Đại lý hải quan tại Nhật Bản

Đại lý làm thủ tục hải quan khu vực châu Á Thái Bình Dương

Châu Á Thái Bình Dương trải rộng qua một số cửa ngõ hàng hải nhộn nhịp nhất thế giới, đồng thời cũng bao gồm những thị trường nơi thủ tục thông quan vẫn vận hành theo hình thức kết hợp giữa giấy tờ và hệ thống điện tử. Các đại lý làm thủ tục hải quan tại Nhật Bản thường làm việc trên cả vận tải biển lẫn vận tải hàng không, và sự kết hợp này rất quan trọng: một đại lý quen xử lý hàng container đường biển sẽ không nhất thiết được thiết lập sẵn cho các lô hàng hàng không cần thời gian gấp hoặc hàng chuyển phát nhanh, nên nên kiểm tra xem đơn vị cung cấp thực sự làm thủ tục thông quan cho những tuyến nào hằng ngày thay vì mặc định về phạm vi bao phủ.

Ngôn ngữ và quan hệ địa phương vẫn có vai trò rất lớn trong khu vực này. Các thủ tục khai báo, câu hỏi từ cán bộ hải quan và chứng từ hỗ trợ thường được xử lý bằng ngôn ngữ địa phương ngay cả khi tiếng Anh được sử dụng trong giao dịch thương mại, nên một đại lý có nhân sự thực sự tại chỗ ở Nhật Bản và quan hệ ổn định với cơ quan hải quan liên quan thường thông quan hàng hóa nhanh hơn so với một đơn vị hoạt động từ xa. Mạng lưới các hiệp định thương mại tự do dày đặc trên khắp châu Á Thái Bình Dương, và mức thuế ưu đãi thường phụ thuộc vào chứng từ xuất xứ chính xác và phân loại mã số thuế quan đúng, nên các đại lý hiểu rõ hiệp định nào áp dụng cho tuyến vận chuyển của một lô hàng có thể ảnh hưởng đáng kể đến số thuế mà người gửi hàng hoặc người mua phải trả.

Cách tiếp cận quản lý khác nhau rất nhiều trong khu vực, từ những nền kinh tế có hệ thống thông quan một cửa số hóa cao đến những nơi khác vẫn duy trì việc kiểm tra thực tế và ký duyệt thủ công, và từ các chế độ kiểm dịch, an toàn sinh học nghiêm ngặt đến quy trình xử lý hàng hóa thông thường nhẹ nhàng hơn. Một đại lý làm việc tại Nhật Bản cần có khả năng nói rõ ràng những nhóm hàng nào bị giám sát chặt chẽ hơn tại địa phương, dù đó là nông sản, hàng điện tử hay hóa chất bị hạn chế, và những chứng từ nào được yêu cầu trước khi lô hàng đến chứ không phải sau khi bị kiểm tra. Với số lượng cảng biển và sân bay phục vụ Nhật Bản, cũng nên xác nhận rằng giấy phép đăng ký và ủy quyền của một đại lý có bao phủ đúng điểm nhập cảnh mà lô hàng sẽ thực sự sử dụng hay không, vì việc cấp phép không phải lúc nào cũng đồng nhất trên toàn quốc.

Tìm nguồn dịch vụ xuất khẩu cho Nhật Bản

Xét về mục đích giao thương nông sản và thực phẩm, Nhật Bản trước hết nên được hiểu là một thị trường nhập khẩu. Nền tảng nông nghiệp trong nước còn hạn chế so với quy mô nền kinh tế thực phẩm, nên ngũ cốc, hạt có dầu, nguyên liệu thức ăn chăn nuôi, thịt và nhiều nguyên liệu thực phẩm chế biến được nhập khẩu với khối lượng lớn từ nước ngoài, bên cạnh một hoạt động xuất khẩu quy mô nhỏ hơn nhưng có thực đối với các mặt hàng như trái cây, hải sản, thực phẩm chế biến và đồ uống được định giá cao ở nước ngoài. Bất kỳ ai tiếp cận thị trường này lần đầu nên lập kế hoạch xoay quanh việc nhập khẩu vào Nhật Bản như kịch bản mặc định, cùng với các bước chứng từ, dán nhãn và kiểm tra đi kèm áp dụng cho hàng hóa nhập cảnh vào nước này, thay vì mặc định theo tư duy hướng xuất khẩu ra ngoài.

Vị trí địa lý đảo quốc của Nhật Bản khiến vận tải biển và hàng không gánh vác gần như toàn bộ giao thương quốc tế, và các cảng biển cùng sân bay của nước này được xây dựng để phục vụ khối lượng lớn hàng container và hàng đóng pallet di chuyển theo lịch trình chặt chẽ, đáng tin cậy. Sau khi hàng cập bến, việc phân phối nội địa tiếp theo thường đi qua nhiều tầng nấc trước khi đến tay bán lẻ hoặc dịch vụ ăn uống, nghĩa là bao bì chịu được va đập nhiều lần và chứng từ chính xác, đầy đủ tại mỗi điểm chuyển giao đều quan trọng hơn so với một thị trường có chuỗi phân phối ngắn hơn. Kỷ luật về thời gian là đặc điểm nổi bật trong cách vận hành logistics tại đây: các nhà cung cấp nhìn chung làm việc theo khung giờ đến và giao hàng chính xác, và kỳ vọng này áp dụng đồng đều cho cả các công ty giao nhận, đại lý hải quan lẫn đơn vị vận hành kho.

Hoạt động kho bãi tại Nhật Bản bao gồm cả nhu cầu bảo quản thường và bảo quản lạnh, và hai loại này không thể thay thế cho nhau về cách sử dụng. Kho khô, bảo quản ở nhiệt độ thường xử lý ngũ cốc, hàng đóng gói và chế biến, cùng nhiều sản phẩm đồ uống, trong khi kho lạnh là thiết yếu cho các ngành hàng nông sản tươi, hải sản, thịt và sữa vốn chiếm tỷ trọng lớn trong nhập khẩu thực phẩm của nước này. Các cơ sở thường được tổ chức để luân chuyển hàng tồn kho cẩn thận và theo dõi tồn kho chính xác, phản ánh sự chú trọng chung vào tình trạng và cách trình bày sản phẩm xuyên suốt toàn bộ chuỗi cung ứng, từ cách hàng được đóng gói tại nơi xuất xứ cho đến cách hàng được trưng bày khi đến tay người mua Nhật Bản. Độ chính xác của nhãn mác, bằng tiếng Nhật và đầy đủ chi tiết theo yêu cầu, là điều mà các nhà xuất khẩu vào Nhật Bản luôn cần làm đúng trước khi hàng đến biên giới, và các nhà cung cấp có kinh nghiệm với thị trường này sẽ chỉ ra các thiếu sót này từ sớm chứ không phải sau khi lô hàng đã được gửi đi.

Đối với người mới, thói quen hữu ích nhất là chuẩn bị nhiều thời gian dự phòng và rà soát chứng từ kỹ hơn mức cần thiết ở nơi khác, bởi các đối tác Nhật Bản, dù là đại lý hải quan, đơn vị vận hành kho hay người mua, đều có xu hướng kỳ vọng chứng từ đầy đủ và nhất quán ngay từ lần nộp đầu tiên chứ không phải được sửa chữa sau đó. Ngôn ngữ cũng là một yếu tố thực tế: dù tiếng Anh có thể dùng được cho liên hệ ban đầu, hợp đồng, khai báo hải quan và nhãn mác sản phẩm nhìn chung cần được xử lý bằng tiếng Nhật, nên các nhà cung cấp có thể quản lý tốt lớp dịch thuật và chứng từ này sẽ tiết kiệm đáng kể sự vướng mắc. Các mối quan hệ trong thị trường này cũng thường được xây dựng qua các giao dịch lặp lại, đáng tin cậy hơn là các thương vụ đơn lẻ, nên thành tích của một nhà cung cấp về sự nhất quán với các khách hàng hiện có là một tín hiệu hợp lý cho hiệu quả hoạt động của họ trong tương lai.

So sánh các đại lý làm thủ tục hải quan tại Nhật Bản

Khi Fernable niêm yết nhiều đại lý làm thủ tục hải quan tại Nhật Bản, khó khăn chuyển từ việc tìm ra một đơn vị sang việc phân biệt họ với nhau. Trên giấy tờ, hầu hết đều tuyên bố thông quan cùng một loại hàng hóa qua cùng những cảng và đưa ra thời gian xử lý tương tự nhau. Những khác biệt thực sự quan trọng nằm bên dưới bề mặt đó, và một danh sách rút gọn chỉ dựa trên mức độ nhận diện tên tuổi hoặc một website được đầu tư chỉn chu thường bỏ sót hoàn toàn những khác biệt này.

Hãy bắt đầu với giấy phép và ủy quyền, vì không phải đại lý nào cũng có cùng phạm vi. Một số đại lý chỉ được cấp phép cho các chế độ hải quan hoặc nhóm mặt hàng cụ thể, trong khi những đại lý khác có quyền thông quan rộng hơn, kể cả đối với hàng hóa bị kiểm soát hoặc quản lý. Hãy hỏi chế độ nào và những chương HS nào một đại lý cụ thể thực sự khai báo hằng ngày, chứ không chỉ những gì giấy phép của họ cho phép trên lý thuyết. Tiếp theo, hãy xem xét mối quan hệ làm việc của họ với đúng cảng biển, sân bay hoặc cửa khẩu đường bộ bạn sẽ sử dụng tại Nhật Bản: một đại lý có vị thế thực sự ở đó, liên hệ trực tiếp với cơ quan hải quan liên quan, và có thành tích xử lý các trường hợp chậm trễ sẽ thông quan hàng hóa nhanh hơn so với một đơn vị chỉ liệt kê địa điểm đó như một khu vực dịch vụ. Hệ thống cũng quan trọng. Một đại lý vận hành hệ thống khai báo điện tử phù hợp, tích hợp với cơ quan hải quan tại Nhật Bản nhìn chung sẽ tạo ra ít lỗi hơn và thời gian xử lý nhanh hơn so với một đơn vị vẫn làm việc qua nộp hồ sơ thủ công, dù điều này vẫn nên được xác nhận thay vì suy đoán dựa trên quy mô của đại lý. Kinh nghiệm về loại mặt hàng là một yếu tố khác biệt thực sự nữa: một đại lý thành thạo hàng dễ hỏng hoặc hàng cần kiểm soát nhiệt độ không nhất thiết cũng sắc bén tương đương với máy móc, hóa chất hay hàng dệt may, mỗi loại đều có những đặc thù phân loại và yêu cầu chứng từ riêng. Điều thường chỉ mang tính bề ngoài là quy mô và mức độ đầu tư cho tiếp thị. Một đại lý lớn không tự động phù hợp hơn với lô hàng của bạn so với một đại lý nhỏ hơn nhưng chuyên sâu đúng vào mặt hàng và tuyến đường của bạn, và số năm hoạt động mà một đại lý tự công bố nói lên rất ít về hiệu quả thực tế của họ trên đúng hành lang bạn cần thông quan.

Để so sánh mà không bị ngợp, trước hết hãy thu hẹp phạm vi dựa trên những dữ kiện cụ thể, có thể kiểm chứng: phạm vi giấy phép, mức độ bao phủ cảng biển hoặc cửa khẩu, và sự phù hợp với mặt hàng. Chỉ khi danh sách rút gọn còn lại vài đơn vị mới nên bắt đầu trao đổi, và cùng một bộ câu hỏi nên được đặt cho từng bên để các câu trả lời thực sự có thể so sánh với nhau: họ xử lý sai sót phân loại như thế nào, quy trình của họ ra sao khi một lô hàng bị đưa vào diện kiểm tra, và họ thông báo chậm trễ bằng cách nào. Hãy yêu cầu một tham chiếu gắn với lô hàng tương tự lô hàng của bạn về mặt hàng và giá trị, thay vì một lời chứng thực chung chung. Giá cả nên được so sánh sau cùng, vì một báo giá thấp cho một lần thông quan đơn giản không nói lên điều gì về cách đại lý hải quan xử lý khi có sự cố xảy ra, mà đó thường mới là thời điểm lựa chọn thực sự có ý nghĩa.

Tổng quan xuất khẩu

Các cửa ngõ xuất khẩu chính của Nhật Bản là Tokyo và Yokohama.

Các mặt hàng xuất khẩu thực phẩm và nông nghiệp chủ lực của Nhật Bản bao gồm scallops, beef, green tea, sake và whisky.

Cơ quan quản lý liên quan đến danh mục này tại Nhật Bản là Japan Customs (Ministry of Finance) (licenses and supervises customs brokerage businesses nationwide).

Customs Brokerage Act licensing via the Director-General of Regional Customs định hình nhu cầu cho danh mục này tại Nhật Bản.

Đại lý hải quan tại Nhật Bản hiện diện nhiều nhất ở Tokyo, Yokohama và Kobe.