thực sự cần làm với từng nguyên nhân, và cơ chế chi phí biến một lần giữ hàng thông thường thành một khoản lỗ nếu bạn hành động quá chậm.
Thông tin chính
- Sai lệch chứng từ là nguyên nhân bị giữ hàng phổ biến nhất, và gần như luôn do chính mình gây ra: một mô tả, trọng lượng, hoặc mã HS trên hóa đơn không khớp với phiếu đóng gói hoặc giấy chứng nhận.
- Một lần bị giữ hàng không dừng đồng hồ tính phí lưu container và lưu bãi. Thời gian miễn phí vẫn tiếp tục trôi trong khi lô hàng nằm chờ, và đến khi giấy tờ được sửa xong, một lần giữ hàng thông thường có thể đã mang theo chi phí lưu kho đáng kể.
- Lỗi trên giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và y tế là nhóm chậm nhất để khắc phục, vì văn bản đã sửa thường phải đến từ một thanh tra viên hoặc phòng thí nghiệm tại nước xuất khẩu, không phải từ văn phòng của chính nhà xuất khẩu.
- Một lần đối chiếu chéo chứng từ trước khi khởi hành so với đúng câu chữ của giấy chứng nhận thực tế, không phải một mẫu chung, loại bỏ được phần lớn các trường hợp bị giữ hàng do chứng từ, phân loại, và giấy phép trước khi container rời đi.
Sai lệch chứng từ: lý do bị giữ phổ biến nhất, và thường do chính mình gây ra
Sai lệch chứng từ nghĩa là hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, và giấy chứng nhận xuất xứ không khớp nhau về mô tả sản phẩm, số lượng, trọng lượng, hoặc giá trị. Hệ thống hải quan tự động gắn cờ lô hàng khi trọng lượng khai báo trên tờ khai không khớp với trọng lượng trên bản kê khai hàng hóa, hoặc khi mô tả sản phẩm trên hóa đơn đọc khác với mô tả trên giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật hoặc y tế đính kèm. Bạn thường nghe từ đại lý hải quan của mình trước tiên, vì tờ khai của đại lý bị từ chối hoặc bị chất vấn ngay khi nộp trước khi đến tay một cán bộ hải quan cụ thể.
Cách khắc phục gần như luôn mang tính hành chính: sửa văn bản có sai lệch, hoặc nộp một bản sửa đổi chính thức nếu nước nhập khẩu yêu cầu điều đó thay vì chỉ nộp lại đơn giản. Vì các sự kiện thực tế không có gì tranh cãi, hầu hết các lần giữ hàng do chứng từ được giải quyết trong một đến ba ngày làm việc sau khi giấy tờ đã sửa được nộp, với điều kiện việc sửa chữa không cần chữ ký mới từ một bên thứ ba như một phòng thí nghiệm cấp chứng nhận.
Cách để tránh hoàn toàn điều này là một lần đối chiếu chéo từng dòng trước khi container rời đi: hóa đơn, phiếu đóng gói, và mọi giấy chứng nhận, đọc đối chiếu từng chữ với nhau, không phải đối chiếu với một mẫu chung. Một số lượng pallet thay đổi vào phút cuối, hoặc một mô tả sản phẩm bị rút gọn trên một chứng từ mà không rút gọn trên chứng từ khác, là nguyên nhân dễ phòng tránh nhất trong danh sách này.
Chất vấn phân loại: mã HS mà đại lý hải quan của nhà nhập khẩu lẽ ra đã dùng
Một chất vấn phân loại xảy ra khi cán bộ hải quan hoặc đại lý hải quan của nhà nhập khẩu cho rằng mã hệ thống hài hòa (HS) trên tờ khai không khớp với sản phẩm thực tế. Điều này phổ biến với các sản phẩm thực phẩm đã chế biến hoặc pha trộn, nơi sự khác biệt giữa hai mã hợp lý có thể phụ thuộc vào phương pháp chế biến, tỷ lệ thành phần, hoặc mức độ chế biến, và những người phân loại hợp lý có thể thực sự bất đồng ý kiến. Bạn thường nghe về điều này từ đại lý hải quan của nhà nhập khẩu, người nhận chất vấn trực tiếp từ cơ quan hải quan rồi chuyển tiếp cho bạn hoặc đơn vị giao nhận của bạn để xin thông tin hỗ trợ.
Giải quyết chất vấn nghĩa là cung cấp đủ chi tiết kỹ thuật, một bảng phân tích thành phần, một kết quả phân tích phòng thí nghiệm, hoặc một mô tả quy trình sản xuất, để đại lý hải quan có thể bảo vệ mã ban đầu hoặc đồng ý phân loại lại. Một ví dụ cụ thể: một loại puree trái cây khai báo theo mã dành cho trái cây tươi bị chất vấn vì sản phẩm đã qua xử lý nhiệt và có thêm đường, dẫn đến một mục thuế quan khác với mức thuế khác. Giải quyết điều đó thường đòi hỏi nhà xuất khẩu cung cấp một bảng thông số kỹ thuật sản phẩm để đại lý dùng làm căn cứ tranh luận về phân loại, việc này có thể mất từ một trao đổi trong ngày đến một tuần nếu có yêu cầu một phán quyết phân loại ràng buộc chính thức.
Việc phân loại lại có thể thay đổi mức thuế phải nộp, đôi khi đáng kể, nên một chất vấn tưởng như chỉ là chậm trễ giấy tờ có thể kết thúc bằng một hóa đơn thuế không có trong mô hình chi phí ban đầu. Xin một phán quyết phân loại thuế quan ràng buộc trước cho một dòng sản phẩm mới hoặc bất thường là bước phòng ngừa, và nên làm trước lô hàng đầu tiên, không phải sau lần bị giữ hàng đầu tiên.
Chất vấn định giá: khi giá khai báo trông có vẻ sai với hải quan
Cơ quan hải quan so sánh giá trị giao dịch khai báo với giá tham chiếu cho hàng hóa tương tự, và một mức giá trông có vẻ bất thường thấp, thường gặp với các lô hàng giữa các bên liên kết, giá khuyến mãi, hoặc một lô hàng đầu tiên theo một hợp đồng mới, sẽ gây ra một chất vấn. Bạn nghe từ đại lý hải quan của nhà nhập khẩu, đôi khi kèm theo yêu cầu về hợp đồng thực tế hoặc điều khoản thanh toán đằng sau giá trị trên hóa đơn, vì hải quan muốn xác nhận hóa đơn phản ánh mức giá thực sự đã trả, không phải một mức giá chuyển giao nội bộ được đặt vì lý do khác.
Cách khắc phục là bằng chứng từ: một hợp đồng đã ký, bằng chứng thanh toán, hoặc một lời giải thích về cơ sở định giá (chiết khấu theo khối lượng, thỏa thuận giữa các bên liên kết có phương pháp được công khai, giá theo mùa vụ) đáp ứng phương pháp định giá mà bộ luật hải quan của nước nhập khẩu công nhận. Việc này thường mất từ vài ngày đến hai tuần tùy vào mức độ trao đổi qua lại cần thiết và liệu cơ quan chức năng có nâng lên thành một đợt rà soát định giá chính thức thay vì chấp nhận lời giải thích ở cấp tờ khai.
Các lô hàng giữa các bên liên kết là trường hợp rủi ro cao nhất ở đây. Nếu nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu của bạn là các thực thể liên kết, hãy lưu sẵn một phương pháp định giá chuyển giao có tài liệu đầy đủ trước khi xuất hàng, không phải sau khi một chất vấn ập đến, vì phải tái xây dựng lý giải đó dưới áp lực thời gian với một lô hàng dễ hỏng đang nằm ở cảng là một vị thế tồi tệ hơn nhiều.
Giấy phép thiếu hoặc hết hạn: lần giữ hàng khiến lô hàng đứng khựng lại
Điều này bao gồm giấy phép nhập khẩu, giấy phép hành nghề, hoặc hạn ngạch phân bổ mà nhà nhập khẩu lẽ ra phải có trước khi hàng đến, nhưng đã không xin được, để hết hạn, hoặc xin sai hạng mục sản phẩm hay sai khối lượng. Khác với sai lệch chứng từ, đây không phải là một lỗi giấy tờ có thể sửa, mà là một sự cho phép thực sự phải tồn tại trước khi hải quan cho phép hàng ra, và điều này thường lộ ra khi nộp tờ khai lúc đại lý kiểm tra số tham chiếu giấy phép và không tìm thấy, hoặc tìm thấy một giấy phép đã hết hạn.
Bạn nghe tin từ ai phụ thuộc vào khoảng trống nằm ở đâu: nếu là giấy phép của nhà nhập khẩu, bạn nghe từ nhà nhập khẩu, vì đó là nghĩa vụ pháp lý của họ ở hầu hết các thẩm quyền để giữ giấy phép. Cách khắc phục là xin cấp hoặc gia hạn giấy phép thông qua cơ quan nhập khẩu liên quan, việc này có thể mất từ ngay trong ngày nếu là gia hạn đơn giản đến vài tuần nếu cần một phân bổ hạn ngạch mới hoặc một cơ quan cấp phép chỉ xử lý đơn theo lịch cố định.
Đây là nhóm dễ biến thành một khoản lỗ thực sự nhất đối với hàng hóa dễ hỏng, vì mốc thời gian khắc phục do lịch xử lý của một cơ quan chính phủ quyết định, không phải do tốc độ hành động của bạn hoặc nhà nhập khẩu. Xác nhận giấy phép của nhà nhập khẩu đang còn hiệu lực, không chỉ là tồn tại, trước khi đặt lịch tàu là bước phòng ngừa đáng tin cậy duy nhất, vì một giấy phép hết hạn trông giống hệt như không có giấy phép khi lô hàng đã cập cảng.
Lỗi giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật hoặc y tế: nhóm chậm nhất để khắc phục
Một lỗi ở đây nghĩa là giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (sản phẩm thực vật) hoặc giấy chứng nhận y tế (sản phẩm động vật, sữa, hải sản) thiếu một trường bắt buộc, ghi sai mã xử lý, tham chiếu sai số cơ sở, hoặc được cấp sau ngày khởi hành thực tế của lô hàng, một lỗi văn thư dễ xảy ra khi việc cấp chứng nhận và xếp hàng diễn ra trong khung thời gian gấp gáp. Bạn nghe từ cơ quan y tế cảng hoặc cơ quan bảo vệ thực vật tại nơi đến, không phải từ chính hải quan, vì các cơ quan này kiểm tra giấy chứng nhận như một điều kiện để cho phép hàng ra, tách biệt với tờ khai hải quan.
Cách khắc phục gần như luôn phải đến từ chính cơ quan cấp ban đầu tại nước xuất khẩu, một cơ quan bảo vệ thực vật hoặc cơ quan thú y, vì các cơ quan tại nước đến nói chung sẽ không chấp nhận một giấy chứng nhận đã sửa được cấp từ nơi khác. Đó là điều khiến đây trở thành lần giữ hàng chậm nhất trong danh sách: thanh tra viên tại nước xuất khẩu của bạn phải cấp lại hoặc sửa đổi văn bản, việc này có thể mất từ hai đến năm ngày làm việc cho một lỗi văn thư thông thường và lâu hơn đáng kể nếu cần một đợt kiểm tra mới vì bản gốc đã ghi sai lô hoặc sai cơ sở.
Đối với một lô hàng dễ hỏng, đây là lần giữ hàng đáng để đẩy mạnh và nhanh nhất, vì mốc thời gian khắc phục bị giới hạn bởi lịch làm việc của một thanh tra viên ở một nước và múi giờ khác với nơi hàng hóa đang nằm. Yêu cầu giấy chứng nhận đúng theo câu chữ mà quy định của nước đến yêu cầu, không phải một mẫu chung mà cơ quan tại nước xuất khẩu của bạn thường cấp, là bước kiểm tra phòng ngừa tránh được điều này.
Không tuân thủ nhãn mác: một lần giữ hàng có thể khắc phục nhưng vẫn tốn thời gian thực sự
Giữ hàng do nhãn mác xảy ra khi bao bì không đáp ứng yêu cầu của nước đến: thiếu công bố dinh dưỡng, sai ngôn ngữ trên các trường bắt buộc, công bố dị nguyên sai định dạng, hoặc trọng lượng tịnh khai báo sai đơn vị. Điều này thường được phát hiện bởi thanh tra viên y tế cảng hoặc an toàn thực phẩm khi kiểm tra vật lý hoặc chứng từ, và bạn nghe trực tiếp từ họ hoặc thông qua đại lý hải quan của mình.
Tùy vào thẩm quyền và lỗi cụ thể, cách khắc phục dao động từ dán nhãn lại trong một kho ngoại quan gần cảng, điều mà một số nước cho phép dưới sự giám sát, đến tái xuất và sửa chữa trước khi thử lại, đắt đỏ và chậm hơn nhiều. Một ví dụ cụ thể: một lô đồ ăn vặt đóng gói bị giữ vì công bố dị nguyên chỉ in bằng ngôn ngữ của nhà xuất khẩu, không có bản dịch cho thị trường đến, được thông quan sau khi dán nhãn lại có giám sát tại cảng mất ba ngày và một khoản phí cơ sở, so với một chu kỳ tái xuất toàn bộ có thể tốn hàng tuần.
Vì các quy tắc nhãn mác thực sự khác nhau theo từng nước, và thay đổi thường xuyên hơn nhà xuất khẩu mong đợi, đây là một mục trong danh sách kiểm tra phòng ngừa riêng cho từng thị trường đến: xác nhận danh sách trường bắt buộc chính xác và yêu cầu ngôn ngữ cho thị trường đó trước đợt in, không phải dựa theo nhãn từng dùng cho nước gần nhất bạn xuất khẩu.
Kiểm tra ngẫu nhiên hoặc có chủ đích, và giữ lại để xét nghiệm
Kiểm tra ngẫu nhiên đúng như tên gọi: một tỷ lệ lô hàng bị chọn để kiểm tra vật lý hoặc chứng từ bất kể có dấu hiệu bất thường nào, như một phần của hạn ngạch thực thi thường lệ. Kiểm tra có chủ đích thì khác, nghĩa là có điều gì đó về lô hàng này, nhà xuất khẩu này, mặt hàng này, hoặc tuyến này đã kích hoạt một cờ rủi ro cụ thể, thường vì lịch sử không tuân thủ trước đó hoặc một cảnh báo đang hoạt động với hạng mục sản phẩm đó từ nơi xuất xứ đó. Dù thế nào, bạn cũng nghe từ cơ quan hải quan hoặc cơ quan an toàn thực phẩm thực hiện đợt rà soát, và một đợt kiểm tra ngẫu nhiên thường được thông quan trong một đến ba ngày sau khi hoàn tất kiểm tra vật lý, trong khi một đợt kiểm tra có chủ đích có thể kéo dài hơn nếu cán bộ rà soát nâng cấp độ xử lý.
Giữ lại để xét nghiệm là biến thể nghiêm trọng nhất: cơ quan chức năng giữ lô hàng trong khi một mẫu được gửi đến phòng thí nghiệm, thường để xét nghiệm dư lượng, xét nghiệm vi sinh, hoặc sàng lọc chất gây ô nhiễm. Việc này được đo bằng thời gian xử lý của phòng thí nghiệm, không phải của cảng, và thường mất từ một đến ba tuần tùy vào loại xét nghiệm và liệu phòng thí nghiệm có đang tồn đọng hay không. Nhìn chung không có gì để đẩy nhanh ở đây ngoài việc xác nhận mẫu đã thực sự được nộp và hỏi thời gian xử lý tiêu chuẩn của phòng thí nghiệm, vì thúc đẩy quy trình không làm một xét nghiệm dư lượng hoàn thành nhanh hơn.
Biện pháp phòng ngừa cho nhóm này nằm ở thượng nguồn, không phải tại cảng: một lịch sử tuân thủ sạch trước đó làm giảm khả năng bị gắn cờ cho rà soát có chủ đích, và tự chạy xét nghiệm dư lượng hoặc chất gây ô nhiễm của riêng bạn trước khi xuất hàng, với một mặt hàng có hồ sơ rủi ro đã biết đối với thị trường đến, sẽ phát hiện một kết quả không đạt trước khi nó gây ra một lần giữ hàng và một lô hàng bị từ chối, thay vì sau đó.
Cơ chế chi phí: ai trả tiền trong khi container nằm chờ
Một lần giữ hàng không tạm dừng đồng hồ tính phí lưu container và lưu bãi. Phí lưu bãi là khoản tính cho việc container nằm tại bãi quá thời gian miễn phí, phí lưu container là khoản tính cho việc chính thiết bị container nằm ngoài đường hoặc bị giữ lại thay vì được trả về, và cả hai vẫn tiếp tục tích lũy bất kể sự chậm trễ là lỗi của bạn, của nhà nhập khẩu, hay của một cơ quan chính phủ. Thời gian miễn phí thường chỉ vài ngày, và một khi hết hạn, phí hằng ngày có thể lên tới hàng trăm đô la mỗi container và tăng dần theo thời gian container nằm lại, nên một lần giữ hàng do kiểm dịch thực vật kéo dài hai tuần có thể biến biên lợi nhuận của một lô hàng thông thường thành một khoản lỗ ngay cả trước khi vấn đề giấy tờ gốc được giải quyết.
Ai chịu chi phí phụ thuộc vào điều khoản bán hàng trong hợp đồng, không phải vào ai gây ra việc giữ hàng. Theo các điều khoản mà người bán chịu rủi ro đến một điểm đích đã nêu, chi phí chậm trễ tại điểm đó thường thuộc về người bán bất kể giấy tờ của bên nào gây ra việc giữ hàng; theo các điều khoản mà rủi ro chuyển giao sớm hơn, người mua gánh chịu khoản đó. Điều này đáng được chốt rõ ràng trong hợp đồng trước lô hàng đầu tiên, vì “ai trả phí lưu bãi trong một lần giữ hàng hải quan” chính xác là kiểu câu hỏi bị tranh cãi sau khi hóa đơn đến nếu chưa từng được nêu ra từ đầu.
Đối với sản phẩm chuỗi lạnh, chi phí thực sự không chỉ là phí lưu kho, mà là liệu bộ phận làm lạnh của container có tiếp tục được cắm điện và giám sát trong thời gian giữ hàng hay không, hay bị hạ ưu tiên tại bãi cảng một khi đã bị gắn cờ chờ thông quan thay vì đang trong quá trình vận chuyển chủ động. Hãy xác nhận với đơn vị giao nhận hoặc bãi cảng của bạn, trong giờ đầu tiên của bất kỳ lần giữ hàng nào với một lô hàng kiểm soát nhiệt độ, rằng thiết bị đang được cắm điện, được giám sát, và bạn có cách lấy được nhật ký nhiệt độ, vì một lần giữ hàng kéo dài một tuần với một bộ phận làm lạnh không được giám sát có thể biến một vấn đề giấy tờ thành một lô hàng hư hỏng bất kể vấn đề gốc cuối cùng được giải quyết nhanh đến đâu.
Giờ đầu tiên của một lần giữ hàng: việc thực sự cần làm
Hãy lấy thông báo giữ hàng bằng văn bản và đọc đúng lý do được nêu như đã viết, không phải theo tóm tắt của bất kỳ ai chuyển tiếp cho bạn, vì sự khác biệt giữa một chất vấn chứng từ và một thông báo giữ lại để xét nghiệm quyết định toàn bộ mốc thời gian và bạn cần liên hệ ai tiếp theo. Hãy xác định lần giữ hàng này thuộc nhóm nào trong số các nhóm trên trước khi bắt đầu gọi điện, vì cách khắc phục, đầu mối liên hệ, và mốc thời gian thực tế khác nhau cho từng nhóm, và liên hệ sai đầu mối tốn một ngày mà bạn có thể không có với một lô hàng dễ hỏng.
Hãy xác nhận ai đang tích lũy phí lưu container và lưu bãi và từ ngày nào, để bạn biết đồng hồ chi phí thực tế mình đang đối mặt, và kiểm tra tình trạng chuỗi lạnh ngay lập tức nếu lô hàng được kiểm soát nhiệt độ. Sau đó, tập hợp đúng văn bản hoặc thông tin mà thông báo giữ hàng thực sự yêu cầu, thay vì gửi lại toàn bộ bộ chứng từ, vì một lần nộp lại có mục tiêu di chuyển nhanh hơn qua hàng đợi của đại lý hoặc cơ quan so với một lần gửi lại hàng loạt.
Nếu nguyên nhân không rõ ràng từ thông báo, đại lý hải quan hoặc đơn vị giao nhận tại nơi đến của bạn trả lời nhanh hơn cơ quan cấp phép trực tiếp, vì họ làm việc thường xuyên với cảng đó và cơ quan đó và thường biết mốc thời gian thực tế trước khi có phản hồi chính thức. Thực hiện các bước kiểm tra trước khởi hành ở các mục trên, cho lô hàng tiếp theo, mới là điều thực sự giảm tần suất bạn rơi vào tình huống này.
Tôi có thể gửi hàng này không?
Kiểm tra yêu cầu tại nước đến trước khi container rời đi.
Dịch vụ liên quan
Thử ngay trong lần đóng gói tiếp theo
Hãy ghi nhận một lần nhập hàng và một lần đóng gói ngay trên điện thoại và xem packout cùng truy xuất nguồn gốc tự vận hành.
Bắt đầu