Đại lý hải quan tại Việt Nam

Đại lý làm thủ tục hải quan khu vực châu Á Thái Bình Dương

Châu Á Thái Bình Dương trải rộng qua một số cửa ngõ hàng hải nhộn nhịp nhất thế giới, đồng thời cũng bao gồm những thị trường nơi thủ tục thông quan vẫn vận hành theo hình thức kết hợp giữa giấy tờ và hệ thống điện tử. Các đại lý làm thủ tục hải quan tại Việt Nam thường làm việc trên cả vận tải biển lẫn vận tải hàng không, và sự kết hợp này rất quan trọng: một đại lý quen xử lý hàng container đường biển sẽ không nhất thiết được thiết lập sẵn cho các lô hàng hàng không cần thời gian gấp hoặc hàng chuyển phát nhanh, nên nên kiểm tra xem đơn vị cung cấp thực sự làm thủ tục thông quan cho những tuyến nào hằng ngày thay vì mặc định về phạm vi bao phủ.

Ngôn ngữ và quan hệ địa phương vẫn có vai trò rất lớn trong khu vực này. Các thủ tục khai báo, câu hỏi từ cán bộ hải quan và chứng từ hỗ trợ thường được xử lý bằng ngôn ngữ địa phương ngay cả khi tiếng Anh được sử dụng trong giao dịch thương mại, nên một đại lý có nhân sự thực sự tại chỗ ở Việt Nam và quan hệ ổn định với cơ quan hải quan liên quan thường thông quan hàng hóa nhanh hơn so với một đơn vị hoạt động từ xa. Mạng lưới các hiệp định thương mại tự do dày đặc trên khắp châu Á Thái Bình Dương, và mức thuế ưu đãi thường phụ thuộc vào chứng từ xuất xứ chính xác và phân loại mã số thuế quan đúng, nên các đại lý hiểu rõ hiệp định nào áp dụng cho tuyến vận chuyển của một lô hàng có thể ảnh hưởng đáng kể đến số thuế mà người gửi hàng hoặc người mua phải trả.

Cách tiếp cận quản lý khác nhau rất nhiều trong khu vực, từ những nền kinh tế có hệ thống thông quan một cửa số hóa cao đến những nơi khác vẫn duy trì việc kiểm tra thực tế và ký duyệt thủ công, và từ các chế độ kiểm dịch, an toàn sinh học nghiêm ngặt đến quy trình xử lý hàng hóa thông thường nhẹ nhàng hơn. Một đại lý làm việc tại Việt Nam cần có khả năng nói rõ ràng những nhóm hàng nào bị giám sát chặt chẽ hơn tại địa phương, dù đó là nông sản, hàng điện tử hay hóa chất bị hạn chế, và những chứng từ nào được yêu cầu trước khi lô hàng đến chứ không phải sau khi bị kiểm tra. Với số lượng cảng biển và sân bay phục vụ Việt Nam, cũng nên xác nhận rằng giấy phép đăng ký và ủy quyền của một đại lý có bao phủ đúng điểm nhập cảnh mà lô hàng sẽ thực sự sử dụng hay không, vì việc cấp phép không phải lúc nào cũng đồng nhất trên toàn quốc.

Xuất khẩu từ Việt Nam

Thương mại nông sản và thực phẩm của Việt Nam chạy dọc theo trục bắc nam, được định hình bởi hai vùng sản xuất rất khác nhau. Đồng bằng sông Cửu Long ở phía nam là vùng trồng trọt chính của cả nước cho lúa gạo, trái cây và thủy sản, đưa hàng hóa đổ về cụm cảng phía nam, trong khi khu vực phía bắc quanh Hà Nội và Hải Phòng phục vụ một tổ hợp khác gồm sản xuất công nghiệp và chế biến nông sản, phần lớn hướng đến các nơi khác ở châu Á. Đưa hàng hóa từ trang trại hoặc nơi chế biến đến tàu hoặc máy bay thường có nghĩa là phải vận chuyển một quãng đường đáng kể trước, thường qua các tuyến đường bộ đông đúc và các tỉnh có hạ tầng không đồng đều, nên chặng nội địa của hành trình xứng đáng được lập kế hoạch kỹ lưỡng không kém chặng quốc tế. Tuyến đường đưa lô hàng ra cảng, và tình trạng đường bộ, đường thủy mà nó đi qua, có thể quan trọng không kém lựa chọn hãng vận chuyển.

Tính dễ hỏng và tính phân tán là hai đặc điểm định hình phần lớn các quyết định tìm nguồn ở đây. Phần lớn hàng thực phẩm xuất khẩu của Việt Nam, dù là thủy sản, trái cây, rau củ, hay cà phê và gia vị, đến từ rất nhiều nhà sản xuất quy mô nhỏ và vừa thay vì một số ít nhà xuất khẩu tích hợp lớn, nên việc gom hàng, phân loại chất lượng và làm chứng từ thường diễn ra ở các điểm trung gian trước khi hàng hóa đến được cảng hoặc sân bay. Điều đó khiến kho lạnh, kho thường và kho khô đều thực sự là những mắt xích chịu tải trong chuỗi, chứ không phải yếu tố phụ đứng sau khâu làm lạnh: hàng khô và thực phẩm đóng gói cần không gian sạch, kiểm soát côn trùng, kiểm soát độ ẩm không kém gì nông sản tươi cần kiểm soát nhiệt độ. Độ ẩm và nhiệt độ cao là điều kiện nền liên tục, và bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ nào xử lý thực phẩm ở đây cũng cần có thể trình bày cụ thể cách họ quản lý những yếu tố này, chứ không chỉ khẳng định năng lực chung chung.

Khi so sánh các nhà cung cấp dịch vụ, những khác biệt thực tế thường thể hiện ở một vài điểm lặp lại: mức độ phối hợp chặt chẽ giữa chặng vận tải nội địa với khâu bàn giao tại cảng hoặc sân bay, liệu họ có kinh nghiệm thực sự với nhóm mặt hàng cụ thể thay vì hàng hóa chung chung hay không, cách họ xử lý chuỗi chứng từ mà hàng thực phẩm xuất khẩu đòi hỏi, và mức độ minh bạch của họ về thời gian giao hàng trong các giai đoạn ùn tắc thời vụ của đất nước quanh mùa thu hoạch và các dịp lễ. Ngôn ngữ và tập quán chứng từ có thể khác nhau giữa các nhà cung cấp dịch vụ có danh mục khách hàng quốc tế mạnh và những đơn vị chủ yếu phục vụ thị trường nội địa, nên nên xác định sớm cách thức giao tiếp, theo dõi và xử lý sự cố sẽ thực sự vận hành ra sao trên thực tế, chứ không chỉ trên giấy tờ. Các nhà cung cấp dịch vụ có thành tích trên nhiều vùng của đất nước, thay vì chỉ một thành phố, thường có vị thế tốt hơn để xử lý sự phân tán địa lý mà chuỗi cung ứng nông sản thực phẩm ở đây thường liên quan đến.

Với một nhà xuất khẩu mới đến Việt Nam, thái độ khởi đầu hợp lý là dự trù nhiều thời gian và trao đổi hơn so với một hoạt động tương đương ở thị trường có hạ tầng tập trung hơn. Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ tại chỗ có xu hướng quan trọng hơn so với nơi khác, vì phần lớn chuỗi vận hành qua các đơn vị nhỏ và sự phối hợp cá nhân thay vì các mạng lưới chuẩn hóa lớn. Nên hỏi trực tiếp các nhà cung cấp dịch vụ về kinh nghiệm của họ với nhóm sản phẩm liên quan, kế hoạch dự phòng cho thời tiết và gián đoạn thời vụ, và cách họ ghi chép việc xử lý ở từng bước, vì chuỗi hồ sơ giấy tờ và hình ảnh đó thường là thứ bảo vệ cả hai bên nếu sau này phát sinh vấn đề về chất lượng hoặc hải quan. Không điều nào trong số này khiến Việt Nam trở thành một thị trường khó làm việc, nhưng nó đòi hỏi nhà xuất khẩu đối xử với các giai đoạn nội địa và trước xuất khẩu với sự nghiêm túc tương đương chặng vận chuyển quốc tế.

Làm việc với số lượng đại lý hải quan hạn chế tại Việt Nam

Fernable hiện chỉ liệt kê một số ít đại lý hải quan có hiện diện tại Việt Nam. Điều này phản ánh những gì đã được xác minh và công bố tính đến nay, không phải là nhận định về mức độ phát triển của hoạt động thông quan tại Việt Nam hay trong khu vực rộng hơn. Mức độ bao phủ trên một danh bạ được xây dựng dần theo thời gian, và một danh sách ngắn ở đây chỉ đơn giản có nghĩa là còn ít đơn vị được xác nhận cho đến thời điểm này.

Làm việc với số lựa chọn tại chỗ hạn chế là điều bình thường trong hoạt động thương mại ở nhiều thị trường, và điều đó không nhất thiết đồng nghĩa với việc phải chấp nhận mức độ giám sát thấp hơn, mà chỉ là áp dụng cách giám sát khác đi. Một đại lý hải quan đặt trụ sở ở nơi khác trong nước hoặc trong khu vực thường vẫn có thể thông quan hàng hóa qua Việt Nam tốt, đặc biệt ở những nơi thủ tục hải quan được tập trung hóa trên phạm vi cả nước hoặc nơi đại lý đó có sẵn thỏa thuận thường xuyên với đúng cảng hoặc cửa khẩu bạn cần dùng. Trước khi giao phó cho một đơn vị, hãy xác nhận trực tiếp ba điều: giấy phép hoặc thẩm quyền của họ có thực sự bao phủ điểm nhập cảnh bạn sẽ sử dụng hay không, họ đã từng xử lý lô hàng thuộc loại mặt hàng của bạn trước đây chứ không chỉ các nhóm hàng liền kề, và họ thông báo như thế nào khi có vấn đề cần xử lý, vì với ít lựa chọn tại chỗ hơn, một phản hồi chậm sẽ khó xoay xở hơn. Cũng nên hỏi xem họ tự thông quan lô hàng hay giao lại một phần cho bên thứ ba, vì một khâu thuê ngoài sẽ thêm một mắt xích mà bạn không thể trực tiếp theo dõi. Một đơn vị duy nhất sẵn có vẫn có thể hoàn toàn phù hợp nếu họ thường xuyên thông quan loại hàng đó và có thể chứng minh điều này, thay vì coi lô hàng của bạn là lĩnh vực xa lạ. Hãy hỏi những chi tiết cụ thể về các lần thông quan gần đây, tương đương với lô hàng của bạn, thay vì những lời trấn an chung chung, và coi việc một đại lý hải quan sẵn sàng trình bày chi tiết quy trình của họ là một tín hiệu đáng tin hơn so với sự tự tin đơn thuần.

Ngoài các đại lý hải quan được liệt kê trực tiếp cho Việt Nam, chuỗi dịch vụ rộng hơn thường vẫn có các lựa chọn thay thế. Các đơn vị giao nhận vận tải hoạt động trên các tuyến liên quan thường đưa dịch vụ thông quan vào gói dịch vụ trọn gói và duy trì quan hệ hợp tác riêng với các đại lý hải quan, đây có thể là một hướng đi thực tế ở nơi chưa có đại lý hải quan tại chỗ nào được liệt kê. Một số doanh nghiệp thường xuyên giao thương qua Việt Nam cũng tự thực hiện khai báo nội bộ khi khối lượng đủ lớn, làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan thay vì thông qua bên thứ ba. Các trung tâm khu vực là một lựa chọn khác: một đại lý hải quan đặt tại thị trường lân cận, có sẵn quan hệ đối tác tương ứng, đôi khi vẫn có thể thông quan hàng hóa hướng đến Việt Nam mà không cần văn phòng thực tế tại đó. Không có hướng đi nào trong số này là một bước lùi so với một đại lý hải quan có trụ sở tại chỗ, đây đơn giản chỉ là những cách thương mại qua Việt Nam vẫn được thông quan trong khi danh sách liệt kê trực tiếp tiếp tục mở rộng.

Tổng quan xuất khẩu

Đại lý hải quan tại Việt Nam hiện diện nhiều nhất ở Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Hải Phòng.